In dit artikel lees je:
Wat is Policy Deployment?
Policy Deployment, ook wel Strategy Deployment genoemd, is een methode om strategische doelen van een organisatie door te vertalen naar concrete projecten en acties op alle niveau’s. Zo weet iedere medewerker hoe zij of hij kan bijdragen om de visie van de organisatie te realiseren. Het proces van Policy deployment zorgt ook voor focus in de verbeterprojecten van de hele organisatie, zodat verbeteracties daadwerkelijk bijdragen aan de organisatiedoelstellingen.
Betekenis en oorsprong van de term
De term Policy Deployment is synoniem geworden aan Strategy Deployment, omdat ze in de kern hetzelfde idee omarmen: het doorvertalen van doelen. De Nederlandse term zou dan ook ‘Doorvertaling van doelen’ zijn. Policy Deployment wordt vaak in één adem gebruikt met de Japanse term Hoshin Kanri, maar betekent niet hetzelfde. Hoshin Kanri is een veelgebruikte methode binnen het proces van Policy Deployment.
Wat is het doel van Policy Deployment?
Het doel van Policy deployment is om het dagelijks werk van iedere medewerker te koppelen aan de langetermijndoelen van een organisatie.
Als deze koppeling er niet is, blijven de doelen vaag en worden ze niet concreet voor teams op de werkvloer. Het gevolg is dat medewerkers niet voelen hoe hun dagelijkse werk bijdraagt aan het succes van de organisatie. Dat leidt tot gebrek aan zingeving en motivatie.
Een ander doel van Policy deployment is om focus te creëren in de verbeterprojecten van een organisatie. Als deze focus er niet is, worden alle projecten tegelijkertijd uitgevoerd en gaat de verbeterenergie alle kanten op. Het gevolg is dat medewerkers het te druk krijgen en de beoogde voordelen van projecten niet gerealiseerd worden. Daarmee wordt niet de grootste klantwaarde gecreëerd.
Policy deployment is belangrijk om je bedrijfsstrategie werkend te krijgen. Het leiderschapsteam van een organisatie maakt keuzes in de strategische planning over wat de belangrijkste doelen zijn. Dat is niet makkelijk, omdat de centrale vraag in strategische planning gaat over de-selectie. Anders gezegd, wat doen we (nog) niet? Vaak hebben organisaties te veel en te ambitieuze doelen en willen ze alles tegelijk realiseren. Juist dat leidt tot gebrek aan continu verbeteren.
Hoe vertaal je strategie naar de werkvloer? De 8 stappen van Policy Deployment
Een veelgebruikt hulpmiddel om Policy Deployment in de praktijk te brengen is de Hoshin Kanri matrix. Deze Lean tool combineert de missie en visie, langetermijndoelen, jaardoelen, verbeterprojecten en prestatie-indicatoren (KPI’s) in één overzicht. De Hoshin Kanri-matrix toont in dit overzicht ook de samenhang tussen de verbeterprojecten en de langtermijndoelen. Dat maakt het een handig communicatiemiddel. Medewerkers zien namelijk in één oogopslag hoe hun project of werk bijdraagt aan het behalen van succes.
Met de Hoshin Kanri matrix zorg ervoor dat het resultaat van het Policy Deployment proces visueel overzichtelijk wordt vastgelegd.
De 8 stappen van Policy Deployment
Dit zijn de 8 stappen om Policy Deployment succesvol toe te passen. Onder de afbeelding wordt elke stap beschreven.
Hieronder leggen we elke stap van policy deployment verder toe.
Stap 1: Stel missie en visie vast
In deze stap stel je (opnieuw) je missie en visie vast. Zijn deze nog duidelijk? Staat iedereen uit het leiderschaps team hier nog achter? Vragen die hierbij helpen zijn: Wanneer zijn we succesvol? Waarom is onze organisatie op aarde? Bij een goede visie staat de stip op de horizon in de verre toekomst, meestal over vijf tot tien jaar. Er zijn zelfs bedrijven die twee eeuwen vooruit kijken.
Stap 2: Bepaal doorbraakdoelen (3–5 jaar)
In deze stap bepaalt het leiderschapsteam de doorbraakdoelen van de organisatie. Hierbij kijkt ze drie tot vijf jaar vooruit. Het leiderschapsteam kiest ongeveer vier of vijf doelen, meestal op basis van een strategische planning. De uitdaging zit in de-selectie: wat doen we (nu nog) niet? Vaak heeft een organisatie namelijk te veel doelen, waardoor kans op succes onrealistisch wordt. Goede langetermijndoelen zijn ambitieus en SMART gedefinieerd. Vragen die hierbij helpen, zijn
- Van welke doelen krijgen we het zweet op onze rug?
