In dit artikel geven we je inspiratie als het gaat om experimenten (snel) opzetten. Dat doen we aan de hand van een praktijkvoorbeeld.
Het doen van een goede oorzaakanalyse als onderdeel van een Kaizen wordt vaak als een pittige stap ervaren. Het kan best even puzzelen zijn op het blijven stellen van de Waarom-vraag, het invullen van een visgraat diagram of het maken van een issue tree van alle oorzaken. Goed nieuws! Wanneer je stap 1, de probleemdefinitie, heel goed doet en slim en creatief bent met het inrichten van je eerste verbeterexperiment(en), dan kan stap 2, de oorzaakanalyse, vaak ook bondig uitgevoerd worden.
De vraag achter de vraag
Praktijkvoorbeeld
Bij een grote onderwijsinstelling was er een verbeteridee: “We willen één centrale studentenbalie in plaats van meerdere losse balies.” Dan denk je (terecht): dit klinkt als een potentiële foplossing. Wat is het probleem hier eigenlijk? En is er überhaupt wel een probleem?
Met behulp van Kano-interview met docenten en baliemedewerkers en een Klantarena met studenten leerde het verbeterteam dat er echt wel een probleem is. Namelijk: veel administratieve vragen van studenten komen niet bij de balies, maar bij de docenten terecht. Studenten wachten hierdoor lang op antwoord en docenten hebben er een forse taak bij.
Gelukkig werd de Waarom-vraag gesteld:
Het experiment
‘Waarom’ blijven vragen tot je de grondoorzaak vindt, is een belangrijk onderdeel van de Kaizen-methode. Maar als je een oorzaak hebt gevonden en je kunt snel en goedkoop experimenteren met een oplossing, dan kan het experiment minder moeite kosten dan het verder analyseren van de situatie.
Het is in dit geval een goede keuze om meteen een experiment met een centrale balie te doen. Studenten geven terug:
Het experiment is slim ingericht en er is vooraf goed bedacht hoe het verbeterteam kon meten of het experiment geslaagd was. De centrale balie is nu aantoonbaar niet een foplossing, maar een echte oplossing van een belangrijk probleem.
Natuurlijk is de Kaizen hier niet mee af. Er zijn nog veel andere experimenten nodig om te leren waar, hoe en met welke medewerkers de centrale balie ingericht moest worden. Het eindresultaat is een feest: veel meer vragen aan de balie en minder bij de docenten. De baliemedewerkers vinden hun werk leuker dan voorheen en de docenten geven aan dat ze minder last hebben van administratieve vragen. De studenten hebben gemiddeld twee dagen sneller antwoord op hun vraag.
De geleerde lessen
8 tips om een experiment op te starten
Gebruik je hersenen, niet je geld
Geld belemmert zelfs vaak het vinden van echte oplossingen.
Voorkom het automatiseren van verspillingen
Eerst leren en verbeteren, dan pas automatiseren. Experimenteer zo min mogelijk met (dure) IT-oplossingen. Zoek andere manieren om te leren of iets werkt.
Zorg dat je makkelijk terug kan
Een goed experiment is ‘reversibel’. Als de uitkomst is dat de oplossing niet goed werkt, dan wil je weer terug kunnen naar de oorspronkelijke werkwijze.
Keep it simple
Een experiment is krachtig als je het simpel uit kan leggen aan iemand.
Doe het samen
Samen (met klant en collega’s) experimenteren is leuker en je kunt elkaar helpen.
Meten is weten
Zorg dat je vooraf weet hoe je gaat meten of je experiment al dan niet geslaagd is.
Pas op met ‘Zie je wel’-conclusies
Als je probeert te bewijzen of je idee werkt, dan ben je snel geneigd positief te concluderen. Daag jezelf uit of je kan bewijzen dat je idee níet werkt.
Time-box je experiment
Als je afspreekt om gedurende 5 werkdagen te experimenten, stop dan niet na 2 dagen en ga ook niet langer door. Wat heb je na die 5 dagen geleerd?
Een toekomstbestendige organisatie is niet bang te experimenteren
Meer weten?
Loop je bij het experimenteren ergens tegenaan, we helpen je graag verder!
Over de auteurs
