Wat is Obeya?

Samen met de rest van je afdeling of organisatie werk je hard aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen. Waarom lukt dat niet altijd? Het is een hele kunst om die doelen goed te communiceren, overzicht te houden op de voortgang én op tijd bij te sturen bij problemen. Obeya, een methodiek uit de Lean filosofie, helpt organisaties om dit proces van prestatiemanagement soepel te laten verlopen.

In dit artikel lees je:

Wat is Obeya?
Waar komt Obeya vandaan?
Waarom werken met Obeya?
Obeyabord
Obeya Methode uitgelegd in beeld
Obeya & andere Lean tools
Obeya & continu verbeteren

Obeya is een stuurmiddel dat organisaties helpt om hun doelen zo efficiënt mogelijk te halen. De methodiek wordt gebruikt om het besluitvormingsproces te optimaliseren en knelpunten sneller te ondervangen. In het Japans betekent de term Obeya ‘grote ruimte’. En dat is het ook: één grote ruimte met borden waarop de doelen, activiteiten en problemen in de organisatie visueel worden weergegeven. Een Obeya wordt soms ook wel een ‘war room’ genoemd, naar de ruimtes die militaire leiders in de eerste en tweede wereldoorlog gebruikten om de winnende strategie te bepalen.

Een stuurgroep of managementteam bespreekt in de Obeya regelmatig (bijvoorbeeld wekelijks) de voortgang op de doelen. Dreigt een doel niet te worden gehaald, dan besluit het team direct welke acties er nodig zijn om bij te sturen. Door deze dialoog vaak te voeren, worden afwijkingen snel zichtbaar en kun je er ook snel op reageren.

Waar komt Obeya vandaan?

Zoals veel Lean technieken vindt ook de Obeya zijn oorsprong in Japan, in het Toyota productiesysteem. De bedenker, Takeshi Uchiyamada, was destijds als Chief Engineer verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de eerste Toyota Prius. Hij zocht naar een manier om snel goede beslissingen te nemen met de managers van alle verschillende disciplines binnen het project. Hij ontwierp daarvoor de eerste ‘Obeya room’. Deze ruimte had een groot effect op de productiviteit: Toyota ontwikkelde in slechts drie jaar tijd de eerste massageproduceerde hybride auto. Ter vergelijking: de eerste concurrent van de Prius (de Honda Insight) kwam pas twee jaar later op de markt!

Waarom werken met Obeya? De 3 belangrijkste voordelen

Het maakt belangrijke informatie transparant

In de Obeya zijn de organisatiedoelen en de voortgang daarop voor iedereen zichtbaar en begrijpelijk – vooral als je visueel management toepast. Door droge cijfers te vertalen naar grafieken en snelheidsmeters creëer je een duidelijk beeld van waar de organisatie staat.

Het verbetert de onderlinge samenwerking

Managers van verschillende disciplines komen regelmatig samen in de Obeya. Hierdoor kunnen ze makkelijker brainstormen en hun inzichten en best practices delen. Door het uitwisselen van ervaringen ontstaat er meer wederzijds begrip, en dat maakt samenwerken een stuk makkelijker.

Het zorgt voor effectievere en snellere besluitvorming

Omdat belangrijke informatie transparant is in de Obeya, kan het managementteam besluiten nemen op basis van feiten in plaats van meningen. Bovendien houdt de wekelijkse dialoog het tempo erin.

Obeya-methode – wat is het Obeyabord?

Een Obeya bestaat uit drie muren met daarop verschillende borden met informatie. Hoewel er verschillende manieren bestaan om je Obeya op te bouwen, richt je de Obeya room in op een manier die past bij jouw organisatie. Wel komen de belangrijkste onderdelen vrijwel altijd in een bepaalde vorm terug;

Links: de doelenmuur
De linkermuur toont de strategische richting van het bedrijf: waar werken jullie naartoe? Hier staan bijvoorbeeld de missie, visie of kernwaarden van de organisatie. Je ziet langetermijndoelen die worden vertaald naar kortetermijndoelen, het liefst gevisualiseerd in een grafiek of diagram. Ontwikkel je een product? Dan doet een prototype het ook goed. Bij Toyota prijkte ter inspiratie schaalmodel van de Prius op een sokkel!

Midden: de actiemuur
De middelste muur bevat informatie over de acties die moeten bijdragen aan het behalen van de doelen. Vaak wordt deze muur verdeeld in twee delen: activiteiten en prestaties. Op het linkerdeel staat dan bijvoorbeeld de planning van de belangrijkste projecten en een kanbanbord met de status van verschillende taken. Het rechterdeel is specifiek gericht op prestatiemanagement. Hier zie je hoe de organisatie scoort op de KPI’s.

