Leiderschap in een Obeya

Leiderschap in een Obeya omgeving vormt een cruciaal onderdeel voor het succes van ieder team, iedere afdeling of organisatie. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat je het meeste uit je team haalt? Welke rol of rollen vervul je als leider? Welke vaardigheden dient een leider te hebben en welke leiderschapscompetenties zijn er nodig om een Obeya zo effectief en succesvol mogelijk op te zetten?

Leiders creëren de randvoorwaarden die nodig zijn om Obeya onderdeel te maken van de cultuur. De vraag is: Hoe doe je dat?

In dit artikel lees je:

• Rol als leider voor een effectieve Obeya
• Vaardigheden van een leider
• Hoe Obeya leiderschapsvaardigheden ontwikkelt

Rol als leider voor een effectieve Obeya

Een goede leider in de context van Obeya zie je het volgende doen:  

Mensen doen wat je doet, niet wat je zegt. Durf jij jezelf als leider 100% op de foto te zetten? Als je het idee van continu verbeteren omarmt, dan vraagt dat veel transparantie. In de Obeya draait alles om open communicatie: je deelt niet alleen je successen, maar ook wat er niet goed gaat of waar je nog geen zicht of hebt. Wij noemen dat “de waarheid met hart en ziel onder ogen zien”. 

Dus stel: je faciliteert de tweede Obeya-bijeenkomst. Maar het is je niet gelukt om het goed voor te bereiden. Dat is voelbaar tijdens de sessie, het lukt jullie niet om het juiste gesprek te voeren. Wat doe jij in zo’n geval? Zeg je tegen je collega’s dat dit jouw schuld is, omdat je geen tijd hebt vrijgemaakt voor de voorbereiding? Of zeg je “bedankt, goed bezig iedereen, we spreken elkaar volgende week weer?” 
Lean leiderschap betekent dat je voor optie 1 gaat. Leidinggevenden die op deze manier hun eigen fouten durven toe te geven, komen veel sneller tot een goedwerkende Obeya. Dat klinkt heel simpel, maar in de praktijk gebeurt het vaak niet. 

Met de introductie van een Obeya gooi je de knuppel in het spreekwoordelijke hoenderhok: het zal bepaalde bestaande routines en structuren verstoren. Dat vinden mensen vaak spannend. Een van je belangrijkste taken als leider is daarom om te zorgen dat je team zin krijgt in deze verandering. 

Wat helpt daarbij? Goed communiceren en collega’s actief betrekken bij je proces. Op welke manier ga je mensen inspireren met jouw verhaal? Hoe je ervan overtuigd raakte dat Obeya voor jullie kan werken, hoe de methode aansluit op de strategie van je organisatie, welke andere organisaties er al succes mee hebben geboekt…dit enthousiasme wil je overbrengen op je collega’s.

 Maar met alleen zenden kom je er niet.

Dus ga vooral samen aan de slag gaat met het ontwerp van je Obeya. Nodig collega’s uit om vanaf het begin mee te denken en feedback te leveren. Vraag hen actief om hun zorgen en twijfels te delen—en hun oplossingen. Dat levert ideeën op die je zelf nooit had kunnen bedenken. En tegelijkertijd kunnen je collega’s ervaren wat een mooi proces het is. Samen bouw je aan een nieuwe structuur die past bij jullie organisatie. 

Ken je de parabel van de kip en het varken? De boer wordt op een ochtend hongerig wakker. Hij heeft ontzettend zin in een uitsmijter met ham. Met een rommelende maag gaat hij naar stal om de kip en het varken te vragen om een bijdrage aan dit ‘project’. Je kunt vast wel bedenken wie van de twee boerderijdieren hier de grootste gevolgen van gaat ondervinden… 

De vraag is dus: leg je alleen een spreekwoordelijk ei of gaat er echt een stukje van jezelf in zitten om de Obeya werkend te krijgen? In de praktijk betekent dit dat je bereid moet zijn er veel tijd in te steken. Het wekelijkse gesprek in de Obeya (wat vaak een halfuur tot een uur kost) vormt in onze ervaring zo’n 20% van de tijdsinvestering die Obeya vraagt. Daar komt nog 40% voorbereidingstijd bij. En 40% opvolgingstijd —want als een van je MT-leden aan het worstelen is met een maatregel, dan ga jij diegene als het goed is helpen om het obstakel weg te werken. 

