De druk op zorginstellingen neemt toe. Er zijn grote uitdagingen wat betreft de toename van het aantal patiënten en de zwaarte van de zorg per patiënt. En dat terwijl het aantal zorgmedewerkers gelijk blijft of zelfs afneemt. Hoe zorg je er als zorginstelling voor dat je hier zo goed mogelijk mee omgaat? In dit artikel lees je de inzichten uit ons team van zorgconsultants.
Meer tijd voor de patiënt
Langer met aandacht bij de patiënt zijn. Dat is een veelgehoorde behoefte onder zorgmedewerkers. Patiënten voelen zich er beter door, het levert meer voldoening op voor medewerkers en de kwaliteit van zorg heeft er ook baat bij. Tegelijkertijd is de werktijd van specialisten, managers en verpleegkundigen beperkt en kostbaar. En omdat de werkdruk in de zorg als hoog wordt ervaren, is langer werken geen duurzame oplossing om meer tijd per patiënt te kunnen besteden. Dus waar moet die tijd vandaan komen?
Uit het elimineren van verspillingen, is het korte antwoord. In elke zorginstelling zijn er routines, processen en activiteiten ontstaan die tijd vragen van medewerkers, terwijl ze weinig tot geen klantwaarde (waarde vanuit het perspectief van de patiënt) creëren. Er zijn twee manieren om verspillingen op zorgafdelingen eruit te halen, zodat medewerkers netto meer werktijd overhouden om met aandacht bij de patiënt te zijn:
1. Kleine verbeteringen via dagstarts
De dagstarts van zorgteams zijn een nuttig moment om in kaart te brengen waar de verspillingen in de werktijd van medewerkers zitten. Door deze in kaart te brengen en vervolgens te kijken welke binnen het team kunnen worden opgelost, ontstaat er al meer ruimte in de agenda’s. Ook hier geldt: de expertise bevindt zich op de werkvloer. Teamleden hebben zelf de beste ideeën om verspillingen in hun werk op te lossen.
Voorbeelden van kleine verbeteringen
Op een verpleegafdeling in een groot regionaal ziekenhuis waren de belangrijkste verspillingen:
- Het zoeken naar materialen zoals handschoentjes, naalden, medicijnen
- Het aanvullen van deze materialen
- Assisteren bij visite lopen van arts
- Overdracht op kantoor
Door kleine verbeteringen via dagstarts door te voeren, was het zorgteam in staat om meer tijd op de werkvloer te zijn. Zoeken naar materialen hoefde niet langer door herinrichting van de voorraadkasten. Aanvullen van materialen werd veel efficiënter door heldere afspraken over wie wanneer wat aanvult. Assisteren van visite lopen bij arts was veel minder noodzakelijk, doordat artsen de instructies aan de verpleegkundigen na hun visite deden. Het gevolg: in plaats van dat de verpleegkundige 1,5 uur meeloopt, is de eigenlijke noodzaak – het doorkrijgen van de instructies – nu in 5 tot 10 minuten gedaan. Een tijdwinst van zo’n 80 minuten die besteed kunnen worden aan de patiënt. En door de overdracht (rapporteren) aan de dienstdoende arts nu op de kamers bij de patiënt te doen in plaats van op kantoor, ontstaat er een extra moment met aandacht voor de patiënt.
Op deze wijze hebben verpleegkundigen op een afdeling de bestede tijd aan patiënten in enkele maanden vergroot van 40% naar zo’n 80%.
Hoe verminderen we medicijnverspilling?
Naast wachtlijsten zijn ook de steeds verder oplopende zorgkosten een belangrijk onderwerp. Een aanzienlijk aandeel in die zorgkosten wordt veroorzaakt door medicijnverspilling. We spraken consultant Ronnie Wenting, Lean expert in de zorg, over manieren om dit tegen te gaan.
Bekijk de aanpak2. Grote verbeteringen via Kaizen
Tijdens dagstarts kan duidelijk worden dat een verspilling niet binnen het team kan worden opgelost. Vaak zijn er afhankelijkheden naar meerdere andere teams of zorgspecialisten. Dat vraagt om een Kaizen, een verbetermethode die ervoor zorgt dat een probleem bij de grondoorzaak wordt aangepakt en opgelost. Bij zorginstellingen wordt het realiseren van grotere verbeteringen veelal gedaan door een intern verbeterteam of door tijdelijke inzet van een (team van) zorgconsultants.
Lean Green Belt voor zorgprofessionals
De uitdagingen in de zorg zijn groot. Met Lean leer je stapsgewijs verbeteringen tot stand te brengen die zorgen voor betere resultaten en meer werkplezier. Deze 5-daagse training is speciaal gemaakt voor de zorg en gaat gericht in op de praktijk in deze sector.
Voorbeelden van grote verbeteringen
In ziekenhuizen leidt het onnauwkeurig of incompleet registreren van alle activiteiten rondom de patiënt tot de nodige frustratie, zowel bij zorgmedewerkers als de patiënt zelf. Bij het verleggen van een patiënt bijvoorbeeld merkte de verpleegkundige een drain op, terwijl dat niet geregistreerd stond. “Oh, u heeft ook een drain”, leidt bij de patiënt tot zorgen. ‘Weten ze wel goed waar ze mee bezig zijn?’. En voor de verpleegkundige is het ook vervelend; er zijn andere handelingen nodig dan vooraf bedacht en dat kost extra tijd. Een dergelijke onwenselijke situatie kan voorkomen worden. Waarom gebeurt registratie van de activiteiten rondom een patiënt onnauwkeurig of incompleet? Wat is de grondoorzaak? En welke oplossingen zijn er mogelijk? Een Kaizen helpt deze grotere verbeteringen te realiseren.
Een ander voorbeeld van een grote verbetering via Kaizen gaat over overdrachtsmomenten. Die zijn van wezenlijk belang voor de kwaliteit van de zorg, maar leveren geen directe klantwaarde voor de patiënt. Zo is bij de overdracht van de OK naar de verpleegafdeling belangrijk dat het duidelijk is welke postoperatieve pijnbestrijding van toepassing is. Op de verpleegafdeling leken patiënten onnodig veel pijn te hebben. Daardoor hadden ze een langere ligduur dan medisch noodzakelijk en dat leidde tot frustratie bij de verpleegkundigen. In een multidisciplinaire Kaizen bleek dat de anesthesioloog op de OK noteerde ‘pijnbestrijding volgens protocol’, maar op de verpleegafdeling een verkeerde aanname werd gedaan over welk protocol precies werd bedoeld. Toen dit helder werd, werd de pijnbestrijding nader gespecificeerd, zodat er geen onduidelijkheid meer over was. Resultaat: minder pijn bij patiënten, die sneller konden mobiliseren en daardoor eerder naar huis konden. En blijere gezichten onder de verpleegkundigen.
Continu verbeteren in de zorg
Dit soort verbeteringen via Kaizen zijn bij zorginstellingen vaak onderdeel van een grotere (Lean) transitie. Het gaat in zo’n transitie in de kern om het verbetervermogen van de gehele organisatie aan te zetten. Het gevolg: meer patiëntwaarde, meer werkplezier en een gezonder financieel resultaat. Lees hier over de voordelen van continu verbeteren in de zorg.
