Obeya is een methodiek die wereldwijd steeds meer aandacht krijgt als effectieve manier om de besluitvorming in een organisatie te verbeteren en versnellen. Obeya is gebaseerd op principes die we kennen uit de Lean en Agile filosofie.
Wat is een Obeya?
Obeya is Japans voor ‘grote kamer’. Het is een ruimte waarin de status van de belangrijkste bedrijfsprocessen en grootste verbeterprojecten zichtbaar worden gemaakt en waar de directie en projectleiders elkaar staand ontmoeten om de voortgang te bespreken. Ofwel: een fysieke plek waar visie, doelen, processen en verbeteringen samenkomen. Het wordt wel eens vergeleken met een cockpit, de brug van een schip of een ‘war room’.
De Obeya is – mits goed ingericht en geïmplementeerd – een waardevol middel om als top van een bedrijf ervoor te zorgen dat je scherpe doelen snel en zeker haalt.
Obeya inrichten met de Obeya Accelerator
We hebben onze wortels in de Lean en Agile filosofie. Dat betekent dat we al veel jaren ervaring hebben met en expertise van het inrichten van Obeya’s. In verschillende branches en met grote en kleine organisaties. Hieruit is de zogeheten Obeya Accelerator voortgekomen.
Met de Obeya Accelerator bouwen we samen met het leiderschap team en andere betrokkenen in 2 dagen een werkende Obeya. Deze Obeya vormt de basis van de besturing van de organisatie (of afdeling of programma). De strategie voor de middellange termijn (komende 3 jaar) en de korte termijn (1 jaar) is zichtbaar en vertaald naar concrete doelen, indicatoren en projecten. Er is een vergaderritme vastgesteld, verantwoordelijkheden zijn benoemd en de voortgang kan gemonitord worden. Tijdens deze dagen wisselen we inhoud af met energizers gericht op teambuilding.
Een goede Obeya
Waar voldoet een goede Obeya aan? En wat moet je als manager hierbij vooral wel en niet doen? We leren je hoe je met een Obeya de organisatie of je project beter kunt aansturen. Door het goed inrichten van de Obeya ontdek je hoe je sneller en effectiever je doelen behaalt.
5 tips goede Obeya
- Wees transparant
- Houd het kort en bondig
- Eerst draaien, dan verfraaien
- Elke keer inhoudelijk samen beter
- Het proces evalueren is belangrijk, maar wel pas na afloop
Globaal programma
Hieronder beschrijven we het programma van de Obeya Accelerator in de meest voorkomende vorm en tijdsindeling. Dit programma is gebaseerd op 2 dagen. Uiteraard maken we dit op maat voor de situatie. De consultants van LCG hebben een bak aan ervaring en ieder een eigen specialisatie waardoor we dit maatwerk kunnen bieden.
Aan het eind van dit programma is de Obeya nog niet ‘af’. Dat is die eigenlijk nooit. We gaan voor ‘eerst draaien dan verfraaien’, oftewel ook de Obeya zelf wordt continu verbeterd. Zowel in vorm als qua inhoud.
Dag 1: het ‘wat’
1. Opening + ‘end in mind’
Kennismaking LCG en deelnemers en we laten zien wat we aan het einde van het programma willen hebben.
In dit eerste inhoudelijke onderdeel worden de uitkomsten van de SWOT analyse in één overzicht gedeeld. Het wordt duidelijk waar de verschillen zitten en waar de overeenkomsten. Samen bepalen we wat we de belangrijkste SWOT-elementen vinden, als basis voor onze strategie.
2. Overzicht van de SWOT-analyse
3. Wat willen we zijn
Samen bepalen de missie (wat willen we zijn). De uitkomst visualiseren we op de Obeya. Hierdoor wordt de Obeya steeds verder opgebouwd.
Vanuit wie we willen zijn kan bepaald worden wat we willen bereiken. We formuleren strategische doelstellingen (termijn: +/- 3 jaar). Hierin houden we uiteraard rekening met de uitkomsten van de SWOT-analyse.
4. Van SWOT naar strategische doelen
5. Jaardoelstellingen
Als er overeenstemming is bereikt op de strategische doelstellingen, dan formuleren we de 1 jaar doelstellingen. We houden uiteraard rekeningen met de beperkingen en mogelijkheden die er zijn vanuit de markt en de organisatie zelf. De uitkomst visualiseren we weer op de Obeya!
Dag 2: het ‘hoe’
1. Terugkoppeling dag 1
We starten met de doelstellingen zoals deze de dag ervoor geformuleerd zijn. Een nacht slapen doet vaak iets met het gedachteproces en dat kan betekenen dat er nog aanpassingen nodig zijn.
Na het formuleren van en committeren op de doelen begint het werk pas echt! We weten allemaal dat vrijwel geen één doel behaald wordt zonder goede bijsturing. In dit onderdeel nemen we jullie verder mee in het waarom van operationeel management en hoe het kan werken.
2. Operationeel management
Zelf aan de slag? In 1 dag leer je Obeya inzetten
Obeya Fundamentals training
Wil jij zelf leren hoe Obeya jou en jouw collega’s kan helpen met het realiseren van organisatiedoelen? Doe dan de Obeya Fundamentals training.
Meer weten over Obeya?
Obeya is gebaseerd op principes die we voornamelijk kennen uit de Lean filosofie. Maar Obeya is ook een uitstekende tool om in te zetten binnen Agile organisaties. In dit artikel leggen we in drie redenen uit waarom.
Wil je zelf aan de slag? Met de Obeya Fundamentals leer je in 1 dag de basis van het gedachtegoed en pas je de theorie direct toe op jouw organisatie. In het gratis Obeya webinar krijg je een korte intro en ontdek je de kracht van Obeya en wat het voor jou en je organisatie kan betekenen.
Contact