- Waar ligt de finishlijn?’
- Wanneer zijn we succesvol?
Stap 3: Definieer jaardoelen
Vervolgens vertaalt het leiderschapsteam samen met managers of afdelingshoofden de langetermijndoelen naar jaardoelen, in een proces dat catchball heet. Catchball, of vangbal in het Nederlands, zorgt voor open feedback rondes in beide richtingen, zodat er jaardoelen ontstaan waar iedereen in gelooft en zich aan committeert. Catchball voorkomt dat afdelingen of teams lokaal optimaliseren, terwijl op organisatieniveau andere verbeteringen urgenter zijn.
Oplossingen zijn in deze stap nog verboden. Het gaat erom dat iedereen in dezelfde richting aan verbeteringen werkt. Bijvoorbeeld: 10% omzetgroei voor dienst X, en 30% verkorting van doorlooptijd voor dienst X.
Stap 4: Bepaal verbeterprojecten
Met het afronden van de jaardoelen is het WAT in de organisatie duidelijk. In stap 4 delen teams deze jaarlijkse doelstellingen verder op in concrete uitvoerbare initiatieven. Tijdens deze stap zullen teams beter gaan begrijpen welk werk er nodig is om de jaardoelen te halen. Zij bepalen dus het HOE, vanuit de overtuiging dat medewerkers op de werkvloer de experts zijn. Op deze manier krijgen teams niet alleen inzicht in de overkoepelende jaarlijkse en strategische doelen. Er ontstaat er ook betrokkenheid en commitment op de geselecteerde verbeterinitiatieven.
Stap 5: Definieer prestatie-indicatoren (KPI’s)
In stap 5 stel je prestatie-indicatoren vast voor de gestelde doelen en verbeterprojecten. Dat zijn meetbare en kwantificeerbare indicatoren die het succes van een organisatie, afdeling of project zichtbaar maken. Belangrijk is om alleen KPI’s te selecteren die de grootste impact hebben op de gestelde doelen én die de gezamenlijke belangen inzichtelijk maken. Ook is het beter om je te beperken tot een klein aantal KPI’s, die goed zijn ingericht en actueel zijn. Sla je deze stap over, leidt dat tot onduidelijkheid in je organisatie. Als er geen inzicht in het succes is, kan een organisatie ook niet gericht bijsturen.
Stap 6: Voer verbeterprojecten uit
In deze stap gaat de organisatie aan de slag met het uitvoeren van de verbeterinitiatieven. In de praktijk komt het veelal voor dat projecten al zijn gestart of dat lopende werkzaamheden al bijdragen aan de geselecteerde initiatieven.
Stap 7: Evalueer kortcyclisch
Strategie en jaardoelen belanden vaak in digitale documenten zoals spreadsheets of slides, terwijl het dagelijkse werk van de teams niet zo wordt bijgehouden=. In deze stap richt je kortcyclische evaluaties in op elk niveau in de organisatie, zodat je tijdig kunt bijsturen wanneer teamleden, teams en afdelingen niet op dezelfde lijn blijven of wanneer prestaties uitblijven. Dragen de resultaten uit de verbeterprojecten bij aan de langetermijndoelen? Maken de KPI’s dit inzichtelijk? Wat loopt goed? En waar is verbetering mogelijk? Vragen die het best maandelijks of 1x per twee weken beantwoord kunnen worden.
Stap 8: Voer een jaarlijkse reviewronde uit
Na een volledige jaarcyclus is het tijd om de resultaten te evalueren op alle niveau’s in de organisatie. Zijn de gestelde doelen behaald? Wat zijn de geleerde lessen? Wat ging goed en willen we behouden? En wat niet en willen we volgend jaar anders? Met deze inzichten start je het proces van Policy Deployment opnieuw en stel je nieuwe doelen voor komend jaar.
Tips voor een succesvolle implementatie van Policy Deployment
Een zorgvuldige toepassing maakt de kans van slagen groter. Deze tips helpen organisaties succesvol Policy Deployment te implementeren.
Tip 1. Co-creëer
Policy Deployment is een proces dat het best werkt wanneer directie, management en medewerkers betrokken zijn. Zo wordt de expertise van iedereen benut. Directie en management bepalen wat de organisatie wil bereiken en stellen de doelen, terwijl teams en medewerkers de kennis van de werkvloer hebben om te bepalen hoe die doelen het beste bereikt kunnen worden.
Tip 2. Communiceer
Communiceer duidelijk de strategische doelen en het belang van Policy Deployment naar alle medewerkers. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt hoe hun werk bijdraagt aan de overkoepelende doelstellingen en waarom hun dagelijks werk ertoe doet. Creëer een veilige omgeving waarin medewerkers zich vrij voelen om terug te communiceren door feedback te geven en verbeterideeën te delen.
