Visueel management en Obeya zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Obeya coach Ashley Wade beaamt dat. In dit artikel legt ze uit wat visueel management is, wat de rol hiervan is binnen een Obeya en hoe ze elkaar beïnvloeden.
Wat is visueel management?
Visueel management gaat over informatie begrijpelijk maken. Je maakt de informatie die je nodig hebt om je werk vorm te geven inzichtelijk. Visueel management is vooral het in één oogopslag zichtbaar maken wat je te doen hebt. Dat is bij een Obeya van toepassing, maar bijvoorbeeld ook bij een dagstart.
Kenmerken visueel management:
- Essentiële informatie is in 1 oogopslag zichtbaar
- Gebruik van standaardisatie in kleuren, templates, overall structuur
- Informatie op de goede plek, daar waar je het nodig hebt
- Informatie is kernachtig en begrijpelijk
- Knelpunten zijn direct visueel inzichtelijk
- Door goed visueel management kan je van data informatie maken en van informatie wijsheid
Wat hebben Obeya en visueel management met elkaar te maken?
Zoals we in de eerste zin van dit artikel al verklappen, visueel management en Obeya hebben alles met elkaar te maken. Obeya is een middel om de strategie van de organisatie tot uitvoering te brengen. Normaal gesproken zit dat in heel veel documenten: jaarplannen, systemen, hoofden, maar ook Excellijsten. Is dat herkenbaar?
Wat Obeya zo krachtig maakt is dat je in één oogopslag het hele systeem bij elkaar hebt hangen. Hierdoor wordt het makkelijker om dingen aan elkaar te koppelen. Van een strategie tot en met je processen en projecten. Maar ook je knelpunten en problemen. Alles wat je moet doen om het doel van de Obeya te bereiken staat op het bord. Visueel management is een noodzaak om dit goed te doen. Wanneer bijvoorbeeld informatie niet leesbaar is, er worden verkeerde kleuren gebruikt, de belangrijkste informatie staat in een hoekje. Al deze dingen hebben invloed op het gesprek en daarmee of je het goede aan het doen bent.
Obeya en visueel management zijn niet hetzelfde. Voor een goede Obeya is visueel management wel nodig, maar een Obeya gaat verder dan dat. Het is een systeem dat door middel van visueel management de informatie inzichtelijk maakt, maar het gaat ook om het verzamelen van informatie om dat systeem te kunnen besturen. En daarin de juiste keuzes te maken.
Hoe belangrijk is visueel management bij een Obeya?
Je kan een Obeya inrichten zonder te voldoen aan de kenmerken van visueel management. Dan heb je allerlei informatie hangen, op de juiste ‘muur’. Maar dan kan het nog zijn dat je niet in één oogopslag ziet waar je op moet sturen of waar je gesprek over moet gaan. En het goed toepassen van visueel management zorgt daarvoor. Wil je dus goed een Obeya inrichten en inzetten, dan is visueel management essentieel.
Visueel management in een Obeya zorgt ervoor dat de dingen die je nodig hebt om je doel te bereiken meteen zichtbaar zijn. Je hebt de 1-3-10 seconde regel:
- In 1 seconden moet opvallen waar het om gaat en of er een afwijking is (visueel bijvoorbeeld met rode stippen, hier moet de aandacht naar toe)
- In 3 seconden moet je de essentie ervan kunnen begrijpen. Bijvoorbeeld een KPI-klanttevredenheid staat op rood, de afwijking is meteen te begrijpen
- In 10 seconden moet je de essentie kunnen lezen. Bijvoorbeeld onder de KPI staan de 3 kernoorzaken en je leest wie eigenaar is. Dan weet je binnen die 10 seconden welke dialoog je hebt te voeren met elkaar en waar je op moet sturen.
Als je dit met bovenstaande snelheid kan doen, dan heb je de Obeya qua visueel management goed ingericht. Bij een Obeya is de juiste dialoog over je bedrijfsvoering belangrijk. Omdat je ogen je sterkste zintuig zijn, is de informatie die je (als eerste) ziet ook hetgeen waar je het over gaat hebben. Als dat niet klopt, ga je inhoudelijk alle kanten op en heb je het niet over het juiste. Dan is een Obeya veel minder van kwaliteit.
Het visueel maken van data
Een Obeya is datagedreven. Het is ingericht om informatie zo objectief mogelijk te maken. Dan weet je zeker dat je over hetzelfde praat. In plaats van ‘ik heb afgelopen week een paar ontevreden klanten aan de lijn gehad’ hou je bij hoeveel dat er precies waren en waar die klachten over gingen. Bijvoorbeeld: ‘We hebben 16 reviews gehad en 10 daarvan scoren onder een 7’. Dan weet je waarover je het hebt. Iemand heeft deze data voorbereid, in een duidelijke grafiek gezet en heeft al gekeken naar de oorzaken ervan. Die staan op de Obeya. Dan heb je een heel ander gesprek dan dat iemand het heeft over een ‘paar klachten’.
Hoe zet je data in om op koers te blijven?
