De Omgevingswet. Er is al veel over gezegd en geschreven. De nieuwe wet is bedoeld voor een goede balans tussen het benutten én beschermen van de leefomgeving. De wet vereenvoudigt de regels voor ruimtelijke ontwikkeling en voegt deze samen. Dit gaat niet zonder dat dit grote impact heeft op gemeenten.

Per 1 januari 2024 gaat de nieuwe wet van kracht. Om deze goed uit te kunnen voeren, heeft gemeente Helmond samen met LCG veel voorbereidend werk gedaan. Inmiddels zijn de eerste resultaten bereikt: snellere besluitvorming, betere adviezen en intern een sterkere samenwerking. De sleutel in dit succes zit ‘m in de Omgevingstafel en de Stuurmuur, zoals ze in Helmond de Obeya noemen. Hoe dat precies zit? We spraken met procesadviseurs Ilse van Oosterhout en Renate van Bree over hoe de gemeente Helmond de Omgevingswet implementeert.

Aan de slag met 9 processen in kaart brengen, optimaliseren en werkend krijgen

Ilse: “De nieuwe wet vraagt nogal wat van ons als gemeente. Alle processen moeten ingekort worden qua tijd. Het proces om vergunningen te verlenen bijvoorbeeld. Waar dat nu nog wel 21 tot 26 weken duurt, mag dat straks maar maximaal 8 weken zijn. Ook de dienstverlening verandert en er moet een veel betere samenwerking komen tussen initiatiefnemer en gemeente. Het vraagt dus niet alleen wat van ons als gemeente, ook van inwoners en bedrijven in onze gemeente.”

De gemeente Helmond heeft LCG gevraagd om de (maar liefst) 9 processen rondom de Omgevingswet te optimaliseren en werkend te krijgen. Samen met het interne procesverbeterteam zijn onze consultants Anneloes Jeandarme en Aagje van der Aa aan de slag gegaan.

Renate: “De ambitie is hoog. De capaciteit om dit voor elkaar te krijgen, hebben we zelf niet in huis. LCG kwam direct met een duidelijke aanpak en heeft zichtbaar de kennis in huis. En een heel team aan consultants als achterban. Maar vooral de aanpak van voordoen, samendoen en zelf doen spreekt erg aan en past bij de gemeente Helmond.”

Lean werken is overigens niet nieuw bij de gemeente Helmond. In 2020 heeft LCG meerdere adviseurs opgeleid tot Green Belt. Helmond heeft een procesverbeterteam met als continue taak om knel- en verbeterpunten te signaleren op de werkvloer en processen te optimaliseren.

De positieve effecten van de Helmondse Stuurmuur

Hoe maak je de 9 processen inzichtelijk voor het management? Hiervoor is een Obeya ingericht. Dit is een ruimte waarin de status van de belangrijkste bedrijfsprocessen en grootste verbeterprojecten zichtbaar worden gemaakt. Het management ontmoet elkaar wekelijks ‘in deze ruimte’ om de voortgang te bespreken. Je bespreekt wat goed gaat, en wat niet.

Ilse: “We hebben de Obeya omgedoopt tot Stuurmuur, meer Helmonds. Dit was nieuw voor ons en ik ben verbaasd over de positieve effecten ervan. Echt gaaf om te zien hoe het management dit heeft opgepakt en hoe zich dat door het jaar heen heeft ontwikkeld. Voorheen werden dit soort gesprekken nooit met elkaar gevoerd.”

De Obeya was nieuw voor ons en ik ben verbaasd over de positieve effecten ervan.

Ilse van Oosterhout, gemeente Helmond

Renate: “LCG heeft ons begeleid met de Stuurmuur. Al lerende hebben we steeds de sessies verbeterd. Uiteindelijk hebben we deze ook digitaal gemaakt waarin we precies laten zien waar we mee bezig zijn: of de doelen behaald zijn en waar we tegenaan lopen. Dit doen we om iedereen te informeren en mee te krijgen.”

Waardestroomanalyse

Het inrichten van de Obeya liep nagenoeg parallel aan de uitvoering van de waardestroomanalyse. De uitkomsten van de analyse zijn namelijk als input gebruikt voor deze Obeya.

Anneloes: “Als je processen in kaart moet gaan brengen, is de waardestroomanalyse het perfecte instrument. Je brengt heel gestructureerd een bepaald proces van A tot Z in kaart. En dat doe je uiteraard met de medewerkers die in dit proces werken. Stap voor stap loop je het proces door. Uit deze analyse hebben we pijnpunten gehaald. En ook de rollen en competenties werden zichtbaar.”

Proces versnellen én leuker maken met de Omgevingstafel

De processen zijn in kaart gebracht, de volgende stap is om ze te verbeteren. Om tot de juiste procesverbeteringen te komen, is in eerste instantie een klantarena georganiseerd. Deze zet je in om de klantbehoefte scherp te krijgen. Betrokken inwoners die het proces van de gemeente kennen en (meerdere keren) ervaren hebben, zijn uitgenodigd. Zoals bijvoorbeeld een projectontwikkelaar en horecaondernemer. Eén van de punten die hieruit kwam, is dat deze inwoners graag een snel en duidelijk antwoord willen. Dat sluit aan bij de nieuwe wet waarbij snelheid een onderdeel is.

