We horen vaak: we zijn heel enthousiast over het potentieel dat Lean biedt, maar waar moeten we nou beginnen? Wat werkt het best in onze organisatie? Wij hebben inmiddels geleerd wat in welke situatie het best aanslaat. Hier een kort advies.
Wellicht heb je al vaker gehoord over Lean en over het succes ervan, alleen vraag je je nog af of het ook voor jouw organisatie kan werken. Of misschien weet je al wel dat je aan de slag wilt met Lean, maar weet je nog niet precies waar je moet beginnen. Wanneer je denkt dat er in jouw organisatie verbetering mogelijk is om de klant nog beter te bedienen, medewerkers beter in te zetten of om betere resultaten te behalen, blijf dan niet te lang twijfelen. Ga experimenteren! Dat hoeft niet gelijk een uitgebreide Lean transformatie te zijn. Liever niet zelfs. Begin klein en ga zo ontdekken welke resultaten je met Lean kunt bereiken. Want één ding is zeker: met niks doen leer je zeker niet wat wel werkt!
De technieken zorgen voor 20% van het succes, het gaat om houding en gedrag
Hieronder geven we drie aanpakken die naar onze mening goed werken wanneer je net met Lean gaat beginnen. Voor alle aanpakken geldt: zorg dat er voldoende vaardigheden in huis zijn om een Lean instrument in te zetten. Wij hebben gemerkt dat de inzet van de technieken slechts voor 20% het succes bepaalt. Het hebben van de juiste vaardigheden, houding en gedrag zorgt voor de overige 80%. Wanneer je start met Lean gaat het dus niet zozeer om de technieken, maar vooral ook om het ontwikkelen van de juiste vaardigheden. Dan bouw je aan een duurzame continu verbeterende organisatie. Hier helpen wij jou graag bij!
Drie aanpakken die goed werken
- Begin bij de klant en ontdek wat hij echt belangrijk vindt
Het ultieme doel van Lean is ten alle tijden om meer waarde voor de klant te leveren. Om de klant nog blijer te maken. Dit heeft uiteindelijk effect op het langetermijn resultaat van de organisatie. Blije klanten zorgen voor fans, zorgen voor trotse medewerkers en voor positieve impact op de bedrijfsresultaten. Het is daarom uitermate belangrijk om precies te snappen waar jouw klant gelukkig van wordt. Wat is voor waarde voor de klant? Waar wil hij voor betalen en waarvoor niet? Welke basisfactoren moet je op orde hebben en waar zou je de klant mee verrassen? Wanneer je goed begrijpt welke waarden jouw klant belangrijk vindt, dan kun je hier jouw organisatie op inrichten. Een mooie start van een Lean traject is dan ook om te beginnen met bijvoorbeeld een zogenaamde klantarena. Het daadwerkelijk in huis brengen van klanten die gezamenlijk met jou in gesprek gaan over wat waarde is en wat niet. Een ongelofelijke bron van inspiratie en verbazingen en een geweldige motor voor verbeteringen.
- Breng een proces in kaart om verspillingen te identificeren
Eén van de meest effectieve methodes uit de ‘Lean starterskit’ vinden wij de ‘waardestroomanalyse’. Een manier om stap voor stap een reis met het product of de dienst te maken. Wat maakt bijvoorbeeld een beleidsnotitie, een schoen of een patiënt die wordt geopereerd mee in een proces. Hoe lang ligt het product te wachten, hoe vaak gaat iets in één keer goed, hoe vaak wordt iets gecontroleerd? Allemaal vragen die aan bod komen in een sessie waar alle spelers die een rol spelen in dit proces aanwezig zijn. Een sessie waar het aantal keren dat “o, doe jij dat zo!” of “serieus, loopt het proces zo?” wordt gezegd, niet op één hand te tellen is. Aan het eind van deze sessies (het zijn er vaak minstens twee per proces) is er een gezamenlijk beeld van de huidige situatie en van het aanwezige verbeterpotentieel. Nu is het enkel nog kiezen welke verspilling als eerst wordt aangepakt en hoe dat wordt aangepakt. Lees meer over hoe zo’n “buffelsessie” en het vervolg daarvan er uit kan zien.
- Bedenk een gezamenlijk verbeterdoel en ga hier samen op sturen
Vaak zien we dat een team of een keten al een heel duidelijk en concreet probleem heeft. Hoe gaaf is het dan als je net met Lean gaat starten om gelijk een concreet probleem op te lossen. Definieer samen eerst goed het probleem, ook wie er last van heeft en vooral wanneer het team tevreden is. Wanneer kunnen we echt zien dat het probleem is verminderd? De Kaizen methodiek helpt je vervolgens om stap voor stap de belangrijkste oorzaken van het probleem te ontdekken, hier passende oplossingen voor te verzinnen en uiteindelijk om snel met deze oplossingen te gaan experimenteren. Dan komt het leuke gedeelte. Als er met de oplossingen wordt geëxperimenteerd kun je samen met het team dagelijks of wekelijks meten of de oplossing werkt om hier vervolgens op bij te sturen.
Over de auteur
