KLANTCASE
De kracht van Lean in de geestelijke gezondheidszorg
Vonneke Bosch, Teamleider bij Altrecht Eetstoornissen Rintveld, ging samen met een van onze consultants met Lean aan de slag. We blikken met haar terug op de aanpak en de behaalde resultaten.
De patiënt staat centraal bij Altrecht Eetstoornissen Rintveld. Bij de verbetertrajecten waarmee we aan de slag zijn gegaan, zijn steeds behandelaren, verpleegkundigen, ondersteunende diensten en waar mogelijk patiënten betrokken. Toen we gingen kijken waar we tegenaan lopen in ons werk, kwam naar voren dat patiënten veel verschillende gezichten zien tijdens hun behandeling. Te veel, dachten wij.
We zochten naar feiten om ons vermoeden te onderbouwen, maar uit onderzoek bleek dat patiënten het niet als een probleem ervaren dat ze veel verschillende mensen zien. Het was voor ons dus niet noodzakelijk om voor dit punt een verbetertraject op te starten. We hebben hiervan geleerd dat we altijd feiten moeten verzamelen en geen aannames moeten doen voor patiënten.
Eenduidige behandelplannen
Een punt wat wel voor verbetering vatbaar is, zijn onze behandelplannen. Het probleem is dat we niet structureel en tijdig evalueren of de uitgevoerde behandeling het gewenste effect heeft. Het behandelplan op zich is daar een goed instrument voor, maar het wordt niet altijd consequent ingezet. Na de zomer beginnen we met een traject om het behandelplan een vast onderdeel te laten uitmaken van de behandeling. We willen de patiënt veel meer medeverantwoordelijkheid en medezeggenschap geven over de behandeling bij Rintveld. En uiteraard gaan we meten welk effect dit heeft op de doorlooptijd en het resultaat van de behandeling.
Grootste geleerde lessen
- Check altijd aannames bij patiënten — jouw zorg hoeft niet hun zorg te zijn.
- Durf keuzes te maken. Ook als het spannend wordt.
- Maak de PDCA-cyclus altijd af. Het venijn zit ‘m in de staart. Ook bij zorg.
Afsluittrajecten verkorten
Het tweede punt dat we snel willen verbeteren, is het verkorten van het afsluittraject van de behandeling. Als een patiënt klaar is met de behandeling worden er doorverwijzingen geschreven, maken we het dossier op orde en schrijven we een afsluitbrief. Daarna sluiten we het dossier en meten we de resultaten van de behandeling. Dat alles duurt nu ruim 100 dagen en dat is natuurlijk veel te lang. We hebben daarom de verschillende stappen van het afsluittraject in kaart gebracht. Hoe loopt het traject nu? Waar blijven zaken lang liggen? Van deze vragen hebben we een waardestroomanalyse gemaakt. We hebben de antwoorden in kaart gebracht en zijn begonnen met de grootste verbeterstap, namelijk het tijdig schrijven van de afsluitbrief. Als we alle verbeterstappen uitvoeren, kunnen we het proces ongeveer met de helft verkorten, tot 50 dagen.
Vonneke Bosch is Teamleider bij Altrecht Eetstoornissen Rintveld, een topklinisch centrum voor diagnostiek en behandeling van eetstoornissen. Zij biedt specialistische hulp aan kinderen, jongeren en volwassenen met verschillende soorten eetstoornissen.
Dagstart houdt Lean levend
De kunst is om Lean levend te houden in je organisatie. Dat proberen we te doen met de dagstart. In maart zijn we daarmee begonnen op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag van 9.45 tot 10.00 uur. De verpleegkundigen die dan dienst hebben, komen op dit tijdstip samen bij het verbeterbord. Omdat we met 24-uurs diensten werken, is dit steeds een wisselende groep mensen. We inventariseren problemen, bekijken mogelijke oplossingen en bespreken welke acties genomen moeten worden. Op het bord komen steeds maximaal vijf problemen, zodat het aantal acties uitvoerbaar blijft. We bekijken waar we zelf tegenaan lopen en waar de patiënt tegenaan loopt.
We moesten erg wennen aan deze manier van werken, maar inmiddels staan de medewerkers er steeds positiever tegenover. We starten de dagstart met het tevredenheidscijfer van de verpleegkundigen over de afgelopen week. Daar mogen ze een toelichting bij geven, maar dat hoeft niet. We hebben moeten leren om de tijd van een kwartier echt af te bakenen. Daarnaast worstelde ik met mijn rol. Ik praatte in het begin veel mee op inhoudelijk vlak, maar moest meer het overzicht houden, de waarom-vragen stellen en trajecten uitzetten. Daar ben ik goed in gecoacht.
De Lean trajecten moeten niet alleen voor onze organisatie verbetering brengen, maar juist ook voor onze patiënten.
Vonneke Bosch, Teamleider Altrecht
Het is fijn dat er iemand van buiten de organisatie in het traject meekijkt en meedenkt. Bart staat verder van de inhoud af en stelt de vraag waarom we doen wat we doen. Hierdoor gaan wij ook weer op een andere manier naar ons werk kijken. Dat is heel verfrissend. Samen met Bart zorg ik ervoor dat Lean echt een meerwaarde is. Medewerkers ervaren dat problemen nu ook echt aangepakt en opgelost worden. Voorheen praatten we er alleen over. Dat is een verbetering die iedereen ziet.
Meer weten over onze veranderaanpak?
Problemen aanpakken met het verbeterbord
‘Een probleem waar we ons al jaren aan stoorden, is dat er op de afdeling eetstoornissen niet altijd voldoende eten is. Dat kan natuurlijk niet. De maaltijden zijn een belangrijk deel van de behandeling. Het probleem werd steeds alleen op het moment zelf opgelost. Dus zijn we het probleem gaan onderzoeken en hebben we een verbetertraject in kaart gebracht. Na onderzoek blijkt, dat er niet goed wordt doorgegeven aan de cateraar hoeveel patiënten er dagelijks bij de maaltijd aanwezig zijn. Nu we weten waar in het traject het mis loopt, kunnen we dit probleem met een kleine aanpassing in de procedure snel oplossen.
Een ander voorbeeld is dat we steeds glazen en opscheplepels kwijt waren in de kliniek. Ook hier hebben we weer stap voor stap het traject in kaart gebracht om te kijken hoe dat kan. Het blijkt dat patiënten deze meenemen naar huis, als een soort zekerheid. Zo kunnen ze thuis het eten en drinken op dezelfde manier afmeten als in de kliniek. We hebben de patiënten en facilitaire medewerkers bij de oplossing van dit probleem betrokken. De patiënten geven aan het fijn te vinden als er verschillende glazen, kommen en opscheplepels zouden zijn, zodat ze zich niet focussen op één soort. De facilitaire medewerkers zorgen daar nu voor, in samenspraak met de verpleegkundigen en de diëtiste. Zo pakken we de problemen bij de kern aan. Bijkomend voordeel is, dat de verschillende medewerkers meer samenwerken. Lean, en met name de dagstart, heeft echt het teamgevoel versterkt.’
Over de consultant
