Stel, je bent een succesvolle ontwerper, maar je succes zorgt ervoor dat je meer tijd doorbrengt achter je mailbox dan in je studio. Je roept hulp in van een buitenstaander. Zou dat dan je schoonmoeder zijn? Waarschijnlijk niet. Nienke Hoogvliet deed het wel. Haar schoonmoeder Annick Jongerius hielp haar aan de hand van de methode Kaizen. Met een verbluffend resultaat.
Annick Jongerius: “Voor mijn Black Belt training bij LCG moest ik een examenopdracht doen, maar ik had tijdelijk geen werk. Ik sprak altijd al veel met mijn schoondochter Nienke over haar werk en zo ontstond het idee haar te helpen.”
Nienke Hoogvliet: “Mijn missie als ontwerper is het creëren van bewustwording over duurzaamheid bij zoveel mogelijk mensen. Opdrachten, zoals lezingen, zijn voor mij dan ook de ideale manier om mijn verhaal te delen met veel mensen tegelijkertijd. Sinds een tijdje krijg ik veel aanvragen voor lezingen en exposities, maar die brengen veel vragen en regelwerk met zich mee. Hierdoor zat ik erg veel achter mijn laptop, wat me frustreerde. Het blokkeert mijn ontwerpproces, waardoor ik te weinig tijd had om nieuw werk te maken. Maar kun je ‘nee’ zeggen tegen opdrachten, als je die exposure juist kunt gebruiken?
Beginnen bij het begin
Annick: “Ik heb veel vragen gesteld en steeds doorgevraagd. Ook heb ik bewust sommige zaken de tijd gegeven, zodat Nienke zich bewust kon worden van bepaalde patronen. Toen merkte ze hoe belangrijk het voor haar is om bij haar keuzes te blijven. Door de missie scherp te stellen, werden haar keuzes makkelijker.”
Nienke: “Het viel me op dat sommige dingen automatisch op hun plek vielen. Ik zei bijvoorbeeld op dag 1 ‘nee’ tegen een opdracht en op dag 2 kwam er een aanvraag binnen die perfect bij mij paste. Door goed te blijven kijken naar het doel en publiek per opdracht, werd duidelijk waar ik op in moest gaan.”
Kaizen
Annick gebruikte de Kaizen-methode in de begeleiding van Nienke. Daarbij maak je een zogenaamde A3 met een overzicht van alle zes stappen uit het proces. Annick: “De methode zit heel ingenieus in elkaar, elke stap vloeit voort uit de vorige.”
Voordat je met Kaizen begint verken je de situatie: wat is de aanleiding? Vervolgens omschrijf je het probleem en je doelen zo concreet mogelijk, en analyseer je de feiten. Nienke: “Ik ontdekte dat ik 4 uur per dag kwijt was aan mijn mail. Daar werd ik niet blij van, waardoor ik niet toekwam aan taken die er echt toe deden. Zoals opschaling: de stap van prototype naar daadwerkelijke productie van mijn ontwerpen.”
Starten met Lean in jouw organisatie?
Annick: “Het werd duidelijk dat de meeste winst te behalen viel in het terugbrengen van de hoeveelheid mail. Ik merkte dat ik daarover een oordeel had: zoiets lulligs als het terugdringen van mail? Maar inderdaad, mail is onlosmakelijk verbonden met alles wat je doet. Al pratend ontdekten we de juiste maatregelen. We bedachten negen heel concrete acties om efficiënter om te gaan met aanvragen en mail.”
“Ik mag een mail maar 1 keer openen”
Nienke: “Er zat ook veel tijd in het regelwerk rondom exposities en lezingen. Nu spreek ik duidelijk van tevoren af wat ik moet regelen en wie de rest doet. Dat scheelt veel rompslomp achteraf. Een andere maatregel is dat ik een mail maar één keer mag openen. Als ik daarover vragen heb, stuur ik meteen een reply. Voorheen kon ik daar nog dagen over nadenken, nu niet meer. Voor de veelgestelde vragen heb ik standaardantwoorden op mijn website gezet. Op mijn kantoor hangt een groot planbord met alle belangrijke deadlines en een overzicht van uitgeleend werk. Hierdoor kreeg ik weer ruimte om creatief te denken, er is meer rust in de basis van mijn onderneming en ik besteed nu nog maar ruim een half uur per dag aan mijn mail! Bovendien ben ik benaderd door een partij die twee van mijn projecten in praktijk kan brengen. Dit brengt me weer in tijdnood, maar dit is wel een gewenst probleem.”
Het traject bracht ook Annick veel inzichten: “Mijn eigen proces kreeg een extra dimensie door de begeleiding van Nienke. Het loslaten werkt magisch, het is verbonden met “niet-doen”. Vanuit niet-doen ontstaat bewustwording; wat ben ik aan het doen en hoe voelt dat? Vanuit deze bewustwording bouw je aan je eigen weg en kun je met de juiste focus zaken realiseren. Als mens leren we vooral “te doen”, hard werken, maar daar gaat het dus niet om.”
Meer weten?
Wil jij ook je Black Belt halen? Meld je dan aan voor de Black Belt training bij LCG. Bij Lean Black Belt Training lees je alles over het programma, de kosten en ervaringen van mensen die je voorgingen. Meer weten over Lean? Lees bijvoorbeeld de blog ‘Creëer een verbetercultuur met Lean’ of leer meer over het gebruik van een Obeya.
Over de auteur
