“Zet mensen bij elkaar en er ontstaan dingen. Er zijn in de pauzes van trainingen dingen opgelost waar ik in de training zelf geen minuut aandacht aan heb besteed.” Deze uitspraak komt van Ronnie Wenting, expert bij LCG op het gebied van continu verbeteren in de zorg. Naast grote verander- en verbetertrajecten leidt hij mensen op tot Lean Green Belt, Black Belt en Lean leider, voornamelijk binnen zorginstellingen.
Wanneer hij dit soort trainingen binnen een organisatie geeft, brengt hij bij voorkeur zo’n divers mogelijke afspiegeling van de organisatie samen in een groep. Volgens hem leidt dat, naast verrassende initiatieven en verbeteringen, ook tot meer begrip voor elkaars werkzaamheden en keuzes op de werkvloer.
Meer impact met alle afdelingen samen
Dat is een cliché, maar inmiddels hebben we vaak genoeg gezien dat door afdelingen samen te brengen, de meest duurzame verbeteringen tot stand komen. “Mensen bij elkaar brengen. Teams, afdelingen, verschillende functies en specialismen, gooi alles op een grote hoop en laat iedereen met elkaar praten. Mensen willen weten waarom bepaalde dingen nodig zijn. Het draait allemaal om zingeving.”
In het artikel ‘Hoe verkorten we de wachtlijsten in de zorg?’, kwamen we tot de conclusie dat de grootste winst te behalen is door mensen bij elkaar aan tafel te brengen en mee te nemen in elkaars wereld en belangen.
Mensen willen weten waarom bepaalde dingen nodig zijn. Het draait allemaal om zingeving.
Bovenstaande klinkt wellicht iets te simpel, daarom is het goed een verbetertraject te laten begeleiden. Dat is wat wij doen. Om tot echt impactvolle verbeteringen te komen, moet je de juiste mensen bij elkaar brengen, de problemen bij de bron aanpakken en dit op een gestructureerde manier doen, op basis van de juiste data in plaats van aannames. We zorgen samen stap voor stap voor verbeteringen met impact en plezier. Je krijgt daarbij te maken met zogeheten kiespijn en weerstand. We zetten in op zowel de ‘harde’ als de ‘hardnekkige’ kant om tot de juiste keuzes te komen en om iedereen mee te krijgen.
Lean Green Belt voor zorgprofessionals
De uitdagingen in de zorg zijn groot. Met Lean leer je stapsgewijs verbeteringen tot stand te brengen die zorgen voor betere resultaten en meer werkplezier. Deze 5-daagse training is speciaal gemaakt voor de zorg en gaat gericht in op de praktijk in deze sector.
Om te laten zien wat de impact kan zijn, nemen we je graag mee in een aantal praktijkvoorbeelden van afdelingsoverstijgende verbeteringen die ons continu verbeteren in de zorgteam de afgelopen jaren heeft begeleid.
Ambulancedienst vs. spoedeisende hulp
“Een van de indrukwekkendste trajecten die ik ooit begeleid heb, is er een tussen een ambulancedienst en de spoedeisende hulp van een ziekenhuis. Ambulancediensten ervaren veel druk. Hun belangrijkste taak is dat de afgesproken aanrijtijden gehaald worden, zodat patiënten zo snel mogelijk hulp krijgen. Dit is natuurlijk niet alleen belangrijk, omdat het nou eenmaal afgesproken is, maar vooral omdat het in veel gevallen gaat over het redden van een mensenleven. Vervolgens moet een patiënt zo snel mogelijk naar een ziekenhuis gebracht worden. Het probleem is dat het druk is op de spoedeisende hulp.”
“Om het gehele proces gestroomlijnd te laten verlopen, is het belangrijk dat er in de ambulance al de nodige documentatie geregeld wordt rondom de patiënt en zijn of haar letsel. Dit klinkt als administratieve rompslomp, maar is in de praktijk zeer hard nodig. Wanneer dit niet gebeurt, kost het de SEH meer tijd om de patiënt goed te kunnen helpen en stropt de patiëntenstroom daar op.”
Maak in 8 stappen een waardestroomanalyse
Wat is een waardestroomanalyse? Welke stappen zijn nodig om een proces te verbeteren? In dit artikel leer je de basis van deze Lean methode.
“We hebben daarom de ambulance- en SEH-medewerkers samen laten kijken naar het proces vanaf een 112-melding van een patiënt tot de behandeling op de SEH. Dit hebben we gedaan door middel van een waardestroomanalyse. Behalve dat dit het proces in beeld brengt, ontstond er ook begrip voor elkaars werkwijze. Het werd duidelijk waarom het belangrijk was om bepaalde stappen in het proces zorgvuldig uit te voeren en omdat het voor de patiënt van meerwaarde was. Zingeving dus. Ambulancemedewerkers zijn gaan begrijpen waarom het logisch is dat zij in de ambulance die administratie moeten invullen. Begrijpen is samen verbeteren.”
