Terug naar alle inspiratie

Kies je wel of geen kiespijn?

Kies je wel of geen kiespijn?

Organisaties willen of moeten continu verbeteren en veranderen. En om dat te doen ontstaan er tal van ideeën die uitmonden in projecten. Hoe meer je doet, hoe meer je verbetert, denken veel mensen. Maar niets is minder waar! Als je je meer focust op minder projecten, is de kans groter dat die projecten écht waarde toevoegen. Het is de kunst om tussen al die ideeën een paar projecten te kiezen om écht voor te gaan. En nog moeilijker, om al die andere projecten niet te doen. Want afscheid nemen van – ook hele goede – ideeën is moeilijk. Dat doet pijn. Die pijn die je voelt bij het maken van keuzes noemt collega Marjolein ‘kiespijn’. Waarom is het maken van keuzes zo belangrijk voor organisaties en hoe zorg je dat je de beste keuzes maakt? We lichten het toe.

Waarom moet je keuze maken?

Collega Ruud legt in dit filmpje uit waarom het beter werkt om keuzes te maken, dan om meerdere projecten tegelijk op te pakken.

Wanneer je geen keuzes maakt, dan doe je van alles een beetje. Daardoor duurt het langer voordat je resultaten boekt. Wanneer je je volledig focust op minder, helpt dat om sneller resultaten te behalen en daarmee effectiever en efficiënter te werken, wendbaarder te worden, te leren van elkaar, klantwaarde te leveren en de concurrent voor te zijn met nieuwe producten of diensten. Ook gaat de werkdruk omlaag en medewerkerstevredenheid omhoog, kortom: je maakt je organisatie klaar de toekomst.

Wat als je de verkeerde keuze maakt?

Eerlijk is eerlijk: als je alle projecten tegelijk oppakt, dan zit het beste project er altijd tussen. Maar bereik je ook echt iets? Door de hoeveelheid projecten wordt er vooral veel tijd besteed aan elkaar op de hoogte houden, afstemmen en plannen maken. Het is dus beter om keuzes te maken. Je loopt dan het risico een project te selecteren dat toch niet het beste project blijkt te zijn, of een fantastisch project op de afvalhoop te gooien. Het gaat er echter niet om om de beste projecten te selecteren, maar om het snelst en in de juiste richting voortgang te boeken. Daarom moet je continu blijven experimenteren, ‘minimal viable products’ opleveren en toetsen. Door keuzes maken te combineren met een Agile werkwijze, kom je er snel genoeg achter wanneer jullie keuze niet de beste was en kun je bijsturen, zonder al te veel tijd te hebben verloren.

Zonder idee van waar je als organisatie naartoe wilt, heeft het geen nut om keuzes te maken.

Wat is belangrijk in keuzes maken?

Zoek de kiespijn op! Om je te helpen in het proces, bestaan er verschillende methoden. Ze hebben allemaal wat gemeen:

Visie en doelen

Ken je deze scène uit Alice in Wonderland? Daarin vraagt Alice aan de Kat:

”Kun je me misschien ook vertellen welke weg ik nu moet nemen?”
“Dat hangt er heel erg vanaf waar je naartoe wilt,” antwoordt de Kat.
“Dat maakt mij niet zo veel uit,” zegt Alice.
“Dan maakt het ook niet uit welke weg je neemt,” zegt de Kat.

Zonder idee van waar je als organisatie naartoe wilt, heeft het geen nut om keuzes te maken. Daarom zorg je dat je eerst een duidelijke visie hebt. Op basis daarvan stel je een aantal lange termijn doelen en jaardoelen vast. Ook daarin maak je al keuzes, want je kunt niet te veel doelen hebben.

Wanneer je je volledig focust op minder, helpt dat om sneller resultaten te behalen.

Samen afstemmen

Vergroot draagvlak, voorkom weerstand. Zorg dat je samen alle mogelijke projecten op tafel brengt en betrek voldoende mensen bij het proces. Zo hebben zij hun eigen inbreng kunnen geven en kunnen ze zien en ervaren dat niet alles tegelijk kan. Ook al komt hun project onderaan de prioriteiten te liggen, ze snappen dan wel precies waaróm.

Projecten in kaart

Van iedereen die meebeslist wordt enige voorbereiding gevraagd. Die voorbereiding alleen al helpt om bepaalde keuzes te maken. Door exact in kaart te brengen wat het verbeterproject inhoudt, kom je er soms al achter dat het niet zó belangrijk is. Voor alle overige projecten moet in ieder geval duidelijk worden aangegeven:

  • Aan welk doel draagt het project bij?
  • En in welke mate?
  • Welke capaciteit is ervoor nodig?

