Je wilt net beginnen aan die ene klus, maar je moet eerst het hele voorraadhok door waarna blijkt dat wat jij nodig hebt, nét op is. Je bent er van overtuigd dat je de verbeterde versie van dat ene document écht ergens op de schijf hebt opgeslagen of hebt gemaild naar je collega, maar het lijkt spoorloos verdwenen. Herkenbaar? Dan kan het implementeren van de 5S methode jou helpen, om jouw werkplek te optimaliseren.
Wat is de 5S methode?
De 5S-methode is een Japanse managementmethode die bedoeld is om (digitale) werkplekken efficiënter en effectiever te organiseren. Het is een belangrijke Lean-tool om te zorgen voor een opgeruimde werkplek. Een opgeruimde werkplek zorgt voor overzicht, rust en structuur. Hierdoor kun je effectiever werken en creëer je een omgeving waarin je continu kunt verbeteren.
De naam 5S is afgeleid van de vijf stappen die worden gevolgd om de methode te implementeren: scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden. Alleen de term 5S komt eigenlijk van vijf Japanse woorden die alle 5 met de letter ‘S’ starten: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke.
Fun fact:
Japanse bedrijven die 5S omarmen, houden helemaal geen audits omdat ‘standhouden’ (shitsuke) daar normaal collectief gedrag is.
Ronnie Wenting, LCG consulting
Voorbeelden van 5S methode
Van origine is 5S ontstaan in de productieomgeving, maar de 5S methode kun je overal toepassen. Denk bijvoorbeeld aan een kantoor, voorraadhok of technische werkplek. Of in een digitale werkruimte, zoals een gezamenlijke schijf op een server!
Een voorbeeld van de toepassing van de 5S-methode kan zijn in een magazijn waarbij de items op de planken op kleur en type georganiseerd worden, de werkplekken regelmatig worden schoongemaakt en er duidelijke richtlijnen zijn voor hoe de werkplek eruit moet zien en hoe deze georganiseerd moet worden. Dit kan helpen om het werkproces te verbeteren door tijd te besparen en fouten te voorkomen.
Wanneer pas je 5S methode toe?
Met de 5S-methode kun je verspillingen reduceren. Overbodige voorraad, fouten in bestelprocessen en te lang naar iets zoeken: typische verspillingen die in veel organisaties voorkomen. Het kost tijd en geld en is frustrerend. Bovendien belemmert het je om iets te betekenen voor je klant.
Bij LCG gebruiken we deze methode graag om je werkplekinrichting te verbeteren èn om de verbetering in stand te houden.
Wat levert 5S op?
Na verloop van tijd resulteert de 5S-methodologie in:
- Lagere kosten
- Hogere kwaliteit in werkzaamheden
- Verhoogde productiviteit
- Grotere tevredenheid van de werknemers
- Een veiligere werkomgeving
Waar staat 5S voor?
1. Scheiden
Neem afscheid van producten die je niet nodig hebt in de werkruimte. Een handige vuistregel: als je het niet wekelijks gebruikt, kan het weg of ergens anders worden opgeborgen.
Deel de ruimte opnieuw in en denk goed na over de juiste plek. Tips:
- Leg alle spullen die voor één handeling nodig zijn bij elkaar.
- Heb je iets vaak nodig? Leg het binnen handbereik en maak het makkelijk toegankelijk.
- Zet zware spullen niet te hoog, maar ook niet te laag.
2. Schikken
3. Schoonmaken
Een schone en nette omgeving nodigt uit om deze in stand te houden. Controleer tijdens het schoonmaken of het materiaal nog goed functioneert.
Visualiseer de beste manier van werken, zodat alle gebruikers deze manier kunnen volgen. Maak de kans zo klein mogelijk dat ze hiervan afwijken door visuele controlemiddelen toe de voegen.
4. Standaardiseren
5. Standhouden
Visualiseer de beste manier van werken, zodat alle gebruikers deze manier kunnen volgen. Maak de kans zo klein mogelijk dat ze hiervan afwijken door visuele controlemiddelen toe de voegen.
Hier even snel een bestandje zoeken? Of direct dat belangrijke document pakken? Vergeet het maar! Toch zien we bij onze klanten nog vaak genoeg zo’n mappenstructuur of rommelige werkplek. Efficiënt? Nee! Frustrerend? Ja!
Hoe pas je 5S toe?
Een goed startpunt is om de volgende vraag te stellen;
Wie in de organisatie ‘doet mee’ aan 5S-acties?
Het korte antwoord: iedereen.
Wanneer binnen de organisatie een 5S traject wordt gestart, is de betrokkenheid van managers, leiders en alle andere medewerkers essentieel om verwarring bij werknemers of onduidelijkheid rondom verantwoordelijkheden te voorkomen.
En misschien nog wel het belangrijkste: als ‘gebruikers’ niet worden betrokken bij de 5S acties, zullen ze de nieuwe werkwijzen niet hanteren.
Succesvol starten met 5S
Deze 5 tips helpen om succesvol van start te gaan met de 5S methode;
- Verdiep je in 5S methode. Volg een training of workshop.
- Betrek de gebruikers bij de 5S-actie, waardoor ze de nieuwe werkwijze gaan hanteren (accepteren).
- Vergeet niet om een 0-meting te doen, zodat na afloop duidelijk is wat de actie opgeleverd heeft.
- Vier successen! Dit is een goede kans om de verbeterenergie te behouden en vergroten.
- Doorloop alle beschreven stappen in het geheel, sla geen dingen over.
5S Workshop
Benieuwd hoe 5S werkt in de praktijk en hoe je dit toepast in jouw organisatie? Volg dan één van de 5S-workshops bij LCG. Neem contact op, wij helpen je graag verder!
Neem contact opAan de slag met 5S
Meer weten over hoe je stapsgewijs 5S implementeert? Download hieronder gratis de uitgebreide 5S whitepaper en ontdek hoe je 5S succesvol in de organisatie kan toepassen.
De whitepaper gaat verder in op:
- hoe je een 5S-actie voorbereidt
- hoe je een 5S-actie uitvoert
- hoe je een 5S-actie borgt
WHITEPAPER
Download de 5S whitepaper
Lees hoe je 5S methode in de praktijk toepast!
Meer weten?
Naast de 5S methode bestaan er een variëteit aan andere lean methoden voor het tegengaan van verspilling in werkprocessen. Lees over policy deployment en hoe je strategie in praktijk brengt of the voordelen van RPA.
Over de auteur
