Wil je zoveel mogelijk rendement halen uit je Obeya, dan doe je dat op basis van inclusieve besluitvorming. Obeya heeft alles te maken met overzicht houden, communiceren én besluitvorming. In dit artikel gaan we dieper in op het stuk van besluitvorming. Want hoe kom je tot de beste besluiten, hoe zorg je ervoor dat je alle perspectieven in beeld hebt en hoe zorg je ervoor dat de besluiten gedragen worden? Met inclusieve besluitvorming.
Voordat we ingaan op de 4 elementen van inclusieve besluitvorming leggen we eerst uit wat het is en waarom is het belangrijk om te doen.
Wat is inclusieve besluitvorming?
Inclusieve besluitvorming is besluitvorming waarin je alle perspectieven die relevant kunnen zijn voor een besluit meeneemt in de afweging. En dat doe je op een gelijkwaardige manier. Dat betekent niet de ene informatiebron hoger waarderen dan de andere bijvoorbeeld.
Het is logisch dat je vraagstukken bekijkt vanuit je eigen perspectief en informatiebronnen gebruikt die bekend zijn. Bij inclusieve besluitvorming stretch je jezelf om te kijken naar wat je zelf niet ziet. Zijn er mensen die iets anders vinden of mensen die je niet van nature vraagt. Je gaat actief op zoek naar andere bronnen.
Divergeren convergeren
Dit is voorafgaand aan de daadwerkelijke besluitvorming. Inclusieve besluitvorming begint met divergeren. Je bekijkt een te nemen besluit zo breed mogelijk. Welke stakeholders zijn allemaal betrokken bij het besluit en welke belangen hebben zij? Welke data is voor handen maar ook welke gevoelens leven er rondom dit onderwerp? Daarna moeten er keuzes gemaakt worden, convergeren. Als je dat inclusief wilt doen doe je dat samen met een afvaardiging van alle betrokken stakeholders.
Na de besluitvorming ga je inclusief communiceren en implementeren. En inclusief betekent hier iedereen zien en waarderen. Hoe kan je ervoor zorgen dat voor iedere stakeholder of doelgroep het besluit zachtjes landt en praktisch gemaakt kan worden? Een besluit zomaar over de bühne gooien past hier niet.
Behalve het ophalen van alle mogelijke perspectieven betekent inclusieve besluitvorming in een Obeya ook dat je op een inclusieve manier naar resultaten kijkt. In plaats van dat je naar een gemiddeld cijfer kijkt, verdiep je je in de uitzonderingen. Naar de diversiteit van de input. De diversiteit aan mensen en verhalen achter de cijfers. Bijvoorbeeld: medewerkersgeluk heeft een 7 gemiddeld. Maar hieraan zie je niet dat een bepaalde groep, bijvoorbeeld medewerkers uit een bepaalde leeftijdsgroep of met een bepaalde achtergrond, slechter scoren. En dat wil je juist wel in beeld hebben zodat je niet alleen op team of afdelingsniveau maar juist ook op doelgroepniveau binnen of over afdelingen heen de behoeften kunt onderzoeken en daar invulling aan kan geven.
Inclusiviteit loopt dus door alle lagen en fasen van een Obeya.
Waarom is inclusieve besluitvorming belangrijk om te doen?
Je krijgt er betere besluiten van. Doordat zoveel mogelijk perspectieven en belangen zijn meegenomen in het vormgeven van het besluit, krijg je kwalitatief betere besluiten die nauw aansluiten bij de behoeften van de betrokken stakeholders en de werkelijkheid van alledag.
Draagvlak. Je wilt graag dat medewerkers zich gelukkig voelen en optimaal hun waarde kunnen leveren voor de organisatie. Ook is het in deze tijden van arbeidskrapte een noodzaak om medewerkers te blijven binden en boeien. Wanneer je hun input meeneemt in belangrijke besluiten, voelen zij zich gewaardeerd. En bijkomend voordeel: door hen te betrekken in de totstandkoming van complexe besluiten ontwikkel je ook een gevoel voor de manier waarop besluiten tot stand komen en hoe je belangen kunt afwegen. Die ervaring nemen zij mee in het nemen van besluiten op teamniveau.
