KLANTCASE
Kadaster wint de Nationale Lean Award en gaat naar Japan
We spraken met de winnaar van de Nationale Lean Award, het Kadaster. Kadaster Geo-informatie is het onderdeel van het Kadaster dat de prijs in de wacht heeft gesleept. Bij deze tak worden de topografische kaarten gemaakt. In gesprek met Ulrike Schild en Gerbrand van Hierden.
Het winnen van de Lean Award is geweldig. Echt een gevoel van beloning na hard werken en ik ervaar het als een bevestiging van dat we goed bezig zijn. Intern heeft het ook effect, je hoort het nu steeds meer: “blijkbaar zijn ze goed bezig daar bij Geo-informatie”. Dus binnen andere takken van het Kadaster ontstaat nu steeds meer interesse in Lean.’ De verrassing was groot: ‘Ik kon het niet geloven toen opeens Kadaster uit de envelop tevoorschijn kwam. Ons product, topografische kaarten, spreekt natuurlijk wat minder tot de verbeelding dan een ziekenhuis of een KLM dienstverlener, maar gelukkig heeft de vakjury daar doorheen kunnen prikken. Ik weet namelijk wel dat wij het op een professionele, en een unieke manier hebben aangepakt, en gelukkig hebben we dat goed kunnen laten zien.’
Gerbrand van Hierden is Lean coach bij het Kadaster en vult aan:
‘Het begint steeds meer te landen. Ik zag dit echt niet aankomen. De eerste 1,5 week heb ik echt op een roze wolk geleefd. Daarna daalt het een beetje in, en merk je aan de gesprekken die we op kantoor voeren, dat het echt leeft. Het wordt steeds duidelijker dat we een mooie prestatie hebben geleverd en daarvoor een mooie award hebt ontvangen. Ik zie het terugkomen op de agenda van de directieraad, de interesse in rondleidingen neemt toe. Het gaat steeds meer leven. We kregen zelfs nog bloemen van de vorige Lean Award winnaar, zo leuk!’
‘Iedereen leefde zo mee, en dat had ik me niet gerealiseerd’, geeft Ulrike aan. ‘Via allerlei sociale media was onze achterban constant op de hoogte. Voor onze Lean ambassadeurs was dit ook zo’n mooie prijs, echt geweldig!’
Kadaster neemt de Lean Award in ontvangst, inclusief de studiereis naar de oorsprong van Lean in Japan. Het management geeft aan niet zelf te gaan, maar de trip te laten aan hun Lean ambassadeurs.
Een mooie kroon op jullie Lean reis! En als je dan terugkijkt naar die Lean reis, waar ben je dan het meest trots op?
Ulrike geeft aan dat de balans tussen de harde en zachte kant altijd centraal heeft gestaan: ‘Wat ik heb geleerd is dat cultuur volgt op structuur. De cultuur veranderde, omdat we anders gingen werken. Dan hoef je dus niet zo zwaar in te steken op ingewikkelde cultuurveranderingen. Dat vind ik dus eigenlijk heel mooi, dat je vanuit je procesverbetering, wat eigenlijk een middel is, een cultuurverandering teweeg brengt. Prachtig! En essentieel voor succes. Voor mij, met mijn achtergrond als coach en supervisor, een belangrijke les, want ik heb geleerd dat je je op de mens moet richten, dan verandert de cultuur. Maar dit is eigenlijk net even omgekeerd. Dat was voor mij een belangrijke les en ik denk dat we dat goed gedaan hebben.’
Gerbrand: ‘Ik had altijd al wel het idee dat wij Lean als filosofie toepassen, en niet alleen maar trucjes uitvoeren. Dat werd nog eens bevestigd op dag 2 van het Lean Event, toen we de deelnemers van het Lean Event over de vloer kregen. We kregen mooie feedback en complimenten. Het mooiste compliment kwam van Tim Wolput, jullie man uit Japan: ‘Dit is voor het eerst in Nederland dat ik niet Lean zie, maar een unieke variant op het Toyota Productie Systeem’. En dat zat hem vooral in het feit dat we, na het in kaart brengen van de klantwaarde en de waardestroom, verder zijn gegaan. Echt aan de slag met flow en pull, dat we proberen om het product op basis van takttijden door het proces heen trekken. We worstelen ook met de variaties die we in het proces hebben, en dat is precies de worsteling die Tim in Japan ook veel terug ziet. Het geeft aan dat je op hoog niveau met de Lean filosofie bezig bent. Een mooi compliment waar we trots op kunnen zijn.’
De Nationale Lean Award bleek ook nog een ander effect teweeg te brengen. Ulrike: ‘Wat het meedoen met de Lean Award ook gebracht heeft, of we nou wel of niet gewonnen hadden, is dat we gedwongen werden om even terug te kijken. De hele inschrijfprocedure, het opnemen van de film, de voorbereidende gesprekken: het zet je weer even stil bij je reis. Het is zo normaal geworden om altijd maar vooruit te kijken, naar wat nog beter kan en moet. Maar nu keken we weer even achterom, we beleefden de Lean reis weer van voren af aan, en je denkt: “Oh ja, dit hebben we allemaal gedaan en met elkaar beleefd.’ Dat is heel goed, om de lessen weer even naar boven te halen, maar ook om de successen te vieren.’ Gerbrand onderschrijft dit: ‘Het brengt je weer even in het hier en nu. Reflecteren op je werk is goed om te doen, en meedoen aan de Lean Award helpt enorm hierbij. De herbeleving van die reis samen weer doormaken is echt zinvol.’
