Misschien herken je dit: iedereen in de organisatie kent de visie van het bedrijf, kan ‘m misschien wel opdreunen. Maar daar stopt het, want breng het maar eens in praktijk. Hoe zorg je ervoor dat elke medewerker, elke manager en elk directielid weet wat hij vandaag kan doen om de visie van het bedrijf te realiseren? Dat bereik je met Policy Deployment. We leggen stap voor stap uit hoe we dat aanpakken.
Stap 1: missie & visie
Doelen behalen en de organisatie verbeteren kan alleen met concrete doelen voor de lange termijn. Die vormen de basis voor de vertaling naar jaardoelen en naar de bijdrage die elke medewerker daaraan kan leveren. In Lean-termen noemt men dit proces hoshin kanri. Letterlijk vertaald uit het Japans: kompas en uitvoering. Wij noemen dit Policy Deployment.
Hierbij kijk je allereerst met de top van het bedrijf(sonderdeel) of de missie en visie duidelijk zijn en iedereen hier (nog) achterstaat. We stellen daarbij vragen als: wanneer zijn jullie geslaagd? Waarom is het bedrijf op aarde? Bij een goede missie staat de stip op de horizon in de verre toekomst, meestal over tientallen jaren. Er zijn zelfs bedrijven die twee eeuwen ver kijken.
Stap 2: langetermijndoelen
Bij stap 2 stel je de langetermijndoelen vast en kijk je drie tot vijf jaar vooruit. Om deze doelen vast te stellen gaan we met het management om tafel. Vaak zijn er wel doelen, maar zijn ze erg vaag en het zijn er teveel. Goede langetermijndoelen zijn ambitieus en SMART. We stellen vragen als: “Van welke doelen krijg je het zweet op de rug?” en “Waar ligt de finishlijn, wanneer kan er feest gevierd worden?”
Stap 3: jaardoelen
Vervolgens vertalen we die langetermijndoelen naar een set jaardoelen: wat gaan we komend jaar aanpakken? Oplossingen zijn in deze stap nog ‘verboden’. Het gaat erom dat iedereen in dezelfde richting aan verbeteringen werkt. Bijvoorbeeld: het verhogen van de omzet met 10% voor product X of 20% in regio Y.
Stap 4: verbeterprojecten
De vierde stap is het formuleren van verbeterprojecten. Dit zijn de belangrijkste veranderingen die je dit jaar wilt waarmaken met je bedrijf. Kort gezegd: het ‘hoe’. In aansluiting op het verhogen van de omzet zou dit bijvoorbeeld ‘het uitbreiden van het assortiment’ kunnen zijn.
De vierde stap is het formuleren van verbeterprojecten. Dit zijn de belangrijkste veranderingen die je dit jaar wilt waarmaken met je bedrijf. Kort gezegd: het ‘hoe’. In aansluiting op het verhogen van de omzet zou dit bijvoorbeeld ‘het uitbreiden van het assortiment’ kunnen zijn.
Waar in de vorige stappen de top van de organisatie aan zet was (met luisterend oor naar de rest van het bedrijf), worden de rollen hier omgedraaid. De top vraagt de medewerkers: “Wat moeten wij verbeteren om deze doelen te halen?” Hierdoor worden de verbeterprojecten niet een verzameling van gave ideeën en moetjes vanuit wetgeving en ICT, maar een set met hoognodige trajecten die het doel dichterbij brengen.
WHITEPAPER
Meten om te verbeteren, niet om te bewijzen
Tip: beperk het aantal verbeterprojecten
Houd het aantal verbeterprojecten beperkt, zodat je ze echt tot een goed einde kunt brengen. Want met teveel projecten loop je het risico dat niets af komt. In deze video licht Ruud dit toe aan de hand van een raadsel. Dat merkten we zelf trouwens ook. Om ons langetermijndoel te behalen hadden we tientallen verbeterprojecten opgetuigd, misschien wel meer dan één per persoon destijds. We waren er zelf dus ook ingetuind. Vandaag de dag werken we – met bijna drie keer zoveel medewerkers – slechts aan een handjevol verbeterprojecten. En boeken we veel meer resultaat.
X-matrix
Een van de hulpmiddelen die we hierbij gebruiken is een x-matrix. Deze maximeert het aantal doelen en projecten en toont de onderlinge samenhang. Dat zie je hieronder terug in de x-matrix die we voor onszelf hebben gemaakt, waarbij de rode vlakjes de samenhang markeren.
In onze visie zijn de ideeën en inzet van medewerkers onmisbaar bij het behalen van doelen. Als medewerkers zelf inzien welke bijdrage ze kunnen leveren aan de toegevoegde waarde voor de klant, krijgen ze er geheid zin in om hun steentje bij te dragen. Zo wordt werken inspirerend en klant zijn een feest.
In onze visie zijn de ideeën en inzet van medewerkers onmisbaar bij het behalen van doelen. Als medewerkers zelf inzien welke bijdrage ze kunnen leveren aan de toegevoegde waarde voor de klant, krijgen ze er geheid zin in om hun steentje bij te dragen. Zo wordt werken inspirerend en klant zijn een feest.
Meer weten?
Lees bijvoorbeeld de blog ‘Creëer een verbetercultuur met Lean’ of leer meer over het gebruik van een Obeya.
Over de auteurs
