Digitale Obeya

Obeya, een inmiddels veel gebruikte Lean tool die gebruikt wordt als stuurmiddel om doelen zo efficiënt mogelijk te halen. En met het populairder worden van deze tool, zie je ook dat de ontwikkeling ervan niet stilstaat. Zo zie je steeds vaker digitale en hybride Obeya’s.

Wat zijn de voor- en nadelen hiervan ten opzichte van de fysieke, traditionele Obeya room? Hoe richt je een online Obeya room in? Welke tools kan je gebruiken? Dat leggen we uit in dit artikel.

Wat is een digitale Obeya?
Wanneer een digitale Obeya?
Fysiek of digitaal?
Hybride Obeya
Tools
Succesvol een digitale Obeya opzetten
Van start!

Wat is een digitale Obeya?

Een digitale Obeya is een virtuele werkruimte of online samenwerkingsplatform dat de functionaliteit en principes van een traditionele fysieke Obeya ruimte nabootst.

Het stelt teams vanuit verschillende locaties in staat om samen te werken, af te stemmen en hun werk te coördineren op een visuele en interactieve manier, net als in een fysieke Obeya. Het Obeya bord staat dus ook online!

Wanneer kies je voor een digitale Obeya?

Een digitale Obeya kent meerdere voordelen ten opzichte van een fysieke Obeya.

Multi-geografisch inzetbaar
Wanneer je wereldwijd actief bent, of in Nederland op verschillende locaties, dan is een digitale Obeya een logische keuze. Of wanneer het de standaard is dat mensen een x aantal dagen thuis werken.
Het verbindt meerdere Obeya’s
In een digitale Obeya kunnen eenvoudig links gelegd worden met andere Obeya’s, van andere teams bijvoorbeeld. Dat scheelt werk wanneer je dezelfde data en KPI’s gebruikt. Je hoeft ze dan maar op 1 plek bij te houden.
Realtime koppeling met data
Data kan je realtime updaten door koppelingen te maken met de bron van deze data. Soms kun je eenvoudig koppelingen maken met andere systemen. Bijvoorbeeld met Outlook om de acties bij te houden. Taken uit de Obeya kun je ook koppelen aan personen, zodat ze in de persoonlijke takenlijst komen te staan.
Realtime terugkoppeling
Je kunt in een digitale Obeya intelligentie toevoegen met berekeningen. Je stelt bijvoorbeeld in dat je als team aan maximaal 5 acties tegelijkertijd mag werken. Je krijgt dan een signaal wanneer je te veel initiatieven tegelijkertijd oppakt.

Fysieke of digitale Obeya?

Een prominent voordeel van een digitale Obeya, met post-covid tijdperk, is dat je iedereen in de organisatie makkelijker met de online Obeya kan verbinden. Wel bestaan er een aantal argumenten om niet voor een online Obeya room te gaan en toch voor een fysieke Obeya te kiezen:

1. Interactie en openheid

Uit onderzoek blijkt dat wanneer je iets in fysieke vorm doet, dit bevorderend werkt voor de mate van interactie, openheid en verbondenheid in de groep.

Wanneer je een gesprek voert met iemand, komt de informatie en boodschap beter over wanneer je fysiek in dezelfde ruimte bent dan dat je elkaar op een scherm ziet. De drempel om je openlijk uit te spreken in een groep, is digitaal hoger dan fysiek.

In deze video legt Toyota Engineering CEO, Mr. Horikiri uit hoe het potentieel van de deelnemers beter benut wordt wanneer je fysiek bij elkaar komt.

2. Effect van grote ruimte (blikveld)

Bij een digitale Obeya is het bijna onmogelijk de complete Obeya goed en leesbaar in beeld te hebben. En dat is nou juist de kracht van Obeya: je ziet in 1 oogopslag wat goed gaat en wat niet.

Bij het bouwen van een Obeya gebruik je een bepaalde kleurcodering. Alles wat bijvoorbeeld met klanttevredenheid te maken heeft, krijgt 1 kleur. Of je zet dat allemaal op dezelfde hoogte bij alle drie de ‘muren’. Je ziet dan in 1 oogopslag welke onderdelen bij dat betreffende onderwerp horen.

Bij een digitale Obeya kun je dat ook, maar je moet altijd ergens op inzoomen om het te kunnen lezen. De indeling van een fysieke en digitale Obeya kan precies hetzelfde zijn, maar je krijgt niet hetzelfde effect omdat het blikveld verschilt.

3. Effectiviteit

Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat hersencapaciteit beter benut wordt wanneer je in fysieke vorm informatie opdoet en verwerkt. Iets fysiek noteren (opschrijven of een post-it opplakken of verplaatsen) is effectiever dan dat digitaal te doen. Het blijft in onze hersenen beter hangen en daarmee wordt de hele Obeya effectiever.

4. Energie via dialoog

Een Obeya gaat om samenwerken, leren sturen en open communicatie. In de dialoog gaat veel energie zitten en dat werkt fysiek beter. Wanneer je met Obeya start, is de kans van slagen groter bij een fysieke Obeya dan bij een digitale Obeya. Wanneer je al met Obeya werkt, is de stap naar een digitale vorm makkelijker.

5. Technische kennis

Als je met een digitale tool aan de slag gaat, heb je dat (technisch) ook nog te leren. Naast het leren werken met Obeya. Als je iets gebruikt wat je goed kent, is dat niet zo’n obstakel. Maar wanneer je met iets nieuws begint, ben je op meerdere vlakken tegelijkertijd aan het leren. Terwijl je wil focussen op de Obeya zelf.

