Hoe kan onze organisatie de bedrijfsvoering van huisartsenpraktijken verder helpen verbeteren terwijl de zorg van hoge kwaliteit blijft? Volgens Ageeth de Ruig en Eva Euser van regionale huisartsenorganisatie Huisartsen Zuid Kennemerland (HZK) lag de oplossing in het Lean gedachtegoed.

Huisartsen Zuid Kennemerland is de regionale huisartsenorganisatie voor huisartsen in de regio Haarlem/Heemskerk. Zij stelt zich onder andere ten doel om de huisartsenpraktijken te ondersteunen, zodat zij zorg van hoge kwaliteit kunnen blijven verlenen. HZK verzorgt onder andere de tijdelijke inzet van praktijkmanagers, advies bij kwaliteitsbeleid en diverse scholingen voor alle medewerkers van de huisartsenpraktijk. 

Om haar scholingsaanbod uit te breiden met Lean, nam HZK LCG in de arm, vanwege haar jarenlange ‘hands on’ ervaring met continu verbeteren in de zorg. Ook had een van de HZK praktijkmanagers een dagdeel meegelopen bij het verbetertraject van een praktijk in Spaarndam. Daar werd de kracht van ‘Lean praktisch toepassen’ en het leren van elkaars praktijken duidelijk. 

Met een diverse groep van zo’n 20 praktijkmanagers gingen we aan de slag met een praktisch trainingsprogramma. De ervaring van LCG maakte dat er met beperkte tijd en budget toch waardevol resultaat geboekt werd. 

Trainingsprogramma

Het programma bestond uit twee keer een halve dag gezamenlijke training en voor iedere deelnemer twee digitale inloopsessies om voortgang en uitdagingen te bespreken. Ook kregen de deelnemers toegang tot het digitaal leerplatform Connector, zodat ze de geleerde theorie en oefeningen in eigen tijd konden raadplegen. 

Op trainingsdag 1 maakten de praktijkmanagers kennis met de principes van Lean door een fysiek simulatiespel. Ze leerden de basistheorie en Kaizen werd uitgelegd aan de hand van een veelvoorkomend probleem in huisartsenpraktijken: de roodgloeiende telefoonlijnen. Vervolgens gingen ze aan de slag met een proces uit hun eigen praktijk. Voorbeelden van gekozen procesverbeteringen: 

• Verminderen van vermijdbare vragen aan de balie/ aan de telefoon 
• Verminderen van zoeken, misgrijpen en over de datum raken van voorraden 
• Verminderen van onnodig overleg met huisarts bij ‘vermoeden urinewegontsteking bij gezonde jonge vrouwen’ 
• Verminderen van patiënten die voor niets komen vanwege het niet kunnen uitvoeren van handelingen door waarnemers 

Met bovenstaande processen gingen de praktijkmanagers na trainingsdag 1 zelf aan de slag. Tijdens twee ingeplande digitale inloopsessies konden praktijkmanagers in subgroepen sparren over hun verbeteringen, hulp vragen bij obstakels en leren van elkaars casus. Stap voor stap werd aanvullende Lean theorie uitgelegd, om de verbeteringen verder op weg te helpen. 

Op trainingsdag 2 presenteerden alle deelnemers hun verbeterproject en de geleerde lessen die ze wilden delen. Daarna volgde een blok theorie over ‘Hoe krijg ik collega’s mee?’. Dit blok hielp in de actieplannen om volgende processen in de huisartsenpraktijk te verbeteren. 

Concreet resultaat

De praktijkmanagers hebben mooie resultaten geboekt op de gekozen bovenstaande procesverbeteringen. Zo bleken de meeste vermijdbare vragen aan de balie te gaan over ‘melden voor afspraak’, terwijl dat niet nodig is. Informatie op een geprinte A4 was hiervoor al een simpele oplossing. In totaal wordt hierdoor 80% van alle vermijdbare vragen geëlimineerd.  

Het 5S’en van de voorraadkamer was een oplossing voor het zoeken en misgrijpen van voorraden medische hulpmiddelen. Betere informatievoorziening en een standaard checklist bij de telefoontjes van gezonde jonge vrouwen die belden met een vermoeden van blaasontsteking zorgden voor vermindering van onnodige afspraken. En door in Excel goed bij te houden welke waarnemer welke handelingen kan doen, wordt nu voorkomen dat patiënten voor niets komen. 

Enthousiast

Zowel de deelnemende praktijkmanagers als Eva en Ageeth van HZK reageerden enthousiast: “Kennismaken met Lean stimuleert je écht om anders te denken en werken. Tijd inplannen om hiermee aan de slag te gaan levert praktijken daadwerkelijk efficiëntiewinst op.” Het trainingsprogramma werd beoordeeld met een 8,9 uit 10.  

Wat het programma een succes maakte? De concrete resultaten die het opleverde en de praktijkspecifieke voorbeelden bij de theorie. Ook de gebundelde ervaring van verschillende praktijken werd genoemd. En hoe het programma nog beter kan? De fysieke dagdelen en digitale sessies wat korter na elkaar plannen, zodat theorie minder wegzakt. 

En hoe nu verder? Hoe houden we het enthousiasme in de verschillende huisartsenpraktijken levend? En hoe helpen we praktijkmanagers om te blijven verbeteren? Samen met HZK verkennen we nu de mogelijkheden om een vervolg aan dit succes te geven. Voorbeelden van mogelijke vervolgstappen waarin LCG kan ondersteunen zijn onder andere: 

• verder verdiepen van Lean kennis en vaardigheden om dit zelfstandig te kunnen toepassen door het volgen van een Green Belt opleiding 
• op de werkvloer begeleiden van teams om vervolgstappen te maken in de ingezette verbetertrajecten volgens de Kaizen/A3-methodiek 
• begeleiding bij 5S-activiteiten in de praktijk 
• helpen opzetten van dag- of weekstarts om als team kortcyclisch te sturen op meetbare doelen. 

Interessant voor jouw huisartsenpraktijk?

We kunnen ons zo maar voorstellen dat je enthousiast bent geworden van het verhaal van HZK of van de praktijk in Spaarndam. Wil je verkennen wat er mogelijk is voor jouw huisartsenpraktijk? Bel of mail vrijblijvend met onze zorgexperts Marjolein of Ronnie om je vraag of uitdaging te bespreken. 

Nederland heeft een zorgsector waar we trots op mogen zijn. En tegelijkertijd staat deze onder druk. Door vergrijzing neemt de zorgintensiteit toe: er is meer én zwaardere zorg nodig. Dat dwingt ons om zo goed mogelijk met onze zorgsector om te gaan, door verspilling eruit te halen en kwaliteit te blijven verbeteren. Bij eerstelijns praktijken, ziekenhuizen, VVT-instellingen én derdelijns specialisten. Bij LCG hebben we een team van consultants gespecialiseerd in de zorg. Het team heeft jarenlange ervaring in continu verbeteren bij ziekenhuizen, huisartsenpraktijken, zelfstandige klinieken en andere zorginstellingen.

---