Doorlooptijdverkorting, ligduurverkorting, de juiste zorg op de juiste plaats, efficiëntie en effectiviteit. Terugkerende termen die gelinkt zijn aan de problemen rondom de wachtlijsten, en daarmee samenhangend de wachttijden voor de patiënt, in de zorg.
Waar minder over gecommuniceerd wordt, is wat er daadwerkelijk gedaan wordt aan het verkorten van de wachtlijsten. Want dat veel mensen in de zorg zich hier dagelijks voor inzetten staat niet ter discussie. We spreken hierover met Lean consultant Ronnie Wenting, hij is gespecialiseerd in de zorg en heeft in meerdere ziekenhuizen het continu verbeteren geïmplementeerd waardoor meerdere verbeteringen doorgevoerd zijn die in sommige gevallen hebben geleid tot kortere wachtlijsten en betere patiëntbeleving.
“Heel simpel gezegd zijn wachtlijsten niet meer dan een combinatie van de hoeveelheid patiënten, de tijd die het duurt om ze te behandelen en de beschikbare capaciteit. Het deel waar ziekenhuizen zelf invloed op hebben, hangt vooral samen met behandeltijden en capaciteitsplanning.”
Hoe verkorten we de wachtlijsten in de zorg?
Om tot het beantwoorden van deze vraag te komen, dienen we eerst te kijken naar de mogelijke oorzaken van deze (oplopende) wachtlijsten. Voor de uitlegbaarheid beperken we ons in dit artikel tot de zorgverlening en de wachtlijsten in ziekenhuizen.
Dit zijn veelvoorkomende oorzaken van de wachtlijsten in ziekenhuizen:
- Een instelling heeft te weinig capaciteit. Dat kan arbeidscapaciteit zijn en/of te weinig andere capaciteit (bedden, operatiekamers, apparatuur). Dat betekent dat je meer patiënten hebt dan je kunt behandelen.
- De capaciteit wordt niet goed benut. Denk bijvoorbeeld aan inefficiënte planning en (gebrek aan) samenwerking. Door bijvoorbeeld een waardestroomanalyse kom je achter (tijd)verspillingen en kom je tot een optimale benutting van je capaciteit.
- Er zijn veel no shows of wrong shows. Patiënten die niet op komen dagen of bijvoorbeeld patiënten die niet behandeld kunnen worden, omdat ze niet nuchter op een afspraak zijn verschenen.
Met bovenstaand lijstje van oorzaken kunnen we verder kijken naar hoe we de wachtlijsten in de zorg kunnen terugdringen.
Lean Green Belt voor zorgprofessionals
De uitdagingen in de zorg zijn groot. Met Lean leer je stapsgewijs verbeteringen tot stand te brengen die zorgen voor betere resultaten en meer werkplezier. Deze 5-daagse training is speciaal gemaakt voor de zorg en gaat gericht in op de praktijk in deze sector.
Mogelijke oplossingen
Volgens Ronnie valt vooral in de samenwerking tussen artsen, verpleegkundigen en afdelingen veel winst te behalen. In het artikel ‘Hoe realiseren we verbeteringen over afdelingen heen’ gaan we hier dieper op in.
“Je kunt slimmigheden bedenken om de capaciteit zo goed mogelijk in te zetten. Hierbij kun je denken aan het beter verdelen van de OK-capaciteit, het beter voorspellen van de duur van een ingreep, daarmee samenhangend het beter plannen van ingrepen en het terugdringen van ‘no shows’ of ‘wrong shows’ door betere informatievoorziening.”
Hoe realiseren we verbeteringen over afdelingen heen?
“Zet mensen bij elkaar en er ontstaan dingen.” Een uitspraak van Ronnie. Wanneer hij dit trainingen binnen een organisatie geeft of trajecten begeleidt, brengt hij bij voorkeur zo’n divers mogelijke afspiegeling van de organisatie samen in een groep. Dit leidt tot, naast verrassende initiatieven en verbeteringen, ook tot meer begrip voor elkaars werkzaamheden en keuzes op de werkvloer.
Lees hoe we dit aanpakken“Maar één van de belangrijkste interventies die ik doe en waar ik mee begin, is het bij elkaar brengen van artsen, verpleegkundigen en andere zorgmedewerkers van verschillende disciplines. Er ontstaat dan vaak meer begrip voor elkaar, maar ook wordt duidelijker wat er bij een bepaalde behandeling met een patiënt gebeurt vanaf binnenkomst tot het naar huis gaan. Door samen te kijken naar wat er gebeurt, is het ook makkelijker om oplossingen te vinden.”
Het verkorten van de duur van ingrepen wordt vaak genoemd, vooral door partijen buiten de zorg. Dit heeft meestal maar een klein effect, een kaasschaafeffect, en roept relatief veel weerstand op.