Je strategie bepalen is één ding. Om ‘m daadwerkelijk tot uitvoering te brengen is de volgende uitdaging. Daar komt veel bij kijken. Hoe zorg je ervoor dat je weet dat je überhaupt de juiste richting op gaat en zo ja, dat je op de juiste koers blijft? Met feiten en data.
Welke vorm werkt bij visueel management?
De vorm is belangrijk. Als je op een mooie, goede, gestructureerde manier een Obeya inricht, dan word je aangetrokken tot de informatie. Je wordt enthousiast gemaakt door het overzicht en het inzicht. En de daaropvolgende dialogen worden er beter van. En je zult ervaren; het is écht anders dan het uitdelen van een geschreven jaarplan waar we volgens zittend aan een grote vergadertafel naar gaan kijken. En volgens de werkwijze van LCG maken we veranderingen leuk!
Eerst draaien, dan verfraaien
Het is balanceren tussen met een eerste versie aan de slag gaan en het kiezen van een mooie vorm. Als je namelijk start met een goede vorm, kun je de verandering juist versnellen. Maar je wil niet wachten om te beginnen totdat je de perfecte vorm gevonden hebt. Beginnen met een brownpaper kan prima.
De inhoud komt nog altijd als eerste. Maar al best snel daarna kijk je naar hoe het eruit ziet. Wanneer je de vorm overslaat, is de kans op succes minder groot. Maar dat kan al met simpele dingen, daar hoef je geen vormgever voor te zijn. Een kader om een paar postits bijvoorbeeld kan al heel veel doen.
Gebruik Obeya bij Geboortezorg
Ashley heeft bij Geboortezorg van een ziekenhuis een Obeya ingericht. Er was voor gekozen snel aan de slag te gaan onder het mom ‘eerst draaien, dan verfraaien’. Als snel is de vorm aangepast met goede titels, layout strakgetrokken en ineens kwam de trots. De vorm deed dus wat met de energie die op de Obeya zat.
Kleur bekennen om een Obeya begrijpbaar te maken
Het gebruik van kleurtjes kan enorm helpen bij het én snel zien waar het over gaat én wat de status is. Bijvoorbeeld bij een KPI op kwaliteit, die geef je geen rode kleur. De associatie met rood is dat het niet goed is. Over dit soort details moet je wel nadenken, dat heeft allemaal invloed. Denk goed na over hoe je de kleuren en visualisaties functioneel inzet.
Hoe pak je visueel management in een Obeya aan?
Een Obeya start met je doel: waar gaat deze Obeya over. Welke informatie heb je nodig om de juiste gesprekken te voeren om dat doel te bereiken?
Wie is je doelgroep? Met wie ga je en kun je dat doel bereiken? Maar ook, wat voor type mensen zijn dit, wat is hun achtergrond en kennis. Dit is om te bepalen welke termen en taal je kunt gebruiken. Het moet namelijk voor iedereen begrijpelijk zijn.
Welke informatie heb je nodig om je doel te bereiken?
Je begint met de informatie die je al hebt. Dan kom je er al snel achter of je hiermee wel of niet het juiste gesprek kan voeren. Je bespreekt dan wat je wel nodig hebt en wat daar dan van beschikbaar is. Dat is soms lastig. Het komt voor dat je data wil, maar dat die er simpelweg niet is. Maar ook andersom. Er hangen vaak grafieken in een Obeya, omdat ze nou eenmaal uit BI komen. Dan ga je het er toch over hebben, want het hangt er nou eenmaal. Dat is zonde.
Het moet een schoon bord blijven. Degene die de Obeya faciliteert zorgt daarvoor. Die checkt ook of er data of grafieken hangen die er wel of niet thuishoren. Maar ook, is alles wel groot genoeg geprint. Het moet van 2 meter afstand leesbaar zijn.
Inrichten Obeya
In deze video legt Ruud van Schaik uit welke onderdelen waar komen te staan.
Wil je echt zelf aan de slag? Bekijk dan eens de Obeya Fundamentals training.
Reflecteer. De reflectievraag is: waar hebben we het over en waar hebben we het niet over. Je kijkt steeds naar het doel en kijkt telkens opnieuw of je daar nog mee bezig bent. Is de informatie die je nodig hebt aanwezig, of wel aanwezig, maar verborgen? Soms kan het zo simpel zijn dat een grafiek kleiner is uitgeprint dan een ander.
Leer de basis van Obeya
Obeya Foundation training
Wil jij zelf leren hoe Obeya jou en jouw collega’s kan helpen met het realiseren van organisatiedoelen? Doe dan de Obeya Foundation training.
Aan de slag met visueel management en Obeya
Obeya is een effectief hulpmiddel voor het sturen van complete organisaties, afdelingen of uitdagende verandertrajecten. En visueel management is daarin een essentieel onderdeel. De 1-daagse training Graphic Facilitation helpt je hierbij. Vind meer informatie over hoe LCG helpt bij het inrichten van de Obeya. Of ga zelf aan de slag met de Obeya Fundamentals training. Ook het Obeya webinar geeft je inzicht in wat Obeya voor jouw organisatie kan betekenen en wat de invloed van visueel management hierin is.
Meer over dit thema
Over de auteurs