6. Technische mankementen

Geen internet, storing van de tool, laptop loopt vast, bugs in de software, gedoe met schermdelen. Je herkent dit soort ‘gedoe’ wel. Dat onderbreekt de flow van het gesprek.

7. Kosten

Bij sommige digitale tools kunnen de abonnementskosten behoorlijk oplopen. Dat kan een goede investering zijn, maar die afweging moet je wel maken.

Fysieke Obeya heeft de voorkeur

Bovengenoemde verschillen maken duidelijk dat LCG altijd als uitgangspunt een fysieke Obeya neemt. In de ideale situatie heeft de Obeya een vaste ruimte. Het bord is altijd toegankelijk voor iedereen. Het is belangrijk deze ruimte te creëren. Het heeft ook te maken met transparantie. Wanneer het bord er fysiek hangt, is het zichtbaar. Een scherm kun je gewoon uitzetten of afsluiten.

Wanneer je start met Obeya, leer dan eerst hoe dat werkt in de samenwerking en hoe je de gesprekken moet voeren. Ga daarna over op digitaal als dat wenselijk is.

Hybride Obeya

Dan heb je nog een tussenvorm: de hybride Obeya.

Bij een hybride Obeya kom je fysiek bij elkaar, maar is het Obeya bord digitaal, al dan niet met touchscreens. Je hebt dan de voordelen van de fysieke Obeya (interactie en blikveld) gecombineerd met een aantal voordelen van een digitale Obeya (koppelingen en realtime data).

Het effect van fysiek iets opplakken of opschrijven vervalt. Verder kijkend naar de toekomst biedt virtual reality nog een uitkomst om ook op afstand het gevoel te krijgen dat je fysiek samen bent. Een nadeel van deze hybride Obeya zijn de hoge kosten.

Foto: iObeya

Digitale Obeya tools

Voor digitale Obeya’s gebruikt LCG de marktstandaard voor online Obeya’s: iObeya. iObeya is een visueel management tool wat makkelijk de verbinding kan maken tussen teams, afdelingen en programma’s en goed de onderlinge afhankelijkheden laat zien. Het is eenvoudig om inzicht te krijgen van het eigen team of van de hele organisatie.

voorbeeld iobeya software bron iobeya — *Voorbeeld iObeya*

Ondersteunende of alternatieve tools

Programma’s zoals PowerPoint en Teams kan je ook gebruiken voor een digitale Obeya. Misschien ken je ook Trello en/of Mural. Dit zijn ondersteunende programma’s die vooral gebruikt worden voor projectmanagement. Ze zijn allemaal geschikt om een digitale Obeya mee te bouwen.

Aangezien ze niet speciaal gericht zijn op het maken van een Obeya, heb je niet alle mogelijkheden. Bijvoorbeeld in Trello is het niet mogelijk om een horizontale baan over de 3 muren te maken. Dat vraagt dan wat creativiteit om dat anders op te lossen.

Voorbeeld van een basismodel Obeya in Mural

Overzicht van bekende tools waarmee je ook een digitale Obeya room kan inrichten:

PowerPoint
Excel
Trello
Mural
Microsoft Teams planner
Power BI
Miro
Lucidspark

Succesvol een digitale Obeya opzetten

Bij nagenoeg alles wat we doen zeggen we ‘begin klein’ en ‘eerst draaien, dan verfraaien’. Juist bij een digitale Obeya zijn deze uitgangspunten belangrijk, omdat je je al snel kunt verliezen in alle mogelijke functionaliteiten en het ‘mooi maken’ van de Obeya.

3 tips

Begin simpel.
Het risico is dat het anders teveel afleidt van het doel waarom je werkt met een Obeya en je te veel focust op het middel.
Gebruik eerst tools die je kent.
Begin desnoods in PowerPoint of Excel. Zorg er eerst voor dat de Obeya werkt en beslis daarna of je een investering (in geld en/of tijd) gaat doen om de Obeya te verbeteren.
Schakel hulp in.
Nieuw met Obeya of ben je Obeya aan het implementeren? Extra hulp voor een succesvolle online Obeya heeft veel profijt op de lange termijn.

Beginnen met digitale of fysieke Obeya?

Ontdek het programma van LCG waarmee we op een duurzame manier de Obeya implementeren bij jouw organisatie. Voor de lange termijn dus.

Wat kun je verwachten?
In 4 fasen komen we tot een werkende Obeya voor jullie organisatie: intake, voorbereiding, uitvoering en nazorg/borging.

Obeya Accelerator

Van start met een digitale Obeya

Bij de keuze voor fysiek of digitaal is het belangrijk wat je doel is. Wanneer je bijvoorbeeld snel iets moet ontwikkelen en het lukt niet om een ruimte te reserveren of om allemaal samen te komen, is digitaal een logische keuze. Wanneer een Obeya je gaat helpen, is het beter deze wel digitaal te gebruiken in plaats van helemaal niet. Welke vorm is dan van ondergeschikt belang. Je wil samen een concreet resultaat halen.

Maar als je als MT als doel hebt beter in verbinding te staan om het bedrijf beter te kunnen sturen, neem dan liever de tijd het goed in te richten en maak een fysieke Obeya. Dan heb je daarmee al een deel van het doel bereikt: (letterlijk) dichter bij elkaar komen. Het zou niet passend zijn dit digitaal te doen.

Bedenk daarom heel goed wat je wil bereiken, of Obeya hierin een oplossing is. Vanuit daar kun je afleiden welke vorm het beste past.