Vergunningsaanvragen lopen soms wel op tot 26 weken. Terwijl dat van de Omgevingswet in de meeste gevallen maar 8 weken mag zijn. Dat is een serieuze opdracht. De oplossing hiervoor wordt al snel gezocht in het voortraject. Wanneer dat soepel verloopt, helpt dat de rest van het proces. Het voortraject is daarom de Omgevingstafel geworden. Dit is de grootste verandering binnen deze opdracht.

Anneloes: “Het initiatief voor de Omgevingstafel kwam van het procesteam zelf. Het idee is om alle betrokkenen tegelijkertijd aan tafel te hebben. Het doel is om een initiatief dat binnenkomt snel en efficiënt te behandelen, zodat de afhandeltijd korter wordt. Het voortraject duurde voorheen van 10 tot 15 weken en was weinig transparant. Gevolg: frustratie bij de klant/initiatiefnemer. En dat is voor zowel klant als medewerker niet leuk.”

Hoe werkt de Omgevingstafel?

Eén keer per week komen vertegenwoordigers van alle betrokken partijen van de gemeente bij elkaar ‘aan tafel’. De teamleider van vergunningsaanvragen zit de Omgevingstafel voor. De deelnemers nemen de aanvragen van initiatiefnemers gezamenlijk door. Dit zorgt ervoor dat je in één keer terugkoppeling kan geven aan de initiatiefnemer en dat de klant maximaal twee weken op antwoord hoeft te wachten.

Het idee van de Omgevingstafel is om alle betrokkenen tegelijkertijd aan tafel te hebben met als doel een initiatief snel en efficiënt te behandelen.

Anneloes Jeandarme, consultant LCG

Renate: “Door de Omgevingstafel is het mogelijk om integraal advies te geven. Alle disciplines die de wet raken, zitten aan tafel. Het is nog een experiment en we weten de exacte resultaten niet, maar het heeft intern al wel voor positieve reacties gezorgd. Met de tafel creëren we sowieso meer helderheid en meer begrip voor elkaar. Dat draagt weer bij aan het wij-gevoel.”

Ilse: “Een collega laat met deze uitspraak zien dat de Omgevingstafel positief is ontvangen: ‘Door het op deze manier aan te pakken, worden mijn eigen adviezen beter. Bij de Omgevingstafel hoor je namelijk van andere collega’s informatie en argumenten waarom iets wel of niet kan. Ik krijg nu veel meer informatie beschikbaar die ik voorheen niet had. Hierdoor kan ik dingen veel beter inschatten en rekening houden met andere afdelingen.’ Dit is een prachtige bijvangst.”

De Omgevingstafel is nieuw en continu in ontwikkeling. Door middel van Agile werken (backlog, to do, doing, done, sprints) werkt de gemeente Helmond continu aan de verbetering. Aanpassingen en ideeën komen op de backlog en vervolgens worden deze als taken onderverdeeld waar in de volgende sprint terugkoppeling op wordt gegeven. Zo blijft de voortgang zichtbaar en kan de organisatie makkelijk inspringen op wijzigingen.

De ontwikkeling van de gemeente Helmond door de Omgevingswet

Inmiddels zijn alle processen doorlopen, omschreven en zijn de rollen duidelijk. Renate: “Door alleen al de processen te beschrijven hebben we veel helderheid gecreëerd. En er is veel meer duidelijkheid over de Omgevingswet.” Zes van de negen processen zijn inmiddels geïmplementeerd. Door uitstel van de wet kunnen nog niet alle nieuwe processen in gebruik worden genomen.

Door alleen al de processen te beschrijven hebben we veel helderheid gecreëerd.

Renate van Bree, gemeente Helmond

De oorsprong van de opdracht lag in de Omgevingswet, maar de gemeente Helmond heeft zich ook op individueel en organisatorisch vlak sterk ontwikkeld. Zo is het management door de Stuurmuur meer in contact met de werkvloer en zijn de gesprekken die gevoerd worden verbeterd. Ook de collega’s van de werkvloer ervaren een positieve verandering. Dit komt mede doordat zij zelf invloed hebben gehad op de resultaten.

Ilse: “Of het werkplezier daadwerkelijk is verbeterd, weten we niet zeker. Dat hebben we nog niet gemeten. We zien wel dat door samen de processen aan te pakken er meer een wij-gevoel is. En we zien dat de mensen die aan de Omgevingstafel zitten het leuk vinden. Hoewel er ook kritische punten zijn trouwens, maar we zitten nog in de experimentfase. De manier van werken wordt als heel aangenaam ervaren. En dat aanvragen sneller zijn afgerond is voor zowel de klant als medewerker heel fijn.”

Renate: “De Omgevingswet heeft een bepaalde manier van werken met zich meegebracht die we als gemeente Helmond omarmen. En we zijn blij met de Omgevingstafel. Deze is nu nog alleen intern, maar de intentie op termijn is om ook externen te laten aansluiten. Dan kan bijvoorbeeld de initiatiefnemer meeluisteren en is er meer begrip voor het besluit. Dat is voor nu nog een brug te ver, maar is een mooie stip op de horizon.”

De gemeente Helmond is klaar voor de Omgevingswet en heeft als organisatie zichzelf enorm ontwikkeld tijdens dit hele traject. Daar plukken zij in de toekomst ook de vruchten van.

Hulp of inspiratie nodig bij de implementatie van de Omgevingswet?

Werk jij bij een gemeente en zijn jullie ook bezig met het implementeren van de Omgevingswet? Heb je behoefte aan inspiratie, of hulp nodig bij de aanpak?

Neem contact met ons op

---