Communicatie is de hartslag in je veranderprogramma, maar krijgt vaak te laat en te weinig aandacht. Als LCG zijnde breken we een lans voor goede en vooral regelmatige communicatie in verandertrajecten.
Openheid en transparantie. Het zijn populaire en veelgehoorde termen bij grote organisaties. Maar bij grote veranderingen kan het in de praktijk moeilijk zijn om iedereen daar vanaf het begin in mee te nemen. Bij LCG hebben we behalve veel ervaring, ook een uitgesproken mening over hoe je als management of projectteam zou moeten communiceren. De berichten zijn energiek (een beetje humor helpt) en door zelf het goede voorbeeld te geven wordt verandercommunicatie ook persoonlijk. Communicatie is belangrijk vanaf de eerste dag, anders heb je al zes kansen gemist voor je goed en wel op gang bent.
Wat is verandercommunicatie eigenlijk?
Verandering gaat gepaard met onzekerheid, en voelt altijd ongemakkelijk. De organisatie, en dus ook het gedrag van de leiders, gaat veranderen en daar moet je dan ook nog over communiceren. Wat het anders maakt, is dat je niet alleen de feiten moet communiceren, maar ook wat daaronder ligt. Het is goed om ruimte te maken voor de onzekerheid die altijd bij veranderen hoort. Dan heb je kans om echt verbinding te maken. Je kunt anders snel in een wij-zij situatie belanden, waarbij de rest van de organisatie een lijdend voorwerp wordt. Dat wil je niet, het is de uitdaging om de communicatie inclusief te maken. Je hebt meestal een projectgroep, maar het is de verandering van het hele bedrijf.
Hulp nodig bij verandertrajecten?
Heeft goede communicatie met hoeveelheid te maken?
Dat is gelijk wel het spanningsveld. Heel vaak communiceren kan voor onrust zorgen. Zeker als je nog niet precies weet wat de volgende stappen zijn. Blijf weg bij onnodige procesupdates, zoals ‘we hebben gesproken over de aanpak van de volgende fase’. Breng wel ritme aan; dat kan gelijk een soort cadans brengen in een veranderprogramma. Ga je bijvoorbeeld Agile werken, dan werk je in sprints en ontstaat er een twee- of driewekelijks ritme in de workflow, dus ook in de communicatie. Dat is voorspelbaar en dat vinden mensen prettig.
Wat werkt in de praktijk?
Soms hebben mensen in andere teams of onderdelen van de organisatie succes geboekt met een bepaalde vorm van communicatie, dat kan je overnemen. Maak medewerkers onderdeel van de verandering door al snel een oproep te doen. Werk je aan de kernwaarden van de organisatie, vraag dan bijvoorbeeld: ‘Welke zou je graag willen houden en wat mis je nog?’ Bespreek jouw antwoord en dat van je collega’s in het volgende teamoverleg. Dan heeft iedereen de kans en ook de verantwoordelijkheid om daarover na te denken. De brandstof van veranderen is voorwaartse energie, dus denk daar over na.
Een verandertraject in de praktijk
Waarom heb je een veranderverhaal nodig?
Wij dagen een managementteam daar vaak in uit: waarom wil je deze verandering? Welk verlangen of wens zit daar achter? Een goed veranderverhaal is een kapstok waar je veel aan op kunt hangen. Het is de zingeving waar je steeds bij terug kunt komen. En wat ons betreft kan het vaak leuker. Je wil graag wat bruis creëren, naast het inhoudelijke deel. Kan je mensen op een ander energieniveau prikkelen voor die verandering? Ook hier is het cruciaal dat je het, als leiders, persoonlijk maakt: wat betekent de verandering voor jou?
Wat is killing voor een veranderverhaal, wat moet je echt niet doen?
Mensen haken af door managementtaal, maar vooral als ze het gevoel krijgen: ‘dit gaat eigenlijk niet over mij’. Ook is het belangrijk dat er iemand echt de verantwoordelijkheid heeft voor de communicatie. Zonder eindverantwoordelijke sneeuwt het onder, terwijl het veranderverhaal continu moet worden herhaald. Steeds in de context van wat er op dat moment in het veranderprogramma speelt. Er kan iemand van de afdeling communicatie bijgehaald worden voor de productie, maar een lid van het projectteam zou de regie moeten hebben.
Wat werkt goed in de praktijk?
Bij een bank hebben we meegemaakt dat er een wekelijks managementblog werd gemaakt die echt graag gelezen werd door de hele organisatie. Daar zat humor in, het ging over alle lagen van de organisatie heen en bood tegelijk een inkijkje op het hoogste niveau. Dat gaf energie, mensen praatten daar met elkaar over. Dat bewijst dat een bepaald ritme, energie en humor hele belangrijke componenten zijn voor succesvolle communicatie.
Communicatie is belangrijk vanaf de eerste dag, anders heb je al zes kansen gemist voor je goed en wel op gang bent.
Binnen LCG werken we daar ook aan, we geven veel aandacht aan positieve en succesvolle klanttrajecten in de videoserie ‘Klantreizigers’. Daar leren we van en als het met humor gebeurt, in een vast format, dan is dat heel leuk om te volgen. Je moet de uitvoering wel voldoende belangrijk maken: dat betekent budget en tijd vrijmaken, anders werkt het niet.
Hebben de coronajaren invloed gehad op verandercommunicatie?
Wat in verandertrajecten heel cruciaal is, is informele communicatie. Die vindt vaak plaats bij de koffieautomaat, maar in de afgelopen coronaperiode spraken mensen elkaar vaak alleen formeel. Je moet moeite doen om mensen informeel met elkaar in gesprek te brengen. Dat kan wel digitaal, zo zijn er bijvoorbeeld ‘kampvuurgesprekken’ voor kleine groepen, online. Kaarsje opsturen, klein flesje wijn erbij, een digitaal haardvuur op de achtergrond en dan op een intieme manier praten over waar je met de organisatie naartoe wil.
De winst van de afgelopen jaren is dat mensen sneller aansluiten bij online updates van bijvoorbeeld andere teams, omdat het laagdrempeliger is en minder tijd kost op een werkdag. Het is makkelijker om mensen bij elkaar te krijgen en ook is iedereen meer gewend om in een camera te praten. Digitale inloopsspreekuren zijn succesvoller, de stap is kennelijk kleiner. En vergeet niet de organisaties die in verschillende regio’s of zelfs meerdere landen opereren, daar zijn echt meters gemaakt qua communicatie.
Deze 5 uitgangspunten helpen om effectieve verandercommunicatie in te richten
Lezen over communicatie
Meer weten?
Loop je in een verandertraject ergens tegenaan, we helpen je graag verder!
Over de auteurs