Elk besluit neemt een verandering met zich mee. Medewerkers die zich gehoord voelen en ervaren dat hun inbreng wordt gewaardeerd zijn eerder geneigd om met de verandering mee te gaan. Het heeft een positief effect op het gedrag.
Als je vooraf weet dat een besluit voor een bepaalde doelgroep ingewikkeld wordt, dan kun je daar in je communicatie en implementatie rekening mee houden. Als je weet dat een besluit positief wordt ontvangen, dan pas je je communicatie en implementatie daar ook op aan.
De 4 elementen van inclusieve besluitvorming in een Obeya
Op basis van onze ervaring en verschillende theorieën komen we tot 4 elementen die de basis leggen voor inclusieve besluitvorming in een Obeya. Als je je Obeya op een inclusieve manier wil doen, moet je deze elementen zeker meenemen.
- Proces
- Inhoud
- Design
- Relatie
Proces
Het proces van inclusieve besluitvorming bij een Obeya bestaat uit 3 fasen:
- De verkenningsfase
- Review en beslissingsfase
- Implementatie
Verkenningsfase
Hoe zorg je ervoor dat je alle perspectieven en alle soorten doelgroepen zoveel mogelijk meeneemt. Maar ook dat je het werkbaar houdt. Daar zit de uitdaging. Je kan niet bij ieder besluit iedereen afgaan om alle input te verzamelen. De kunst zit ‘m erin om de belangrijke besluiten te kiezen voor de organisatie.
Factoren die meewegen in deze keuze:
- Wat zijn besluiten die veel mensen raken
- Welke besluiten hebben veel impact
- Is er specifieke expertise nodig bij een besluit?
Een manier om alle perspectieven in beeld te krijgen is de 1-2 prep methode. In ronde 1 vraag je één vertegenwoordiger van elke stakeholdergroep. Vraag hen naar hun wens wat ermee te doen en waarom. Zij kunnen hiervoor hun achterban raadplegen. Verzamel al deze ideeën en argumenten en zet ze in een matrix. In ronde 2 stuur je ze deze matrix met alle ideeën en argumenten en kunnen ze stemmen over de verschillende ideeën als vertegenwoordiger van hun groep. Zo krijgen ze alle belangen en wensen mee wat uiteindelijk ook leidt tot meer wederzijds begrip mocht het uiteindelijke besluit niet worden wat een stakeholdergroep had gewild.
De tijd om een beslissing te nemen in een Obeya run is beperkt. Wanneer je inclusieve besluitvorming wil, voeg je daarom de verkenningsfase toe. Deze matrix vormt de voorbereiding van de volgende fase, de review en beslissingsfase in Obeya.
Review en beslissingsfase (Obeya run)
Met het managementteam kijk je naar de matrix. Dit is de verzamelde wijsheid van alle groepen in de organisatie. Bepaal hoe je beslist en maakt dat transparant. Bijvoorbeeld telt de stem van de meerderheid? Of heeft een manager het laatste woord? Het maakt niet uit hoe je dit doet, als je er maar transparant over bent en het een weloverwogen keuze is.
Implementatie
Hierbij gebruik je opnieuw de matrix. Hierin staan de perspectieven van de verschillende belanghebbenden en die helpen je om je in te leven en het veranderverhaal daarop aan te passen. Pas je communicatie en implementatie aan op de verschillende behoeften.
Bijvoorbeeld: er is een besluit genomen over flexwerken. Welke doelgroepen raakt dit besluit? In dit geval raakt het het secretariaat meer dan de accountmanagers die al vaak onderweg zijn. Hoe brengen we deze boodschap, wat is het veranderverhaal op maat en hoe kunnen we ervoor zorgen te voldoen aan de behoefte die die doelgroep heeft binnen de kaders van dat besluit.
Leiderschap in een Obeya
Leiders creëren de randvoorwaarden die nodig zijn om Obeya onderdeel te maken van de cultuur. De vraag is: Hoe doe je dat?
Inhoud
Dit element gaat over de manier waarop je gegevens verzamelt en hoe je ze presenteert in een Obeya. Geen inclusieve besluitvorming zonder inclusieve gegevens. Dat begint met data verzamelen bij een representatieve doelgroep.
Kijk verder dan het gemiddelde cijfer
Al eerder gaven we aan dat inclusieve besluitvorming verder gaat dan een gemiddeld cijfer. Je gaat juist dieper in op de uitschieters. Past elke doelgroep bij dit gemiddelde cijfer en zijn er verbanden te vinden?
