Wie beter en sneller wil aansluiten op de vraag van een klant, doet er goed aan het beslissingsproces te versnellen. Niet door dag en nacht door te werken, maar door de doorlooptijd van het nemen van beslissingen te verkorten. In dit artikel leggen we uit waarom een organisatie waarin sneller beslissingen worden genomen in het voordeel is en welke drie voorwaarden daarvoor nodig zijn.
Waarom wil je sneller beslissingen nemen?
De klantvraag, dat is waar het om draait. Je klant wil een oplossing voor een probleem of zoekt invulling van een behoefte. Je wilt de ‘waarde’ die je creëert om hieraan te voldoen zo snel mogelijk bij de klant hebben. Dan helpt het als je sneller beslissingen neemt.
Daarnaast kan het ook gebeuren dat de vraag van een klant verandert. Hoe langer het duurt voordat zijn vraag beantwoord wordt, des te groter het risico dat jouw dienst of product niet meer voldoet aan de wens. Flexibel en effectief zijn is daarom belangrijk.
Sneller beslissingen nemen betekent ook dat je met dezelfde mensen meer kunt doen. Wanneer beslissingen eerder en lager in de organisatie genomen worden, bespaart dat tijd. Het gevolg is dat de doorlooptijd lager wordt, waardoor er ruimte ontstaat om meer output te leveren. Een ander voordeel is dat, door de verantwoordelijkheid lager in de organisatie te leggen, je zorgt dat mensen meer ruimte hebben om hun expertise in te zetten. Wanneer werknemers doen waar ze goed in zijn, wordt er meer waarde toegevoegd en worden mensen aangemoedigd om meer verantwoordelijkheid te nemen. Dit zorgt voor meer voldoening en werkgeluk.
Hoe sluiten we onze diensten beter aan op de wensen van de klant?
Je huidige klanten zijn niet meer zo enthousiast over je product of dienst. Klanten gaan weg, nieuwe klanten melden zich amper. Wat moet je doen om dit te voorkomen? Agile werken helpt je bij het beantwoorden van deze vraag.
Wat is er nodig om sneller beslissingen te nemen?
Er zijn drie voorwaarden nodig om sneller beslissingen te nemen in jouw organisatie:
- Beleg verantwoordelijkheid voor beslissingen zo dicht mogelijk bij de klantteams
- Stel duidelijke kaders met een zogeheten stip op de horizon
- Richt teams cross-functioneel in
1. Beleg verantwoordelijkheid voor beslissingen zo dicht mogelijk bij de klantteams
Om sneller beslissingen te nemen moet de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie liggen. Het team dat aan het product of de dienst werkt, heeft zelf het mandaat om te beslissen over zaken die impact hebben op de wens van de klant. Zij zijn de experts en weten het meest van het product en de klant.
Managers krijgen vaak van hun medewerkers te horen ‘Ik ben te druk’, ‘Ik raak overwerkt’, ‘Wat heeft prioriteit?’. Inzicht in wat er moet gebeuren en teams zelf laten prioriteren zorgt ervoor dat zij sneller aan de slag kunnen. Wachten op een teamoverleg of overleg met een manager vertraagt en geeft onnodige druk. Ook de steun om dingen niet te doen moet hierbij aanwezig zijn. Keuzes maken dus. We schreven hier eerder het artikel ‘Waarom is kiezen belangrijk én doet het pijn?‘ over.
Beginnen bij dienend leiderschap
Verantwoordelijkheid bij medewerkers leggen is voor veel leidinggevenden een uitdaging. Logisch, want we zijn gewend om op een bepaalde manier te werken. Jarenlang is teams verteld wat en hoe ze iets moeten doen. De verantwoordelijkheid bij de teams leggen vraagt om dienend leiderschap (servant leadership). Hiervoor is gedragsverandering nodig. Niet alleen bij het management, maar bij alle teamleden.
In nagenoeg alle Agile transformaties die LCG doet begint de verandering bij de leiders van een organisatie. In een eerder verschenen artikel ‘Echte leiders kijken naar zichzelf’ leggen we uit dat zelfkennis en zelfreflectie je helpt een goede leider te zijn. Vertrouwen speelt hierin een essentiële rol. We laten leiders zien wat het effect van eigen gedrag en acties is en wat wel en niet bijdraagt aan de autonomie van de teams.
Blije medewerkers
Het hebben van autonomie is voor medewerkers één van de belangrijkste voorwaarden om blij te worden van hun werk. De medewerkerstevredenheid stijgt wanneer je mensen meer verantwoordelijkheid geeft. Tevreden medewerkers zorgen voor een gezondere organisatie, voor beter werk én voor blijere klanten.
De medewerkerstevredenheid stijgt wanneer je ze meer verantwoordelijkheid geeft.
