Op 24 februari 2022 vallen Russische troepen vanuit meerdere kanten buurland Oekraïne binnen. Daarmee escaleert het sinds 2014 lopende gewapende conflict, met als gevolg dat meer dan 6 miljoen Oekraïners hun land ontvluchten.
Ruime anderhalve week later zoeken de eerste honderden Oekraïners opvang in Nederland. Dat aantal loopt in krap een maand op naar zo’n 22.000 vluchtelingen en stijgt nog harder door. Nederlandse burgers tonen zich in groten getale betrokken bij het Oekraïense leed en er ontstaan verschillende initiatieven voor tijdelijke particuliere opvang. Voor het ministerie van Justitie en Veiligheid is dat reden temeer om de opvang van Oekraïense vluchtelingen in goede banen te leiden. Het ministerie constateert dat deze problematiek niet via de bestaande structuren kan worden opgelost en stelt een apart programma-Directoraat-Generaal Opvang Oekraïense Ontheemden (DG OEK) aan en een nieuw in te richten Nationale Opvangorganisatie (NOO). Daaruit blijkt wel dat de opvang van de toestroom Oekraïners in Nederland een mega-operatie is. Het DG OEK en de NOO leggen de opdracht voor de particuliere opvang van Oekraïners bij vier betrokken hulporganisaties, die elk vanuit hun eigen expertise kunnen zorgdragen voor een veilige en humane opvang — voor zowel gastgezinnen als Oekraïense vluchtelingen.
Situatie
De druk op de samenwerking tussen deze vier hulporganisaties is groot. Niet eerder werkten zij intensief samen in een consortium, in een complex stakeholderveld en met grote tijddruk wegens de aard van de hulp. De complexiteit en tijdsdruk van deze mega-operatie – naast alle lopende projecten voor de bestaande migratiestroom – vraagt veel van de betrokken organisaties. Te veel. Het consortium gaat daarom op zoek naar een tijdelijke programma manager, specifiek een leider die zich makkelijk beweegt in een complex stakeholderveld en ook direct de operatie kan overnemen. Ze komt uit bij Martine Oegema, van De Interim Club.
Vanaf het begin was duidelijk: de particuliere opvang moet voor zowel Oekraïners als de gastgezinnen veilig en humaan zijn.
Martine vertelt: “In mijn eerste week heb ik vrij snel de dagelijkse operatie van het programma overgenomen, zodat de huidige programma manager direct ruimte kreeg in haar overvolle agenda. Denk bij de dagelijkse operatie aan het wekelijks overleg tussen de consortiumleden en de betrokken partijen en aan de dagelijkse afstemming voor de te plaatsen gezinnen. Dit werkte goed door het wederzijdse vertrouwen tussen mij en de opdrachtgever. Wat betreft de coördinatie in het complexe stakeholderveld hebben we in het begin samen opgetrokken.”
Complexiteit
“De uitdaging van deze opdracht was de dynamiek tussen de vier consortium partijen. Aan betrokkenheid en inzet geen gebrek, integendeel. Het is prachtig om samen zo vol te gaan voor een betekenisvol doel. Tegelijkertijd werkt elke organisatie wel vanuit haar eigen waarden en uitgangspunten. En dat is ook logisch. Zo is de ene organisatie normaal gesproken gericht op hulp voor mensen in de periferie van de samenleving, terwijl de Oekraïense ontheemden daar vaak niet toe behoren. Sommige hadden zelfs snel alweer in baan in Nederland. Een andere hulporganisatie gelooft juist in de kracht van proefplaatsing bij gastgezinnen, terwijl de aard van deze noodhulp daar eigenlijk niet op kon wachten.”
“Het was zaak om continu het gezamenlijke doel voor ogen te houden en te bepalen waar welke organisatie aanpassingen had te doen. Dat was in het begin echt wel even zoeken. Door hier wekelijks de dialoog over te blijven voeren en ons kernproces – van aanmelding naar plaatsing – transparant te maken, konden we samen wel de juiste keuzes maken.”
Haar ervaring in het Agile gedachtegoed maakt dat Martine het consortium direct meekreeg in het denken in waarde. Welke stappen in het kernproces voegen waarde toe? En welke nu even niet, gezien de nood van de situatie? Martine deelt: “De eerlijke gesprekken en scherpe discussies hebben ertoe geleid dat we de juiste keuzes hebben kunnen maken. In de ene stap deden we geen concessies, zoals het matchen van gast en gastgezin, in andere stappen wel, zoals over en weer dossiers heen en weer schuiven.”
Resultaat
“Het resultaat is uiteindelijk een gestroomlijnd plaatsingsproces met een goed werkend platform voor aanmeldingen en ruim 3.000 ontheemden die samenwonen bij gastgezinnen zonder echte incidenten. Ik ben trots op de samenwerking tussen alle partijen. Met zoveel belanghebbenden en zo’n schrijnend probleem staat die samenwerking al snel onder druk, maar met het resultaat mogen we tevreden zijn.”
De aanmeldingen van gastgezinnen en Oekraïense ontheemden neemt af, waardoor het programma afgeschaald wordt. Het is waarschijnlijk dat gemeenten de particuliere opvang voor Oekraïense ontheemden overneemt en hen voorziet van een perspectief. Met het afschalen van de projectorganisatie rondt Martine haar opdracht af. “Ik ben blij dat ik met mijn Agile- en leiderschapservaring heb kunnen en mogen bijdragen.”
De Interim Club is onderdeel van LCG, het ecosysteem voor organisatieverandering. De club bestaat uit interim leiders met scherpe verbetervaardigheden, die hun krachten bundelen om maximale impact te maken bij klanten en tegelijkertijd een flinke dosis werkplezier nastreven. Onze interim leiders hebben zich bewezen als COO of operationeel leider in succesvolle transities, veelal Lean en Agile veranderprogramma’s.
Over de auteur