Je afdeling kampt met een probleem: medewerkers hebben te veel taken en te weinig tijd. In zo’n – veelvoorkomend – geval is het makkelijk om een nieuw systeem aan te schaffen of meer capaciteit aan te nemen. Maar wij zeggen liever: “gebruik niet je geld, maar je hersenen”. Dat kun je doen door je team in zulke situaties te vragen om na te denken over andere mogelijke oplossingen, en zelf ook mee te denken.  

Dit betekent ook dat je vanuit je ervaring gevoel moet ontwikkelen voor de juiste timing. Eppo: “Ik begeleidde ooit een directeur van een productiebedrijf dat werkte met 5-daagse Kaizen events om verbeteringen te creëren. Deze man wist precies dat hij bij zulke projecten aan het einde van dag 2 aanwezig wilde zijn om aan te sluiten bij de brainstorm. Waarom? Op dag 2 was het verbeterteam doorgaans klaar met hun oorzaakanalyse en was het team toe aan het bedenken van oplossingen. De directeur, die zelf al meerdere Kaizens had gedraaid, wist dat dat hét moment was waar hij het team kon helpen met zijn ervaring.”

De uitdaging hierbij is om te voorkomen dat het team altijd naar jou gaat kijken voor een idee. Dus hou je eerst even in als je team nadenkt over oplossingen. Want Lean kan namelijk ook staan voor: Laat Eerst Anderen Nadenken. Als anderen hun ideeën hebben geopperd kun je die bevragen en daarna eventueel je eigen voorstel over de bühne brengen. 

Vaardigheden van een leider

Een Obeya bouwen is een mooie uitdaging, en het vraagt dan ook een aantal competenties om zo’n project tot een succesvol einde te brengen. Een spreekwoordelijk einde natuurlijk, want ook je Obeya is onderhevig aan continue verbetering. In de praktijk zien we dat effectieve Obeya-leiders vaak de volgende vaardigheden bezitten: 

Om te kunnen interveniëren in bedrijfsprocessen moet je de informatie die in de Obeya wordt gepresenteerd goed kunnen duiden. Dat betekent data analyseren, verbanden zien en patronen herkennen. En die vertalen naar bruikbare inzichten. Stel je bijvoorbeeld voor dat de prestaties van een afdeling telkens achterblijven door uitstelgedrag. Als Obeya-leider moet je dit kunnen benoemen en de achterliggende oorzaken onderzoeken om het probleem op te lossen.

Hoe krijg je de jaardoelen van de organisatie op één lijn met de doelstellingen op de werkvloer? Als Obeya-leider houd je je bezig met deze vertaalslag van groot naar klein. Stel dat een organisatie als jaardoel een verhoging van de NPS van 30% naar 45% heeft opgesteld. Wat betekent dit doel voor bijvoorbeeld de afdeling Klantenservice? Gaat die werken aan het verlagen van de afhandeltijd van meldingen van 2,5 naar 1 uur, of levert een andere KPI naar verwachting meer resultaat? 

Andersom gebruik je de prestaties van de werkvloer in de Obeya om bij te sturen op je KPI’s. Als de organisatie veel klachten ontvangt over de klantvriendelijkheid van medewerkers, dan komen deze signalen terug in de rapportage over de KPI ‘NPS’. Op basis daarvan kun je besluiten om capaciteit vrij te spelen voor een Kaizen om dit probleem duurzaam op te lossen.

Obeya is een conceptueel middel. Het werkt pas als je hem echt concreet hebt gemaakt, en…dat duurt even. Daarom is het als leider belangrijk om je team te blijven motiveren. Laat je collega’s steeds opnieuw zien wat al goed gaat, en hoever jullie al zijn gekomen. Daar mag je als team trots op zijn! En blijf ook de stip op de horizon benoemen: de reis is nog niet voorbij en er is nog veel moois te ontdekken.

