Het team Functioneel Beheer binnen Werkzaak Rivierenland kreeg veel ad hoc vragen binnen. Hierdoor was het altijd druk, miste er overzicht en was er te weinig tijd voor kwaliteit. Totdat ze met Scrum aan de slag gingen.

De vragen voor Functioneel Beheer kwamen van verschillende afdelingen, waardoor het onduidelijk was waar de prioriteit lag. Het gevolg was dat degene die het hardst riep, het eerst geholpen werd, verschillende projecten door elkaar liepen en de klant – de manager of afdeling met een vraag – niet wist wanneer ze geholpen werden. Teammanager Roeland Winter had zelf al met Scrum gewerkt bij een vorige werkgever en zag het als het juiste middel om focus, rust en structuur te creëren in het team.

Gewoon gaan doen

Weerstand is een bekend fenomeen bij het doorvoeren van een nieuwe werkwijze. Bij Werkzaak Rivierenland speelden er vragen als: “We gebruiken al Lean, waarom dan ook nog gaan Scrummen?”, “Ik stop bijna met werken, moet ik nu nog aan iets nieuws beginnen?” en “Past Scrum wel bij onze werkzaamheden?”. Marco Niemeijer (voormalig Programma Manager Digitaal bij Werkzaak Rivierenland) zei hierover: “De beste manier om te kijken of ons team er baat bij heeft, is door het gewoon te gaan doen!” Zodoende werd LCG’er Merel van der Velde ingevlogen om de Scrum-methodiek stap voor stap uit te leggen.

Grootste geleerde lessen

  1. Zorg bij de start van werken met Scrum voor goede begeleiding — dat versterkt het vertrouwen in de nieuwe werkwijze.
  2. Gebruik niet alle technieken in één keer. Introduceer een nieuwe Scrumtechniek wanneer het team er klaar voor is.
  3. Scrum werken is nooit een doel an sich. Stel vooraf met het team vast waar de werkwijze voor moet dienen.

Lean experts Marco Niemeijer en Gerrit Leppink werden de trekkers van het Scrum-traject in de rollen van Product Owner en Scrum Master. Zij leerden in drie maanden wat hun rol inhield en werden daarnaast door Merel gecoacht om het beste uit hun team te halen. Zelf zeggen ze over deze periode: “We zijn gewoon gaan doen. Niet meteen de hele Scrum-methode, maar in kleine stappen. Elke keer hebben we naar het team gekeken en besloten welk nieuw deel van de Scrum-techniek we doorvoerden. Het was fijn om door Merel tussendoor geconfronteerd te worden met hoe we deze techniek konden aanscherpen om te groeien als team.”

Bewezen successen

Waar het in eerste instantie moeilijk bleek alle geplande taken daadwerkelijk uit te voeren, zijn nu de eerste concrete resultaten behaald. Samen met alle klanten zijn eerst prioriteiten gesteld, om projecten daarna één voor één op te pakken. Dit geeft de klant rust, omdat ze weten wanneer ze aan de beurt zijn. Daarnaast kunnen klanten nu op vaste momenten met vragen terecht bij het team. Hierdoor is minder vergadertijd nodig, want iedereen reserveert de vaste tijden. Binnen het team is er meer rust doordat Functioneel Beheer zich nu meer verbonden voelt met de business en zij duidelijke verwachtingen scheppen naar de rest van de organisatie. Ze werken bovendien veel meer gefocust en doen minder dingen tegelijk, hierdoor leveren ze in een vast ritme van twee weken aantoonbare resultaten. Deze resultaten hebben veel effect op de score die de medewerkers aan hun werk geven.

Elke keer hebben we naar het team gekeken en bepaald welk nieuw deel van de Scrum methode we doorvoerden.

Marco Niemeijer, Product Owner bij Werkzaak Rivierenland

Voordat ze met Scrum begonnen in oktober 2018, gaven de Functioneel Beheerders een 5.5 aan hun werk en in januari 2019 was dat gestegen naar een 6.8! Volgens Albert Vreeke en Timo Seure (Functioneel Beheerders) is dit vooral te wijden aan de samenwerking en het respect binnen het team. Niet alleen de medewerkers, maar ook de klanten zijn tevredener na de inbreng van deze werkwijze. Met als kers op de taart als resultaat dat ze door automatisering twaalf werkdagen hebben weten vrij te spelen van een medewerker. Een andere mooie bijkomstigheid is dat het heel makkelijk is nieuwe collega’s in te werken. De structuur is helder en er is genoeg tijd om hulpvragen te stellen als ze vastlopen.

Al met al mooie stappen voor de Functioneel Beheerders van Werkzaak Rivierenland. Nu andere teams en het MT zien hoeveel effect Scrum heeft op de resultaten en het teamgevoel wordt hier en daar al gesproken over verdere implementatie bij Werkzaak Rivierenland. Team Functioneel Beheer is in ieder geval overtuigd en gaat verder met de groei en ontwikkeling als Scrumteam. Marco en Gerrit zijn trots op het Functioneel Beheer-team: “Scrum is voor mensen die open-minded zijn en openstaan voor reflectie. Daar is het team heel goed in en het blijft zich ontwikkelen. Je wordt samen goed in Scrum!”

Een Scrumteam opstarten?

Het opstarten van een nieuw Scrumteam is een complexe taak, die veel aandacht vraagt. Juist als beginnende Scrum Master is het wennen aan de nieuwe rol en tegelijkertijd het begeleiden van een team een grote uitdaging. Om als beginnend team een goede start te maken kan het goed zijn om hierbij  begeleid en, als Scrum Master, gecoacht te worden. Met onze start-up coaching begeleiden we jou en jouw team in 6 sprints naar een zelfstandig opererend Scrum Team. We helpen jouw team de Agile manier van denken en de Scrum manier van werken te doorgronden. We gaan uit van het principe ‘voor doen, samen doen, zelf doen’ waarbij we in het begin actief bezig zijn met opstarten van het Scrum Team en jou in de nieuwe verantwoordelijkheden te coachen. In volgende sprints geven we steeds meer regie aan jou en meer regie aan het team zelf gaan geven.


Over de consultant

Merel van der Velde

Merel van der Velde

Ik ben energiek, gedreven en heb een ontembare drang om te leren. Daarom houd ik van het oplossen van complexe verandervraagstukken. Voor mij staat het doel van de organisatie centraal.