Verpleegafdeling ziekenhuis vs. Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg (VVT)
Een ander treffend voorbeeld is de samenwerking tussen een ziekenhuis en VVT-instelling (Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg). “Een groot probleem voor ziekenhuizen is de gemiddelde ligduur van patiënten. Het is logisch dat er meer ruimte is voor andere patiënten wanneer de ligduur korter wordt. Een doelgroep waarbij dit probleem extra speelt zijn ouderen.”
“We kennen allemaal wel een verhaal waarbij iemand nog niet in staat is om weer zelfstandig thuis te zijn, maar waarbij het ook niet nodig is dat iemand langer in het ziekenhuis verblijft. Het probleem is vaak dat de juiste zorg niet of niet op tijd voorhanden is. Een van de oorzaken hiervan is de gebrekkige samenwerking tussen de verschillende instanties en de mate van communicatie met naasten van de patiënt.”
“In een ziekenhuis waar we continu verbeteren hebben geïmplementeerd gebeurde het dat er pas een VVT-plek geregeld werd op het moment dat iemand uit het ziekenhuis ontslagen mocht worden. Dat gaat in samenspraak met de familie, die zijn niet altijd meteen bereikbaar en ook een VVT heeft niet meteen een plek beschikbaar. Dat levert vertraging op.”
Wanneer je partijen niet bij elkaar brengt, blijft het bij aannames en kom je er niet achter hoe je samen dingen kunt oplossen. Begrip voor elkaar zorgt voor verbetering.
“Het ziekenhuis was in de veronderstelling dat ze pas een patiënt aan mochten melden wanneer zeker was dat deze ontslagen was. Bij het transferpunt (de connectie tussen het ziekenhuis en de ouderenzorg), willen ze graag al eerder weten wanneer de verwachting is dat een patiënt het ziekenhuis mag verlaten. Zo kunnen ze de nodige beschikbaarheid al gaan polsen. Er werd aangegeven dat ze liever een aanmelding krijgen die eventueel niet doorgaat, dan pas op het laatste moment bij een ontslag.”
“Het eerder melden is een simpele oplossing. Maar wanneer je deze partijen niet bij elkaar brengt, blijft het bij aannames en kom je er niet achter hoe je dit samen kunt oplossen. Begrip voor elkaar zorgt voor deze verbetering.”
Geboortezorg, een multidisciplinaire dagstart
Bij een ziekenhuis heeft LCG ondersteund bij het invoeren van de ‘multidisciplinaire dienststart’ op de afdeling Geboortezorg. Zoals de naam al doet vermoeden, starten meerdere disciplines, waaronder de kinderartsen, verpleegkundigen, verloskundigen en gynaecologen, gezamenlijk de dienst. De reden om dit te gaan doen is om als ziekenhuis de pasgeborenen een zo goed mogelijke start te geven.
Bij de dienststart wordt gekeken naar wat er gebeurt op het gebied van personeel. Is er voldoende, te weinig of misschien is er zelfs capaciteit over. De diensten worden verdeeld op basis van de patiëntvraag. En er wordt zelfs in de regio gekeken hoeveel bedden beschikbaar zijn. Dit gaat dus niet alleen over afdelingen heen, maar over meerdere ziekenhuizen heen.
Hoe verminderen we medicijnverspilling?
Naast wachtlijsten zijn ook de steeds verder oplopende zorgkosten een belangrijk onderwerp. Een aanzienlijk aandeel in die zorgkosten wordt veroorzaakt door medicijnverspilling. We spraken consultant Ronnie Wenting, Leanexpert in de zorg, over manieren om dit tegen te gaan.
Bekijk de aanpakLeerdoelen worden tijdens deze dienststart ook besproken. Er wordt gekeken aan welke doelen gewerkt kan worden tijdens de komende dienst. Vooral belangrijk voor stagiaires. Er wordt gekeken met wie zij mee kunnen lopen op basis van de leerdoelen.
Een multidisciplinaire dagstart heeft meerdere voordelen. Problemen kunnen op deze manier al aan het begin van de dienst worden opgevangen of er kan op geanticipeerd worden. Medewerkers voelen zich beter voorbereid op hun werk. En de ervaring is dat het teamwerk is verbeterd.
Meer weten over continu verbeteren in de zorg?
Of heb je behoefte aan meer uitleg? Neem contact met ons op. En bekijk ook de artikelen ‘Hoe verminderen we medicijnverspilling?’ en ‘Hoe verkorten we de wachtlijsten in de zorg?’.
