Hoe verminderen we medicijnverspilling?

Naast wachtlijsten in de zorg en de samenwerking tussen verschillende afdelingen en instanties zijn ook de steeds verder oplopende zorgkosten een belangrijk onderwerp. Een aanzienlijk aandeel in die zorgkosten wordt veroorzaakt door medicijnverspilling. Volgens onderzoek van Charlotte Bekker is dat ruim €100 miljoen per jaar (2020). We spraken consultant Ronnie Wenting, Leanexpert in de zorg, over manieren om dit tegen te gaan.

“Het is duidelijk dat medicijnverspilling niet wenselijk is: het kost veel geld en is daarnaast erg slecht voor het milieu. Houd hierbij in gedachte dat het meestal niet alleen gaat om paracetamol, maar ook om specifieke kankermedicatie. Medicatie die soms wel €10.000 euro per dosis kan kosten.”

Hoe ga je te werk bij het aanpakken van dit probleem? Is hier een standaard manier voor?

“Ja, in zekere zin is er wel een standaard voor. Het is belangrijk om eerst te kijken hoe groot het probleem op een betreffende afdeling precies is. Je gaat onderzoeken hoe vaak verspilling voorkomt. Door hier elke dag aandacht aan te besteden, krijg je inzicht in de data en ontstaat er tegelijkertijd bewustwording op het onderwerp. Medicijnverspilling is daarom vaak een van de indicatoren op een dag- of weekstart bord.”

Nadat in kaart is gebracht hoeveel verspilling er is, is het belangrijk om dat verder te kwantificeren. Hoe vaak gebeurt het? Wat is de waarde van een bepaald medicijn? Met andere woorden: je maakt inzichtelijk wat de belangrijkste en duurste drivers van de totale verspilling zijn. “Binnen Lean is het vaak zo dat het elimineren van de grootste 20% van de verspilling al 80% van het probleem opgelost wordt. Dat geldt bij medicijnverspilling ook.”

De volgende stap is de oorzaken in kaart brengen. Waarom gooien we iets weg? Waarom houden we voorraad over? Veel voorkomende oorzaken zijn:

• Een patiënt kwam onverwacht niet opdagen of mag eerder naar huis, maar de medicatie is ’s ochtends al wel geprepareerd.
• Er wordt op basis van de verkeerde informatie (te veel) ingekocht.
• Medicatie raakt over de datum omdat er grootverpakkingen zijn ingekocht.

Om echt tot de kern te komen, vraag je vervolgens door om passende maatregelen te bedenken. Bijvoorbeeld door vaker kleinere hoeveelheden klaar te zetten of het proces van voorschrijven te optimaliseren.

Het klinkt zo heel simpel, maar hier is tijd voor nodig die er in de zorg nauwelijks is. Hoe pak je dat aan?

“Veel zorgmedewerkers lopen zich de hele dag hun benen uit het lijf en hebben weinig tijd om stil te staan en te reflecteren. Vaak loopt een proces op een bepaalde manier, omdat het nou eenmaal al tijden zo gedaan wordt. Natuurlijk opperen medewerkers wel dat dingen beter of efficiënter kunnen, maar om die dingen daadwerkelijk te doen, daar is tijd voor nodig. Die tijd is er vaak niet. Het klinkt haast vreemd, maar mensen letterlijk aan hun jasje trekken en ’s ochtends vragen om 5 minuten van hun tijd, creëert verrassend veel ruimte. Het eerste doel van die 5 minuten is dan vaak: meer tijd creëren.”

“Dat tijd creëren kán, bewijst een mooi voorbeeld van een verpleegafdeling die ik ooit begeleidde. Het team constateerde al vrij snel, dat het gezamenlijk met een arts visites lopen weinig toegevoegde waarde voor de patiënt had. De verpleegkundige hoefde meestal niks te doen namelijk. Maar het kostte hen wel veel tijd, die anders gericht aan een patiënt besteed had kunnen worden. Het gezamenlijk visite lopen is dus afgeschaft. Met de afspraak dat wanneer de arts toch de kennis van een verpleegkundige nodig had, deze opgepiept kon worden.”

“Een ander voorbeeld is dat de verpleging veel tijd verloor, omdat bepaalde producten niet op voorraad waren op de afdeling. Een verpleegkundige moest dan naar het centrale magazijn aan de andere kant van het ziekenhuis. In samenwerking met de facilitaire afdeling werd een oplossing gevonden om te zorgen dat de voorraad op de afdeling op peil bleef.”

Creëer tijd. Dat klinkt onhaalbaar, maar het kan! En het is noodzakelijk om de juiste dingen te doen.

“Ook bij het creëren van tijd kijk je dus naar (tijd)verspillingen. Hiervoor gebruiken we de waardestroomanalyse. Het brengt een bepaald proces van A tot en met Z in kaart. Hierbij kijk je vooral naar hoe de waarde voor je klant, in dit geval patiënt, tot stand komt. Als je dat weet, kun je ook zien waar onnodige processtappen zitten en kun je die elimineren. Zoals in het voorbeeld hierboven. Het was in deze situatie voor de patiënt niet van toegevoegde waarde dat een verpleegkundige met de arts visite meeliep.”

Wat zijn jouw adviezen als het gaat om het tegengaan van medicijnverspilling?

Er zijn vijf tips die voor elke verbetering gelden:

• Creëer tijd: klinkt onhaalbaar, maar zoals hierboven omschreven kan het en het is noodzakelijk om de juiste dingen te doen.
• Praat met elkaar: zie hiervoor ook de artikelen ‘Hoe realiseren we verbeteringen over afdelingen heen?’ en ‘Hoe verkorten we de wachtlijsten in de zorg?’. Er valt veel winst te behalen door mensen bij elkaar te brengen en mee te nemen in elkaars wereld en belangen.
• Laat iedereen uit het team verbeteringen aandragen: medewerkers die dagelijks het werk doen, hebben vaak de beste ideeën hoe het beter kan
• Verzamel data: de basis om te verifiëren of je het juiste doet
• Begin klein: je hoeft niet meteen met een hele Lean transformatie te beginnen, liever niet zelfs. Begin klein en ga ontdekken welke resultaten je kunt bereiken. Dat is veel beter behapbaar en je leert in een korte tijd heel veel.

Meer weten over continu verbeteren in de zorg?

Of heb je behoefte aan meer uitleg? Neem contact met ons op. En bekijk ook de artikelen ‘Hoe verkorten we de wachtlijsten?’ en ‘Hoe realiseren we verbeteringen over afdelingen heen?’.

---