We meten om te verbeteren, niet om te bewijzen. Dan zijn gemiddelde cijfers niet genoeg. Onderschat de impact van de uitschieters op de totale groep niet. Bijvoorbeeld: de groep heeft twee personen met een cijfer 3 en 20 personen met een cijfer 8. Het gemiddelde is 7,5. Vanuit het oogpunt van inclusie hebben deze personen een kleinere, maar even belangrijke mening die je kunt verbeteren.
En dan moet je de uitkomst analyseren met de diversiteitselementen. Bijvoorbeeld dat je ziet dat mensen van een bepaalde leeftijd of juist de introverten lager scoren. Dan kun je de achterliggende oorzaken vinden en kijken wat je kunt verbeteren voor deze groep.
Design
Visueel management heeft een belangrijke rol in het begrijpelijk maken van informatie, maar het beïnvloed ook het gedrag. Het doet namelijk wat met de informatie wanneer die onder- of bovenaan staat. Hier gelden visuele regels die ons (onbewust) beïnvloeden. Informatie bovenaan zien we als meer belangrijk net zoals informatie op ooghoogte. Wanneer je in een Obeya een muur maakt met verschillende KPI’s en de ene wordt groter getoond dan de ander, dan doet dat wat. Ook in de gesprekken die je voert.
De invloed van visueel management
op een Obeya
Visueel management en Obeya zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Obeya coach Ashley Wade beaamt dat. In dit artikel legt ze uit wat visueel management is, wat de rol hiervan is binnen een Obeya en hoe ze elkaar beïnvloeden.
Je moet daarom nadenken over je ontwerp van de Obeya. Wat maak je groot en wat klein. Welke data is belangrijk. En alles wat gelijkwaardig is, moet visueel ook gelijkwaardig zijn en evenveel ruimte krijgen. Dat is inclusiviteit op het gebied van design.
Niet alleen het uiterlijk heeft invloed, ook de volgorde van het ophangen en het bespreken van de data. Wissel daarin af, dan maak je het inclusief.
Relatie
Inclusieve besluitvorming gaat ook over hoe we met elkaar omgaan, bijvoorbeeld tijdens de Obeya run. We kunnen een volledig inclusief besluitvormingsproces organiseren, met mooie inhoud op de muren en het ontwerp geoptimaliseerd voor de doelen die je wilt bereiken. Maar echte inclusie wordt pas bereikt als je aandacht geeft aan de mensen zelf.
Hoe zorg je ervoor dat iedereen in dat moment zijn of haar perspectieven mag en kan verdedigen. Dat is psychologische veiligheid. Dat is niet hetzelfde dan (spreekwoordelijk) continu elkaars hand vasthouden en het alleen maar hebben over de dingen waar je het over eens bent. Je wilt het juist hebben over de ongemakkelijke dingen. Daar wordt een besluit beter van. Als het gaat om psychologische veiligheid, is het voor iedereen veilig om alles te kunnen zeggen. In een veilige omgeving heb je een Obeya facilitator of leiders die actief ingrijpen in bepaalde situaties. Bijvoorbeeld als je voelt dat het spannend wordt, kun je als facilitator vragen aan iemand wat zijn/haar perspectief is. En vervolgens, ‘wie herkent zich hierin’. Deze zin nodigt uit tot het je kunnen verbinden en verplaatsen in een ander perspectief. Iedereen herkent altijd wel iets in wat een ander zegt. Dat is een Deep Democracy-gedachte. Alles wat bij één persoon is, herkent minimaal 1 iemand uit de groep. Je koppelt het idee of perspectief los van het individu, en maakt het tot een onderdeel van de groep. Je zorgt er dan voor dat een bepaald perspectief er mag zijn. Dat het veilig is om een ander geluid te laten horen.
Meer over inclusieve besluitvorming en Obeya?
Inclusieve besluitvorming gaat verder dan alleen het ophalen van alle perpectieven of het vragen naar de mening van verschillende groepen. Het zit in alle lagen en fasen van een Obeya. Wil je hier meer over weten, of over Obeya of inclusiviteit in het algemeen? Neem dan contact op met Ashley Wade, [email protected] Zij is expert op dit gebied.
Over de auteurs
