Wat is continu verbeteren? Continu verbeteren wordt ook wel ‘Kaizen’ genoemd en is de Japanse samenstelling van Kai, wat verandering betekent en Zen: voor het goede. Ofwel: veranderen om te verbeteren.

Als je als bedrijf een Lean transformatie doormaakt naar een cultuur van continu verbeteren, dan wordt Kaizen de basis van je bedrijfsvoering. Het is een aanpak waarbij werknemers op alle niveaus van een bedrijf proactief samenwerken om regelmatige, stapsgewijze verbeteringen tot stand te brengen. Het resultaat en tevens voordeel is meer werkplezier en grotere betrokkenheid, en dat continu.  

De kern van continu verbeteren is dat je niet harder, maar slimmer gaat werken. Omdat deze methode specifiek gericht is op de werkplek en de initiatieven van de medewerkers zelf komen, is de Japanse term Gemba Kaizen. Gemba betekent ‘de echte plek’ ofwel: daar waar het gebeurt.  

Waarom is verandering nodig?

Dat is de belangrijkste vraag. Als je die eerst beantwoordt, gaan mensen sneller mee. Dit is essentieel om succesvol een cultuur van continu verbeteren te realiseren. Een ander, onmisbaar ingredient voor succes is dat verbeteren leuk moet zijn. Enthousiasme voedt de motivatie van medewerkers! En de mensen die dagelijks in het proces werkzaam zijn, kennen dat proces als geen ander en hebben de beste verbeterideeën.

Hoe kan je continu verbeteren? 

Als het lukt om het denk- én doevermogen van een hele organisatie te activeren kan je spreken van Kaizen, een verbetercultuur. Het verbeteren van de klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid en de operationele resultaten staan dan centraal. Wat daarbij helpt is een duidelijk beeld van hoe perfectie er in jouw bedrijf uitziet: een visie. Dan weet je waar je steeds naar wil streven. 

Voor iedere organisatie is een eigen aanpak nodig. Gebaseerd op de inzichten uit de eerdere fasen van een lean transformatie, richt LCG werkwijze zich op 3 elementen:

  • Doel
  • Proces
  • Mensen

Kennis, vaardigheden en ervaringen breng je over aan organisaties en gebruikt daarbij de 5 principes van Lean en instrumenten zoals een klantarena en een waardestroomanalyse

Waarom is continu verbeteren belangrijk? 

Je leert door te doen, dat is waar continu verbeteren om draait. Daarbij geeft het veel energie als collega’s verbeteren leuk gaan vinden en geïnspireerd raken. De prestaties gaan omhoog, de klant wordt beter bediend, er is meer werkplezier en betrokkenheid. Voor de teamontwikkeling heeft deze methode positieve gevolgen, omdat de suggesties voor het grootste deel rechtstreeks afkomstig zijn van de werkvloer. 

 

Een goed resultaat van continu verbeteren is dat we nu eerst het probleem in kaart brengen en niet meteen rennen naar een oplossing. Er wordt nu nagedacht over waar we op moeten sturen en waarom.

Hoe pak je verbeteren als team aan in de praktijk?

Een veelgebruikte methode is Plan, Do, Check, Act (PDCA). In deze cyclus werkt een team gestructureerd en stap voor stap naar een oplossing. De manager heeft hier de rol van coach. Voor het slagen van zo’n cyclus is betrokkenheid van het lijnmanagement dus essentieel. Fouten maken mag, zolang iedereen ervan leert en je daarna weer verder gaat in een volgende cyclus. Een PDCA-cyclus kan er zo uitzien:

 

  1. Definieer scherp het probleem 
  2. Verzamel de feiten 
  3. Analyseer de feiten 
  4. Genereer oplossingen 
  5. Implementeer 
  6. Controle en borging, leren 

In teams die naar tevredenheid werken aan continu verbeteren is het een onderdeel van hun dagelijkse activiteiten. Het vereist geen speciale functies of vaardigheden in de organisatie. In plaats daarvan vertrouwen medewerkers op hun eigen kennis, gezond verstand en logica. De gecombineerde kennis, ervaring en vaardigheden van het team zijn meer dan voldoende voor succes. Fouten maken hoort hier ook bij. Een continu verbetercultuur heeft alleen een kans van slagen als mensen zich veilig voelen om fouten te maken, zodat ze kunnen leren. 

Continu verbeteren in de zorg 

Léon van der Weiden, senior adviseur opleidingen in het Isala Ziekenhuis, is vooral enthousiast over de verbeteringen ‘ophalen’ op de werkvloer.  

‘Operationeel leidinggevenden werden in ons ziekenhuis als het ware ‘naar boven gezogen’ de organisatie in. Minder of nauwelijks aanwezig op de werkvloer en hard bezig met cijfers kloppend te krijgen voor de manager en directeur. Oprecht gelukkig en warm werd ik toen ik hoorde over ‘dienend leiderschap’ en 80% Gemba (werkvloer). In ons ziekenhuis is gezegd dat alle leidinggevenden in ieder geval tussen 08.00 en 10.00 uur aanwezig zijn op de werkvloer. Wat een ommekeer! Het is dus mogelijk, (maar ook noodzakelijk) voor ziekenhuizen als je het maar grootschalig en langdurig invoert.’

Daarbij is de behoefte van je klant als uitgangspunt nemen – en houden, de beste garantie voor resultaat.

‘Mensen blijven enthousiast met verbetervoorstellen komen. Daar maken we keuzes in. Continu verbeteren is niet alleen een middel, maar heel onze manier van denken is veranderd. Bij alles wat we doen houden we onze klant voor ogen. Daardoor kunnen we onze dienstverlening nu beter vormgeven.’  Judi Verheul, Teamleider Vergunningen Openbare Ruimte Utrecht 

Op zoek naar een coach? 

Bij LCG hebben we de juiste mensen om jouw bedrijf te begeleiden. We kunnen je team helpen om zelf een PDCA-cyclus op te zetten zodat je samen continu kunt verbeteren. We beginnen dan met het scherpstellen van het probleem dat jullie willen oplossen en het vaststellen van de langetermijn visie.

Onze consultants

Meer weten?

Lees dan over hoe je continu verbeteren en vernieuwen de standaard maakt in organisaties. Meer lezen of Lean? Ontdek het gedachtegoed van Lean waarin het maximale waarde leveren voor de klant een centraal thema vormt.


Over de auteurs

Ik wil vanuit verbinding en contact met plezier impact maken. Ik geloof in echte meetbare resultaten die het werk leuker en/of makkelijker maken.

profiel Ronnie Wenting

Ik houd van hersenkrakers en weet ingewikkelde vraagstukken simpel te maken. Ik zie het positieve in iedere situatie en maak elke dag een beetje mooier voor de mensen om me heen en (daarmee) ook voor mezelf.

profiel Leonie Snijders