Tip 3. Verbeter continu
Policy Deployment werkt niet bij eenmalig gebruik. Het is een iteratief proces dat vraagt om voortdurende monitoring van voortgang en haalbaarheid. Organiseer terugkerende overleggen om de voortgang te bespreken, obstakels aan te pakken en eventueel bij te sturen. Maak gebruik van PDCA om continu te reflecteren, leren en verbeteren.
Tip 4. Ondersteun
Directie en management is niet alleen aan zet bij het bepalen van het ‘wat’. Zij ondersteunt afdelingen en teams ook in het vertalen van deze doelen naar de benodigde verbeterinitiatieven. Dat werkt stimulerend, inspirerend en versterkt het wederzijds vertrouwen in de gekozen verbeterprojecten voor de jaardoelen.
Strategie werkend krijgen?
Veel organisaties hebben wél de kennis en ervaring om een betekenisvolle strategie te bepalen, maar schieten tekort in het écht voor elkaar krijgen. Want hoe realiseer je de organisatiedoelen met meer werkplezier, gezond financieel resultaat én positieve impact op de samenleving?
Wat zijn veelvoorkomende valkuilen bij de implementatie van Policy Deployment?
Dit zijn 4 veelvoorkomende valkuilen waar organisaties in stappen wanneer ze aan de slag gaan met Policy Deployment. Bij elke valkuil lees je een tip hoe dit te voorkomen.
Valkuil 1. Betrokkenheid van directie en managers neemt af
Directieleden en managers zijn tot en met het bepalen van de jaardoelen (stap 3) vaak vanzelf actief betrokken bij het Policy Deployment proces. Zodra het vervolgens over het HOE gaat, neemt hun betrokkenheid ten onrechte af. Hoewel afdelingen en teams aan zet zijn bij het prioriteren van de verbeterprojecten, is actieve betrokkenheid van directieleden en managers nog steeds nodig. Bijvoorbeeld om inhoudelijk te sparren, hulpvragen te beantwoorden of om keuzes te maken over het wegnemen van beperkingen in middelen.
Tip:
Maak aan het begin van het Policy Deployment proces alle rollen en bijbehorende verwachtingen duidelijk.
Valkuil 2. Medewerkers voelen zich niet betrokken
Deze valkuil ontstaat veelal wanneer directieleden en managers te veel zelf de regie voeren over hoe de jaardoelen moeten worden behaald. Dat plaatst afdelingen en teams in een passieve rol, waardoor de beste ideeën onuitgesproken blijven. Immers, de expertise over hoe iets gedaan moet worden, ligt bij de werkvloer.
Tip:
Communiceer duidelijk over het hele Policy Deployment proces, over wie welke verantwoordelijkheid daarin heeft en wat er verwacht wordt..
Valkuil 3. Doelen waar iedereen het meteen mee eens is
Het unaniem met elkaar eens zijn over de gestelde doelen klinkt wenselijk. Maar waar geen discussie plaatsvindt, komt niet het best haalbare resultaat op tafel. Signaleer je dat doelen stellen zonder discussie plaatsvindt, controleer dan of je organisatie voldoende uitgedaagd wordt.
Tip:
Denk in termen van comfort zone, stretch zone en stress zone. Welke doelen zorgen voor genoeg stretch in de organisatie, zonder dat het (langdurig) stressvol wordt?
Valkuil 4. Er vindt geen prestatiedialoog plaats
In deze valkuil ligt stuurloosheid op de loer. Zonder prestatie-indicatoren (stap 5) en kort-cyclische evaluatie (stap 6) wordt niet duidelijk of de organisatie op koers ligt om de gestelde doelen te realiseren. Het effect hiervan is dat je niet kunt bijsturen, dat niet duidelijk wordt of doelen te ambitieus zijn of juist te voorzichtig en dat afdelingen en teams niet weten of ze succesvol zijn.
Tip:
Neem de tijd om stap 5 en 6 van het Policy Deployment proces grondig te doorlopen. Het inrichten van een KPI structuur is een van de meest uitdagende stappen.
Wat zijn voorbeelden van organisaties die Policy Deployment succesvol hebben toegepast?
LCG is expert op het gebied van Policy Deployment en begeleidt organisaties in uiteenlopende sectoren bij het implementeren ervan. Bekijk hieronder enkele voorbeelden.
Meer weten?
- Lees bijvoorbeeld de blog ‘Creëer een verbetercultuur met Lean’
- Leer meer over hoe je succesvol Obeya kan toepassen.
- Geen idee wat Obeya is? Ontdek wat Obeya precies inhoudt.
Over de auteurs