Betere verdeling van OK-capaciteit en daarmee beschikbaarheid bedden
Dit leggen we uit aan de hand van een voorbeeld. “Deze komt voort uit een initiatief van afdelingshoofd kindergeneeskunde. Voor een bepaalde wachtlijst was aangenomen dat het probleem lag in een tekort aan bedden op de betreffende afdeling. Het daadwerkelijke probleem bleek te zijn dat alle operaties op maandag en vrijdag gepland stonden en dat er dus alleen op die dagen een tekort aan bedden was. Op de andere dagen stonden er zelfs bedden leeg.”
“Het probleem zat hem dus niet in het aantal beschikbare bedden, maar in het feit dat de verdeling van de patiënten niet gespreid was. Het bleek dat de operaties alleen op die specifieke dagen uitgevoerd werden, omdat de betreffende chirurgen dit zo overeengekomen waren. Gevalletje: ‘We deden dat altijd al zo.’ Ooit zijn dingen zo ontstaan en wanneer je daar op den duur niet opnieuw een keer bij stilstaat, dan blijven ze zo gaan. De betreffende verpleegkundige maakte deze oorzaak inzichtelijk en op basis daarvan werden alle betrokken personen bij elkaar gebracht.”
Maak in 8 stappen een waardestroomanalyse
Wat is een waardestroomanalyse? Welke stappen zijn nodig om een proces te verbeteren? In dit artikel leer je de basis van deze Lean methode.
Het probleem was hiermee overigens niet direct uit de wereld, maar dit voorbeeld laat wel duidelijk zien dat het verhogen van de beddencapaciteit (en daarmee alle gevolgen van dien qua personele bezetting) geen echte oplossing had gevormd. “Onze rol is om inzichtelijk te maken waar de echte oorzaak ligt. En deze met alle disciplines samen te bekijken en op te lossen. Het is vaak moeilijker dat het op het eerste gezicht lijkt.”
Ingrijpen op de duur van een ingreep zorgt slechts voor een kaasschaafeffect
Het verkorten van de duur van ingrepen wordt vaak genoemd, vooral door partijen buiten de zorg. “Dit heeft meestal maar een klein effect, een kaasschaafeffect, en roept relatief veel weerstand op. Natuurlijk dient er kritisch gekeken te worden naar de daadwerkelijke duur van een ingreep en de tijd die hiervoor ingepland wordt. Maar het heeft vaak maar een beperkt effect op het verkorten van wachtlijsten. Naast het relatief kleine effect, roept deze maatregel ook vaak veel weerstand op, begrijpelijk. Je komt aan de essentie van het werk van het zorgpersoneel en behandelaars.”
“Met het plannen van behandelingen valt vaak meer te halen. Zoals ook het voorbeeld hierboven laat zien, van het afstemmen tussen de OK-capaciteit en beschikbare bedden. Afhankelijk van de behandeling gaat dit vaak over meerdere afdelingen. Je hebt elkaar hierbij nodig.”
En, hiermee komen we op het volgende punt, je wilt dat elke ingeplande behandeling ook daadwerkelijk uitgevoerd wordt. Hoe voorkom je no shows en wrong shows?
No shows en wrong shows
“Waar minder weerstand op zit en waar veel mee te bereiken is, is het terugdringen van no shows en wrong shows. Bij no shows gaat het om patiënten die, om wat voor reden dan ook, niet verschijnen op hun afspraak. Wrong shows hebben verschillende oorzaken. Hierbij kun je denken aan mensen die nuchter moeten zijn voor een operatie, maar dat niet zijn. Of mensen die een bepaald formulier vooraf hadden moeten invullen, maar niet hebben gedaan.”
Hierin speelt informatievoorziening en communicatie een belangrijke rol. Krijgt de patiënt vooraf de juiste informatie? Communiceer je op het niveau dat de patiënt begrijpt? Is de patiënt in staat de instructies, die vooraf gegeven worden, op te volgen? “Gevoelsmatig kleine oplossingen, hebben vaak een grote impact.”
De oplossing?
Uit bovenstaande blijkt dat het oplossen van het probleem met de wachtlijsten niet louter en alleen neerkomt op het verhogen van het aantal bedden of het aannemen van meer zorgpersoneel. “De gouden oplossing bestaat niet, maar uiteindelijk is de grootste winst te behalen met het aan tafel brengen van de juiste mensen en deze mensen mee te nemen in elkaars wereld en belangen.”
Om tot echt impactvolle verbeteringen te komen, moet je de juiste mensen bij elkaar brengen, de problemen bij de bron aanpakken en dit op een gestructureerde manier doen, op basis van de juiste data in plaats van aannames. Dat is wat wij doen. We zorgen samen stap voor stap voor verbeteringen met impact en plezier.
Meer weten over continu verbeteren in de zorg?
Of heb je behoefte aan meer uitleg? Neem contact met ons op. En bekijk ook de artikelen ‘Hoe verminderen we medicijnverspilling?’ en ‘Hoe realiseren we verbeteringen over afdelingen heen?’.