En als je voorzichtig vooruit kijkt: welke uitdagingen staan bij jullie voor de deur?
Ulrike glimlacht: ‘Genoeg uitdagingen natuurlijk. Maar wat voor mij belangrijk is is dat we een nog betere verbinding met andere onderdelen van het Kadaster aangaan, zoals IT die al met Scrum werkt. Maar ook gaan we nu de Lean Green Belt training voor alle medewerkers verplicht maken. Wil je bij Kadaster Geo-informatie (blijven) werken, dan moet je echt die basisprincipes goed begrijpen en omarmen. Tot nu toe was deze cursus nog optioneel voor medewerkers. Dat wordt nu een eis. Daarnaast wordt 5S ook een focuspunt. Denk aan het opschonen van alle documentatie, en aan al ons databeheer. Dat kan wel een 5S actie gebruiken.’
Gerbrand: ‘Het vasthouden van het niveau waar we nu staan is een hele grote uitdaging, we moeten zorgen dat dat vliegwiel blijft draaien. Doorgaan zoals we bezig zijn. Dat betekent ook: niet teveel verwachtingen scheppen, maar elke keer weer kleine resultaten boeken. En ergens ook loslaten: de natuur zijn gang laten gaan. Ik leerde dat van Björn Aris op het Lean Event: de natuurlijke beweging van de mensen volgen. Ik wil soms sneller, dan zie ik al hoe het proces er over een jaar uit zou kunnen zien. Maar het heeft geen zin om mijn ideeën te pushen. Ik moet de gidsrol pakken, de weg naar de future state uitstippelen en daar binnen de juiste dingen doen. Dus wel blijven stimuleren en coachen op het in beweging blijven, maar verder ook iedereen zijn eigen natuurlijke proces gunnen. Voor mij echt een inzicht wat ik wil gaan inzetten.’
Wat zijn jullie inspiratiebronnen om deze uitdagingen aan te gaan?
Ulrike: ‘Voor mij is het echt belangrijk dat we het enthousiasme en de inspiratie vast blijven houden, ook bij fasen van weerstand of momenten dat je nog niet weet wat de volgende stap zou moeten zijn. Gewoon vasthouden en doorgaan, proberen die energie erin te houden. Voor mij is het vrij simpel: ik heb gaandeweg ontdekt, hoeveel makkelijker mijn eigen werk wordt door middel van Lean. Dat is voor mij persoonlijk de belangrijkste inspiratiebron. Vorige week nog hebben we, in de vorm van een experiment, de structuur van onze MT vergadering weer overhoop gehaald. Maar ik heb bijvoorbeeld ook geen bila’s meer, en op de werkvloer zie ik door alle visualisaties en prestatieborden direct hoe het gaat. Dat geeft zo veel meer rust. Ik ben nu vooraf geïnformeerd, en ik loop veel minder achter de feiten aan. Brandjes blussen komt steeds minder voor. Het maakt mijn werk zoveel leuker en makkelijker! Dus als ik op zoek ben naar inspiratie, dan houd ik het bij mezelf en denk ik: “Oh ja, voor mij heeft het echt veel opgeleverd”.’
Bila’s zijn inmiddels niet meer nodig, doordat we op de werkvloer door alle visualisaties en prestatieborden direct zien hoe het gaat. Zo zijn we vooraf geïnformeerd.
Ulrike Schild, Hoofd afdeling Geo-informatie bij Kadaster
Gerbrand haalt zijn inspiratie uit het beeld van de omgekeerde piramide: ‘Zo’n Lean transformatie, dat moet je op basis van de omgekeerde piramide doen, anders krijg je de verandering niet tot stand. Voor mij betekent dat dat de mensen die het dichtst bij de waardestroom zitten, dat zij de veranderingen doorvoeren, en dat je dat niet directief moet gaan aansturen. Het management staat gelukkig achter de Lean filosofie en zij richten zich vooral op de doelen en de implementatie van de filosofie, de uitvoering ligt echter op de werkvloer. Ik vind dat een inspirerend beeld.’
Maar nu eerst… op naar Japan!
Ulrike: ‘Ja, fantastisch toch. Onze Lean ambassadeurs gaan mee. Zij hebben echt laten zien dat ze dit verdienen. Dus we gaan als management niet zelf mee, maar we sturen de medewerkers die kant op. Het is ook echt een cadeau voor de medewerkers. Ik wil zelf natuurlijk ook heel graag, misschien kan dat later nog eens!’
Gerbrand, zelf één van de Japan-gangers, vult aan: ‘Je ziet nu ook dat de Lean ambassadeurs steeds meer opstaan. Ze gaan voor de groep staan, mengen zich in discussies. Dat betekent dat je als leidinggevende of Lean consultant niet steeds zelf op de voorgrond hoeft te staan of het Lean gedachtegoed hoeft te verdedigen. Dat doen zij op de werkvloer nu ook al. Dat maakt echt een groot verschil. Wat dat betreft hebben ze deze reis ook echt verdiend. Ik verwacht dat we zoveel informatie en beelden op ons af krijgen, dat gaat nog wel even duren voor we dat verwerkt hebben. Om mee te maken hoe ze in die cultuur met veranderingen omgaan, daar ben ik heel nieuwsgierig naar. Ik heb er zin in!’