Hoe je keuzes maakt: kies een werkvorm

Heb je alle mogelijke projecten in kaart, dan is het tijd voor het echte werk: keuzes maken! Zoveel mensen, zoveel meningen. En daarom is een goed voorbereide werksessie wel zo handig. Ter inspiratie een paar mogelijke manieren om dit aan te pakken:

X-matrix

Een X-matrix helpt organisaties om kruisverbanden te leggen tussen lange termijn doelen, jaardoelen en projecten. Daarmee wordt in één overzicht duidelijk welke projecten wel of niet nodig zijn.

Tenniscompetitie

Om te bepalen wat de kpi’s van een van onze klanten waren, zette collega Ruud de zogenoemde tenniscompetitie in. In tweetallen werden kpi’s omschreven en de beste werden geselecteerd. Vervolgens voegden de tweetallen zich samen met andere tweetallen, en werd er met zvieren bediscussieerd en verder geselecteerd. Zo gaat dat even door totdat de gehele groep in twee teams hun ideeën op tafel brengen en de uiteindelijke keuze voor de meest belangrijke kpi’s wordt gemaakt.

Impact/gemak matrix

Deze matrix gaat uit van twee assen: hoeveel impact gaat een project hebben op de gestelde doelen? En hoe gemakkelijk is het om deze uit te voeren? Hierbij komt de voorbereiding goed van pas, waarin al is vastgesteld in welke mate het project aan welk doel bijdraagt en hoeveel capaciteit ervoor nodig is. Het liefst kies je natuurlijk voor een project met een grote impact, dat heel gemakkelijk is uit te voeren.

Silent Shuffle

Collega Stefan heeft bij een klant onlangs de silent shuffle ingezet. Elk project staat omschreven op een eigen post-it, inclusief de input uit de voorbereiding, waarin elk project is voorzien van de mate van impact en de benodigde capaciteit. Om de beurt hangen de deelnemers een van deze post-its op de muur, gerangschikt op prioriteit. Er is geen discussie mogelijk (vandaar de ‘silent’ in silent shuffle), alleen verduidelijkende vragen. Na het ophangen van een nieuw project mag de deelnemer ook nog één al geplaatst project van plek veranderen. Hangen alle post-its op de muur, dan heeft iedereen om de beurt nog een kans om de positie van één project te wijzigen in de prioritering. Is de lijst klaar, dan weet je welke projecten het belangrijkst zijn! Vervolgens wordt berekend hoeveel capaciteit er in totaal is en wordt dat verdeeld onder de projecten met de hoogste prioriteit. Is de capaciteit op, dan komen alle overige projecten (voorlopig) te vervallen.

Borgen van gemaakte keuzes

Het maken van keuzes is één ding. Nu is het van belang dat je hele organisatie zich ook aan die keuzes houdt en de aandacht niet laat vertroebelen door andere projecten. Het is de kunst om dingen níet te doen! Het helpt om mensen stap voor stap mee te nemen in het keuzeproces, zodat ze weten waarom er keuzes zijn gemaakt en waarom dit de juiste keuzes zijn. Je kunt via een Obeya de doelen en de projecten inclusief hun voortgang zichtbaar maken, om je te ondersteunen in de dagelijkse routines.

5 tips voor een succesvolle Obeya

De Obeya is – mits goed ingericht en geïmplementeerd – een waardevol middel om als top van een bedrijf ervoor te zorgen dat je scherpe doelen snel en zeker haalt.

In het begin zou je op wat weerstand kunnen stuiten. Er wordt namelijk wel om wat aanpassingen gevraagd in het dagelijks werk. Een aantal projecten zal stoppen en dat maakt veel gedaan werk overbodig. Toch leert de ervaring dat mensen er uiteindelijk juist erg blij mee zijn. Medewerkers hoeven zich op minder projecten te focussen en kunnen zo makkelijker nee zeggen tegen dingen die daarbuiten vallen. Dit helpt hen om hun eigen grenzen te bewaken en werkdruk te verminderen.

Kom een aantal keren per jaar weer bij elkaar om te herijken. Gegeven nieuwe ontwikkelingen in de veranderende omgeving, zijn de doelen en prioriteiten nog de juiste?

Succes met het opzoeken van jullie kiespijn

Heb je hulp nodig bij het kiezen? Wij kunnen je helpen. Neem contact met ons op.


Over de auteurs

Open en nieuwsgierig – Betrokken en betrouwbaar – Stimulerend en kritisch – Analytisch en mensgericht – Afmaker en doorzetter

profiel Marjolein Jungman

Zorgt dat klanten hun lange termijn doelen halen door directie te verbinden met de werkvloer en resultaten te verbinden met gedrag.

profiel Ruud van Schaik