Uit het boek ‘Drive’ van Daniel Pink
In deze podcast vertelt mede-eigenaar van LCG Martijn van Laak precies het moment waarop hij en mede-eigenaren Eppo en Paul beseften dat de verantwoordelijk veel beter bij de medewerkers kon liggen.
Podcast
Inspirerend leiderschap
Mede-oprichter van LCG, Martijn van Laak, spreekt in deze podcast over inspirerend leiderschap. Over zijn visie op leiderschap, hoe dit binnen de organisatie LCG gezien wordt en over zijn geleerde lessen als leidinggevende en ondernemer.
2. Stel duidelijke kaders met stip op de horizon
Om teams zelf de juiste beslissingen te laten nemen, zijn kaders vanuit het management nodig. Bijvoorbeeld: Binnen welk budget mag wie wat beslissen? Om deze kaders te kunnen geven, is het belangrijk dat het management er een duidelijke visie met bijbehorende doelstellingen heeft. Een stip op de horizon. Het management bepaalt de koers en sturen bij wanneer dat nodig is.
Leiders van een organisatie houden zich dus bezig met het ‘wat’, met concrete doelen vanuit een duidelijke visie. Dat creëert het kader. Vervolgens is het ‘hoe’ aan de teams, hoe ze die concrete doelen willen bereiken.
Obeya
Om het kader (concrete doelen en visie) voor iedereen visueel zichtbaar te maken, gebruik je de Obeya. Obeya komt oorspronkelijk uit de Lean filosofie, maar is een verrijking binnen Agile organisaties. Een Obeya geeft de doelen, de belangrijkste bedrijfsprocessen en de grootste projecten van de organisatie weer. Om de voortgang te bespreken ontmoeten directie en management elkaar in de Obeya. Wanneer een Obeya goed is ingericht, is het een waardevol middel om te kunnen sturen op de doelen. Het laat duidelijk zien waar je naar toe wilt, waar je nu staat en waar de eventuele afwijking zit.
Een Obeya en Agile, gaat dat samen?
Lean en Agile versterken elkaar. In dit artikel zoomen we in op de Obeya. De letterlijk ‘grote ruimte’ die Lean organisaties of programmateams gebruiken om doelen te realiseren. Maar wist je dat de Obeya ook een uitstekende tool is om in te zetten binnen Agile organisaties?
3. Richt teams cross-functioneel in
De derde voorwaarde om sneller beslissingen te nemen is het inrichten van cross-functionele teams. Dit is het tegenovergestelde van volledig gespecialiseerde teams. In plaats van met z’n allen een klein onderdeel van de bedrijfsvoering te kennen beheerst een cross-functioneel team minimaal 80% van alle competenties en skills die nodig zijn om een project volledig te kunnen volbrengen. Je hebt alles zelf ‘in huis’ en bent niet afhankelijk van andere afdelingen. Dit komt de snelheid ten goede.
Bovenstaande klinkt makkelijk, maar in de praktijk is dit een van de grootste uitdagingen in het worden van een wendbare organisatie. Er zijn meerdere redenen waarom dit vaak complex is:
- Specialisten willen graag samenwerken vanuit hun specialisme
- De experts in een cross-functioneel team praten vaak een andere taal
- Organisaties zijn van oudsher niet product gefocust ingericht
- Het herstructureren van afdelingen is (juridisch) vaak ingewikkeld
Toch wegen de voordelen van een cross-functioneel team (meestal) op tegen deze nadelen.
Voorbeeld onderwijsinstelling
Als opleider wil je dat het opleidingsaanbod aansluit op de behoefte van studenten en de behoefte van de maatschappij. Je ontwikkelt daarom nieuwe opleidingen of past huidige studies aan. Je hebt mensen nodig die de inhoud van opleiding verbeteren, mensen die de onderwijsinstelling verbeteren, mensen die budgetten bewaken en mensen die met studenten spreken om feedback op te halen. Al deze taken wil je toebedelen aan één team.
Aan de slag met sneller beslissingen nemen
Om als organisatie sneller beslissingen te nemen en beter aan de klantvraag te kunnen voldoen, is het nodig om wendbaar te zijn. Nu we de drie voorwaarden voor sneller beslissingen nemen hebben uitgelegd, is het tijd om deze te gaan invullen. Dat is alleen niet zo simpel als het klinkt. Het raakt namelijk de organisatie op verschillende vlakken: processen, leiderschap, doelen en gedrag. En die zijn voor elke organisatie anders. Wil je meer weten hoe jouw organisatie sneller beslissingen kan nemen? Neem gerust contact op met Larissa of Laura.
Meer weten over wendbaar organiseren?
Lees hoe je je diensten en producten beter aansluit op de wensen van de klant, hoe je sneller kunt innoveren, zelfstandig high performing teams creëert of zorgt voor meer focus op productontwikkeling.
Over de auteurs