Rechts: de issuemuur
De rechtermuur wordt gereserveerd voor alle obstakels, knelpunten en problemen die het behalen van de doelen in de weg staan. Het managementteam noteert tijdens de Obeyasessie de acties die nodig zijn om elk probleem aan te pakken. Aan het einde van de sessie worden deze acties opgenomen in de middelste muur en wordt de rechtermuur ‘schoongeveegd’. De lege issuemuur is zo weer klaar voor de knelpunten van volgende week.

Obeya uitgelegd in 5 minuten

De Obeya is dus een krachtige tool om afdelingen en organisaties mee te sturen. Maar besef wel dat het opzetten en leren gebruiken van een Obeya een proces is dat tijd, aandacht en leiderschap vraagt. De theorie over deze werkwijze is simpel, het in de praktijk goed uitvoeren is waar het ingewikkeld wordt. Denk je dat Obeya een quick fix is die je management vanaf dag 1 tijd zal besparen, dan kom je bedrogen uit. Maar als je je daarentegen committeert aan het bouwen en ontwikkelen, dan kan Obeya de rust, duidelijkheid en doelgerichtheid brengen die je als management zoekt.

Welke andere Lean-praktijken gaan samen met Obeya om processen te verbeteren?

Waardestroomanalyse. Met deze methode teken je een proces stap voor stap uit, samen met medewerkers die bij de processtappen betrokken zijn. Daardoor worden knelpunten en kansen voor verbetering zichtbaar.
Continu verbeteren, met Kaizen. Deze techniek, die ‘verandering ten goede’ betekent, is bedoeld om problemen gestructureerd en duurzaam op te lossen. Kaizen vormt zo de ruggengraat van Lean en is een veel toegepaste methode voor verbetertrajecten in de zorg. Je gebruikt Obeya om je verbetertraject te plannen, de voortgang te monitoren en er efficiënt over te communiceren.
A3 is een andere veelgebruikte manier om te communiceren over verbeterprojecten. Dit vel papier op (je raadt het al) A3-formaat bevat vakken om de probleemdefinitie, doelstelling, oorzaak, maatregelen en borging in te noteren. De Obeya van een afdeling of organisatie kan dienen als een platform om je A3 tentoon te stellen aan collega’s en leidinggevenden.

Hoe draagt Obeya bij aan een cultuur van continu verbeteren en leren binnen een organisatie?

Obeya faciliteert en stimuleert continu verbeteren in de organisatie op verschillende manieren;

Obeya stimuleert open communicatie. In de Obeya room is alle informatie over prestaties en resultaten transparant en komen collega’s met verschillende functies bij elkaar om doelen af te stemmen, ervaringen te delen en ideeën uit te wisselen. Deze openheid motiveert mensen om samen te werken, leren en verbeteren.
Obeya brengt perspectieven samen. Als je met collega’s van verschillende afdelingen bij elkaar komt, leer je over elkaars processen en uitdagingen. In plaats van losse eilandjes worden jullie één team in dezelfde grote waardestroom. Je perspectief wordt breder, je begrijpt onderlinge afhankelijkheden beter en samen kun je effectiever verbeteren en innoveren.
Obeya maakt data makkelijk te begrijpen. In de Obeya ben je continu aan het visualiseren. Je geeft zoveel mogelijk weer in diagrammen, grafieken, flowcharts, et cetera. Je begrijpt taaie cijfers daardoor veel sneller en dat maakt het stukken makkelijker om knelpunten te herkennen en verbeteringen te monitoren.
Obeya creëert focus. Obeya is een centrale ruimte waarin de stuurgroep elke week samenkomt om de resultaten te bekijken en problemen op te lossen. Op deze manier wordt continu verbeteren onderdeel van het standaard bedrijfsproces.

Aan de slag met Obeya

Obeya is een effectief hulpmiddel voor het sturen van complete organisaties, afdelingen of uitdagende verandertrajecten. Vind meer informatie over hoe LCG helpt bij het inrichten van de Obeya. Of ga zelf aan de slag met de Obeya Foundation training. Ook het Obeya webinar geeft je inzicht in wat Obeya voor jouw organisatie kan betekenen. Aanvullend kan een training Graphic Facilitation helpen bij het visueel management van een Obeya binnen de organisatie.