Boze teamleden: wat goed!

Je team is boos. Op jou, de leidinggevende of op elkaar. Trek je je dat persoonlijk aan of doe je een stap terug en zie je in welke fase van hun ontwikkeling het team zich bevindt? Klara van der Heijden, arbeids- en organisatiepsycholoog, is een ervaren teamcoach en begeleidt verandertrajecten in onder meer de publieke sector. Zij vertelt waarom een conflict een goed teken kan zijn.

‘Als je als leidinggevende weet welke fases een team doorloopt, kan dat helpen als zich een conflict voordoet. Ik heb het dan over de vijf teamfases uit het model van Tuckman. Met name in fase twee (de stormfase) ontstaan soms conflicten, met elkaar of met de baas. Dat kan voor een leidinggevende persoonlijk voelen, en dat is logisch. Maar besef dan dat het team in die fase leert om goed met conflicten om te gaan. Zie het als een positief teken, dat kan enorm helpen.

Bruce Wayne Tuckman (1938 – 2016) was een Amerikaanse psycholoog en onderzoeker op het gebied van groepsdynamica. Hij ontwikkelde een model met de fasen waarin een team zich kan bevinden. Dit model staat bekend als het Tuckman model.

Hoe herken je dat je team in deze fase is beland en ontwijk je de valkuil om het persoonlijk op te vatten? Kennis is in dit geval essentieel. Hoe meer je weet over teamvorming, des te beter lukt het om de juiste interventies te doen waarmee het team sneller naar fase drie (volwaardige samenwerking) gaat.

Wees Zwitserland (neutraal)

Vaak wordt gedacht dat de oplossing voor een conflict te vinden is in processen anders vormgeven of taken en rollen duidelijker beschrijven. Nu is duidelijkheid wel nodig, maar goede communicatie nog veel meer. Als teamcoach luister ik eerst oprecht, zonder te oordelen.

Dat is ook gelijk een tip voor leidinggevenden. Ik ben wel nieuwsgierig, wil het echt snappen, maar blijf neutraal. Dat maakt dat mensen veel vertellen en dat helpt mij om tot een duurzame oplossing te komen.

Een fase twee team herken je aan defensiemechanismes: er worden bijvoorbeeld verhullende grapjes gemaakt, of er zijn heel veel emoties die direct of indirect geuit worden. Dan weet je: hier borrelt iets. Met name teams die al lang bij elkaar zijn, maar nooit iets uitspreken kunnen lang in fase twee blijven hangen. Jongere teams zonder ‘bagage’ zie je daarentegen vaak snel van fase twee naar fase drie gaan. Daarin gaat het team zelfstandig aan de slag en kijkt ook team overstijgend naar de doelen van de rest van de organisatie, bijvoorbeeld. Ze zijn het niet aldoor met elkaar eens en dat hoeft ook niet, maar alles kan gezegd worden.

Een fase drie team neemt betere beslissingen. In ieder bedrijf zijn types die gelijk met ideeën komen. En dan zijn er de mensen die kritische vragen stellen. Als je die niet hoort, dan krijg je alleen ideeën die voor tachtig procent staan. Terwijl je die persoon die zegt: ‘ik zie nog een risico’, juist nodig hebt. Die maakt het beter.

Tijd om in te grijpen

Spanningen en irritaties bespreekbaar maken is een van de belangrijkste dingen die je kunt doen als leidinggevende. Laat iedereen wel zelf verantwoordelijkheid nemen en niet individueel bij jou komen klagen. Voer het gesprek als team, constructief. Leer elkaar begrijpen en omgaan met verschillen. Waar zit de overlap of het compromis?

Een leidinggevende kan vragen: ‘wat is jouw aandeel?’ omdat mensen in een conflict snel naar elkaar wijzen en het moeilijk vinden om zich kwetsbaar op te stellen. Stel dat iemand aangeeft dat hij of zij iets lastig vindt, bijvoorbeeld vanwege een eerdere nare werkervaring, dan kan dat natuurlijk best. Er moet sociaal-emotionele veiligheid zijn, wil het team goed kunnen presteren.

Het kan zijn dat je intensiever gaat kennismaken. Ken je elkaar wel goed genoeg om te kunnen samenwerken? Het helpt enorm als je weet waar iedereen goed in is en wat ze leuk vinden. In fase drie teams is dat allemaal vanzelfsprekend, die weten elkaar te vinden.

Soorten conflicten

Soms zijn er echt twee kampen in een team, denkers versus doeners bijvoorbeeld. Mensen die zeggen: ‘ik heb een idee, ik doe het wel’ versus personen die meer tijd nodig hebben. Die worden dan onterecht als niet-proactief gezien. Ik zie veel onbegrip op dat gebied, ook omdat onze maatschappij erg gericht is op het extraverte en dat meer waardeert. Daar komt bij dat mensen vaak niet door hebben in welke categorie ze vallen. Zelfkennis is belangrijk en ook het herkennen en waarderen van verschillen bij anderen. Idealiter is er een balans in het team tussen verschillende type mensen.

Er zijn ook teams die lang samenwerken, maar waar oud zeer is. Dan zie je vreemde oplossingen, als mensen die apart vergaderen. Dan zijn dingen te lang niet uitgesproken. Daar moet je als leidinggevende alert op zijn, want als je elkaar alleen nog tolereert is dat natuurlijk een teken dat de samenwerking niet loopt.

Als iemand zich geraakt voelt in zijn waarden is dat ook een probleem. Bij mij is bijvoorbeeld een kernwaarde dat we elkaar eerlijk behandelen. Dus als ik daarin geraakt word – en dat is bij ieder mens anders – word ik snel irrationeler. Maar ontdek maar eens dat het daar mee te maken heeft. En dan moet je het nog durven te bespreken.

Zodra je in een team denkt: ‘he, ik snap dit niet, wat gebeurt hier?’, ga dan op zoek naar wat eronder zit. Dan kan je als leidinggevende bemiddelen. Als medewerkers voelen en weten dat dat je doel is, dan kan het werken. Teamleden willen gehoord worden en door echt goed te luisteren kan je ruimte scheppen. Als leidinggevende kan je teamleden helpen om dit gesprek beter te voeren.

Doe een stapje terug

Gelukkig heb ik nog niet meegemaakt dat teams met een conflict hebben op werkgebied daar echt niet uit kwamen. Ook niet als er teamleden met een bijzondere gebruiksaanwijzing bij zaten. Mensen gaan ver voor een goede werkrelatie en begrip is een belangrijke factor.

Dus focust een conflict zich op jou als leidinggevende, bedenk dan dat het goed is, als het team leert om met verschillen om te gaan. Je hoeft het zeker niet leuk te vinden, maar neem het niet persoonlijk. Daarentegen is negeren of wegstoppen ook geen goed idee, dan neem je het niet serieus. Doe een stapje terug, neem afstand en bedenk: deze fase heeft een functie!’

Meer weten of hulp nodig?

Wil je weten hoe we jou hier mee kunnen helpen? Neem dan contact op met Klara of een van onze consultants. Ze helpen je graag.

---