Obeya draait om samenwerking in teams, die vaak functie- of afdelingsoverstijgend zijn. Om dit te faciliteren moet je bedreven zijn in verbindend leiderschap. Oog hebben voor de behoeften van de ander en je kwetsbaar durven opstellen spelen daarbij een grote rol. Bevorder samenwerking tussen afdelingen door silo’s te doorbreken, en moedig actief meedoen aan. Verleid stakeholders om met z’n allen naar gezamenlijke doelen te werken.

Geen vaardigheid, wel belangrijk: een mindset van continu verbeteren betekent dat je het Lean denken hebt geïnternaliseerd. Je promoot het idee van leren, experimenteren en innoveren in en buiten de Obeya. Je stimuleert teams om verspillingen te herkennen, feedback te omarmen en problemen aan te pakken. Je probeert continu verbeteren in te bedden in het dagelijkse werk. Daarom blijf je zelf ook leren: je zoekt actief naar trends en best practices om je Obeya te blijven ontwikkelen. 

Hoe Obeya leiderschapsvaardigheden ontwikkelt

Bouw je een Obeya, dan stop je daar een stuk van jezelf in. En daar krijg je ook iets heel moois voor terug: je creëert namelijk een nieuwe structuur die jou de kans geeft je competenties als leider verder aan te scherpen.

In de Obeya komen leiders van verschillende afdelingen of disciplines bij elkaar om de voortgang op hun doelen te bespreken en (indien nodig) bij te sturen. Dat geeft je een speelveld om te oefenen met het faciliteren van samenwerking en besluitvorming over afdelingen heen. Elke Obeya-bijeenkomst is een gelegenheid om te experimenteren met interventies om een open sfeer te creëren, perspectieven samen te brengen, mensen bewust te maken van jullie gezamenlijke doelen, en nog veel meer. 

De structuur van de Obeya-bijeenkomsten daagt je voortdurend uit om afwijkingen te signaleren en samen problemen op te lossen. Zo krijgt je brein keer op keer een behulpzaam duwtje in de juiste richting. Doelen stellen, voortgang bespreken, afwijkingen signaleren en bijsturen zal langzaamaan steeds meer ingebed raken in jullie cultuur. 

De Obeya is dus een krachtige tool om afdelingen en organisaties mee te sturen. Maar besef wel dat het opzetten en leren gebruiken van een Obeya een proces is dat tijd, aandacht en leiderschap vraagt. De theorie over deze werkwijze is simpel, het in de praktijk goed uitvoeren is waar het ingewikkeld wordt. Denk je dat Obeya een quick fix is die je management vanaf dag 1 tijd zal besparen, dan kom je bedrogen uit. Maar als je je daarentegen committeert aan het bouwen en ontwikkelen, dan kan Obeya de rust, duidelijkheid en doelgerichtheid brengen die je als management zoekt. 

Oftewel: het vermogen om op basis van nieuwe ervaringen snel nieuw effectief gedrag te kunnen ontwikkelen. De Obeya is immers een forum om best practices uit te wisselen met andere leiders. Jij en je collega’s worden in de Obeya gestimuleerd om te experimenteren met nieuwe werkwijzen. Je deelt de lessen die je daarin leert, om ze direct in de praktijk te brengen. Je zult merken dat je die cyclus van leren en aanpassen telkens weer een beetje sneller doorloopt.

Aan de slag

Obeya is een effectief hulpmiddel voor het sturen van complete organisaties, afdelingen of uitdagende verandertrajecten. Vind meer informatie over hoe LCG helpt bij het inrichten van de Obeya en verandering realiseert. Of ga zelf aan de slag met de Obeya Foundation training. Ook het Obeya webinar geeft je inzicht in wat Obeya voor jouw organisatie kan betekenen. Aanvullend kan een training Graphic Facilitation helpen bij het visueel management van een Obeya binnen de organisatie.

Meer over Obeya

• Wat is Obeya?
• 5 tips voor een succesvolle Obeya
• Policy Deployment: bedrijfsstrategie uitvoerbaar in de praktijk
• Een Obeya en Agile, gaat dat samen?
• De invloed van visueel management op een Obeya