KLANTCASE
Succesvol veranderen met het Scrum Framework
De divisie Heat NL van Vattenfall pakte een van de belangrijkste verandertrajecten aan met het Scrum Framework. LCG begeleidde hen hierbij. We interviewden Wim Schipper, die in dit traject de rol van Product Owner had.
Vattenfall is een internationaal energiebedrijf. Van oorsprong komt het uit Zweden, maar inmiddels al jaren actief in Nederland. De ambitie van Vattenfall is om binnen één generatie te kunnen leven zonder fossiele brandstoffen. Dat betekent onder andere dat Vattenfall alleen nog energie levert uit schone bronnen die nooit opraken. Denk aan zon, wind en water.
De divisie Heat NL heeft strategische doelen gedefinieerd om bij te dragen aan het realiseren van deze ambitie. Het traject van Wim hoort bij die strategische doelen. Om snel een waardevol resultaat te kunnen behalen en flexibel mee te bewegen met de omgeving koos men voor een aanpak met Agile elementen. Het Scrum Framework was hiervoor het startpunt.
Hoe zijn jullie begonnen?
“Nadat het beoogde doel van het traject duidelijk was, vormden we in overleg met het management en enkele experts een multidisciplinair team: het kernteam. Dit team is door LCG getraind in een basis workshop over Agile en het Scrum Framework. Na deze basissessie is er een sprintritme ingericht en is het team ‘gewoon’ gestart.”
Grootste geleerde lessen
- Zorg vooraf voor commitment op beschikbare capaciteit. Zowel bij de teamleden als bij het management team.
- Voorkom dat Scrumsessies geen discussiesessies worden — makkelijker gezegd dan gedaan.
- Creëer transparantie & focus op afdelingsdoelstellingen, door het gebruik van een Obeya warroom.
Welke uitdagingen hebben jullie als team overwonnen?
“De eerste hobbel die het team tegenkwam, was de beschikbaarheid van de teamleden. Het traject kwam min of meer bovenop de bestaande werkzaamheden en het committeren aan een sprintritme was lastiger dan gedacht. Met de ondersteuning van LCG zijn teamafspraken gemaakt en experimenteerden we met één vaste projectdag per week en een 15-minuten-stand-up. Het klinkt weinig, maar het was wel die ene dag die het verschil heeft gemaakt.”
“De vaste dag per week, het driewekelijks ritme van de Scrum Events en de 15-minuten-stand-up in het begin van de week zorgden voor de eerste successen van het team. Het traject werd bekend binnen de organisatie en de stakeholders hadden steeds meer interesse in onze resultaten.”
Wim Schipper is Product Developer bij Vattenfall en had een vitale rol bij de implementatie van Agile werken binnen de divisie Heat NL.
“Naarmate het team beter op elkaar ingespeeld raakte, werden de Scrumsessies steeds vaker ‘praat’- en discussiesessies en bleek de voortgang toch lastiger. De energie zakte weg. Enerzijds was dit de complexiteit van het vraagstuk en anderzijds was het interpretatieverschil van de opdracht de oorzaak. De reden van het interpretatieverschil was dat de opdrachtgever traditioneel een opdracht verstrekte waarin het ‘hoe’ – het product inclusief voorwaarden dat het team moest bouwen – al gespecificeerd was. Zonder dat experts geraadpleegd waren of dat er getoetst was aan de markt. De aanpak en coaching van LCG op klantwaarde resulteerden in een wijziging van het ‘hoe’. Het product dat aanvankelijk was bedacht, bleek niet waardevol genoeg te zijn voor de markt.”
Het zijn de kleine dingen die het grote Scrum Framework hebben gebouwd.
Wim Schipper, Product Developer Vattenfall
“Om opnieuw de juiste koers te bepalen, heeft het team tijdens een tweedaagse off-site hard gewerkt aan de grote brokken van het Minimal Viable Product. Ook is er een opgeschoonde Backlog waarmee de praat- en discussiesessies zijn veranderd in een uitvoermodus, met regelmatige toetsing bij de ‘klant’. De ook wel bekende dolfijnmomenten.“
Wat heb je geleerd tijdens dit traject en neem je mee naar een volgend traject?
“Als Product Owner van dit complexe product heb ik geleerd dat het regelmatig toetsen bij de klant onwijs belangrijk is. Om snel met de juiste dingen bezig te zijn is Design Thinking, het liefst inclusief de klant, een beter startpunt dan het meteen beginnen met bouwen. Het management krijgt dan inzicht in de hoeveelheid werk en waar de focus op gelegd moet worden.”
“Daarnaast is de kracht van een cross-functioneel team en het ritme van het Scrum Framework zichtbaar geworden. De Obeya, die gedurende het traject door LCG op Heat NL-niveau is ingericht, heeft ook geholpen om meer transparantie en focus vanuit de organisatie op het traject te krijgen.”
Hoe heeft LCG jullie begeleid?
“De leuke, interactieve workshops zorgden ervoor dat de teamleden het leuk vonden deel te nemen aan dit traject. Vanwege de complexiteit bleek het Scrum Framework niet altijd de juiste aanpak. LCG ging hier professioneel mee om en had voldoende betrokkenheid om op andere manieren interventies toe te passen. ‘Binnen Scrum was LCG Agile‘. Zonder LCG hadden we niet gestaan waar we nu staan, daar ben ik erg blij mee.”
Waar ben je het meest trots op?
“De bekendheid en de transparantie van het traject die we binnen en buiten de organisatie hebben gecreëerd. Door het zijn van een ‘dolfijn’ wonnen we het vertrouwen en zijn ook de interne medewerkers bereid om ons te helpen. De aanpak hielp ons om binnen zes maanden impact te laten zien. Ook groeiden we van gewoon collega’s naar een goed draaiend team waarin we weten wat we aan elkaar hebben.”
Over de consultant
