KLANTCASE BELGIË

De uitdagingen van procesverbetering binnen een maatwerkbedrijf

Home » Buseloc (België)

Een maatwerkbedrijf* dat zorgt voor maatwerk. Dat is Buseloc uit het Belgische Peer. Bij dit confectiebedrijf werken mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Zij maken confectie op maat voor voornamelijk bedden- en matrasfabrikanten. Onze consultant Sarah Vanderlinden maakte een tijdje geleden kennis met dit bijzondere bedrijf en kreeg de opdracht om te ontdekken waar de mogelijkheden lagen om efficiënter te werken. Omdat je te maken hebt met medewerkers die niet hetzelfde werktempo hebben in combinatie met een product met extreem veel variaties, is dat een behoorlijke uitdaging. Inmiddels zijn de eerste positieve resultaten geboekt. Tot groot genoegen van directrice Els Dreesen. Wij spreken zowel Els als Sarah over de aanpak van deze opdracht.

Arbeidsinnovatie stimuleren

De Nationale Arbeidsraad (NAR) stimuleert arbeidsinnovatie met onder andere subsidies. Om in aanmerking te komen voor die subsidie dient de organisatie de hulp in te roepen van een deskundige projectbegeleider. En dat is Sarah in dit geval.

Els: “Wij zijn altijd bezig met arbeidsinnovatie. Dat is nodig om als organisatie te blijven bestaan. En al een tijdje richten we ons op het verbeteren van onze processen en op het opkrikken van onze efficiëntie. Sarah leerden we een paar jaar geleden kennen. Wat mij zo aanspreekt in haar, en daarmee ook in de werkwijze van LCG, is dat adviezen niet in de vergaderzaal worden bedacht en worden gegoten in een dik rapport. Wij zijn echt samen de werkvloer opgegaan en daar aan de slag gegaan.”

Waar begin je wanneer er zoveel variabelen zijn?

Hoe ga je in een omgeving met maatwerkmedewerkers in combinatie met een product met heel veel variaties een gestructureerd plan maken?

Els: “Omdat Buseloc geen standaard organisatie is en dat uitdagingen met zich meebrengt, zijn we begonnen met één afdeling. Dat is de afdeling met het hoogste foutpercentage en daar zijn we gaan zoeken naar wat we kunnen verbeteren. Al eerder hadden we machines aangeschaft, maar dat zorgde er niet voor dat de planningen ineens beter werden gehaald en dat het aantal fouten afnam. Onder leiding van Sarah hebben we veel overleg gevoerd op de werkvloer en naar mogelijke oplossingen gezocht.”

Wij zijn echt samen de werkvloer opgegaan en daar aan de slag gegaan.

Els Deesen, directrice Buseloc

Sarah: “De belangrijkste wijziging is dat we in plaats van ons te richten op aantallen, we ons zijn gaan richten op normtijden. Niet alle medewerkers kunnen hetzelfde leveren in een bepaalde tijd en dan heb je ook nog eens dat elk product een hele andere bewerkingstijd heeft. Wanneer je het over 10 stuks hebt, heb je geen idee hoe lang je daar mee bezig ben. We zijn daarom gaan analyseren hoeveel tijd een product kost, rekening houdend met de medewerkers. Dit heeft geresulteerd in een veel beter beheersbare planning. We streven ernaar dat wanneer een klant iets bestelt, Buseloc een realistische verwachting aan de klant kan geven.”

Plan Do Check Do

Bij het project is heel veel gebruik gemaakt van de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act). Je werkt stap voor stap naar een oplossing. Mogelijke oplossingen worden op deze manier uitgetest, geëvalueerd en weer aangepast waar nodig. Buseloc werkt nog steeds dagelijks met deze methode om te blijven ontdekken welke verbeteringen helpen. Daarnaast is ook de ‘verbeterkrant’ geïntroduceerd. In deze communicatievorm wordt alles gestructureerd bijgehouden als het gaat om de verbeteringen. Ideeën blijven bewaard en blijven zichtbaar. En iedereen blijft op de hoogte van de stand van zaken over de verbeteringen. Els: “Ik ben heel blij met deze middelen. Zowel de PDCA als de krant helpen ons nog dagelijks.”

Plan, Do, Check, Act

In deze cyclus werkt een team gestructureerd en stap voor stap naar een oplossing. Voor het slagen van zo’n cyclus is betrokkenheid van het lijnmanagement dus essentieel. Fouten maken mag, zolang iedereen ervan leert en je daarna weer verder gaat in een volgende cyclus. 

De stappen van de PDCA-cyclus

Minder fouten, betere planning, en rust voor medewerkers

De eerste resultaten voor die ene afdeling zijn veelbelovend. Sarah: “De beter beheersbare planning staat niet op zichzelf. Dit heeft namelijk ook geresulteerd in meer rust bij medewerkers. Zij weten veel beter wat wel en niet kan. En bovendien wordt de klant er blij van, gezien zij hun bestelling geleverd krijgen volgens afspraak.”

Els: “Omdat de planning beter loopt en het foutpercentage is gedaald, worden de nieuwe machines ook veel beter, of voller, ingezet. De volgende afdeling waar we aan de slag gaan is de stikafdeling. De uitdaging daar is dat er nog heel veel in het hoofd van de leidinggevende gebeurt. Processen en werkzaamheden willen we graag formaliseren zodat kennis breder aanwezig is en meer gestandaardiseerd.”

Zowel Buseloc als Sarah zijn enthousiast om deze verbeteringen verder uit te rollen en ook andere afdelingen te gaan analyseren en verbeteren. De rol van Sarah hierin is om de organisatie scherp te houden en verbeteringen te borgen.

Over Buseloc

Maatwerkbedrijf voor confectiemaatwerk

Buseloc is een maatwerkbedrijf op het gebied van confectie dat mensen die niet in het reguliere arbeidscircuit passen tewerkstelt. Waarom mensen een afstand tot de arbeidsmarkt hebben kan veel verschillende redenen hebben.

Klanten van Buseloc zijn voornamelijk matras- en boxspringfabrikanten. De hoofdactiviteit van het confectiebedrijf is het maken van stoffen geconfectioneerde items op maat. Dat zijn vooral matrashoezen en boxspringbekleding. Deze gaan vervolgens naar de fabrikanten om gevuld of verwerkt te worden tot het eindproduct. Buseloc is daarmee onderdeel van het productieproces van de fabrikanten.

Els Dreesen, directrice

Buseloc is opgericht in 1987 toen twee mensen die vanuit het persoonlijk doel om werkkansen te creëren voor (toen nog) jonge vrouwen de koppen bij elkaar staken. Vrouwen die niet in het reguliere confectiewerk aan de slag konden. Dat was de directrice van een buitengewoon onderwijsinstelling en de voorzitter van de OCMW (Openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn).

Het begon met een paar jonge vrouwen die kleding maakte en herstelde. Inmiddels bestaat de organisatie uit zo’n 120 medewerkers en maken ze alles wat van uit stof is gemaakt voor slaapkamerfabrikanten. En alle producten zijn op maat. Dat houdt een productvariatie van zo’n 60.000 producten in. Denk aan afmetingen, type rits, variatie in materiaal, biesje, kleur, steek, noem maar op.

*Een maatwerkbedrijf of maatwerkplaats is een sociale onderneming. Een bedrijf dat mensen tewerkstelt die wegens persoonlijke omstandigheden geen baan in een regulier bedrijf kunnen vinden. Dat kan vanwege psychische, lichamelijk oorzaken, maar bijvoorbeeld ook vanwege een taalachterstand.

Zelf aan de slag met proces verbeteren?

doe de Lean Green Belt training


Over de auteur


Met mijn nieuwsgierigheid en enthousiasme neem ik de medewerkers samen mee op sleeptouw.

naar profiel van Sarah Vanderlinden