Het MT heeft meestal haar missie en visie wel helder. Of misschien kunnen de medewerkers ze ook wel benoemen. Maar weet iedereen binnen de organisatie wat die in het dagelijks werk kan doen om daadwerkelijk daaraan bij te dragen? En hoe weet je dan of we allemaal met hetzelfde en het goede bezig zijn, of alle neuzen dezelfde kant op staan?
Dit artikel bestaat uit twee delen. In het eerste deel laten we rituelen en routines zien om een visie te vertalen naar concrete, werkbare doelstellingen. Het tweede deel gaat over een essentieel ingrediënt hierbij: de verbinding met de hele organisatie, alle medewerkers. De magie zoals consultant Vincent Quint het noemt. Deze twee onderdelen zijn beiden onmisbaar als het gaat om je strategie tot uitvoering te brengen.
Rituelen en routines om strategie werkend te krijgen
Er zijn meerdere manieren om een missie en visie om te zetten naar doelen. We lichten er drie toe waar wijzelf veel gebruik van maken en die we regelmatig toepassen bij klanten.
Policy Deployment
Hoe zorg je ervoor dat elke medewerker, elke manager en elk directielid weet wat die vandaag kan doen om de visie van het bedrijf te realiseren? Dan doe je met Policy Deployment. Stap voor stap ga je van het formuleren van een motiverende missie en visie via langetermijndoelen, jaardoelen naar concrete verbeterprojecten.
X-matrix
Om het aantal verbeterprojecten haalbaar te houden, gebruik je de X-matrix. Wanneer je met teveel projecten aan de slag gaat, hoewel dat heel verleidelijk is, is de kans dat niets af komt groot. Hoe dat werkt licht Ruud toe in de video hiernaast. De X-matrix helpt hierbij. Deze maximeert het aantal doelen en projecten en laat de onderlinge samenhang zien.
Obeya
Waar Policy Deployment helpt om de visie om te zetten naar concrete doelen, de X-matrix helpt om het aantal doelen waar je aan werkt beheersbaar te houden, is de Obeya de methode om het overzicht te houden, open te communiceren over de voortgang en daarmee snel te ontdekken waar eventueel bijgestuurd moet worden. Het is een stuurmiddel om de doelen zo efficiënt mogelijk te halen. Het draagt bij aan het besluitvormingsproces en het is snel zichtbaar wanneer je van je koers afgaat.
Strategie werkend krijgen?
Veel organisaties hebben wél de kennis en ervaring om een betekenisvolle strategie te bepalen, maar schieten tekort in het écht voor elkaar krijgen. Want hoe realiseer je de organisatiedoelen met meer werkplezier, gezond financieel resultaat én positieve impact op de samenleving?
De magie van strategie werkend krijgen
En tóch lukt het met bovengenoemde middelen niet alleen. Waar gaat het dan mis? Het gaat mis met de magie zoals Vincent het dus noemt. Oftewel de verbinding met de hele organisatie. We gebruiken bovenstaande tools, maar de kracht zit ‘m in de soft skills.
Ivoren toren
Het is heel verleidelijk om je met het bestuur op te sluiten in een ivoren toren. Je bedenkt wie je als organisatie wilt zijn en welke kernwaarden daarbij passen. De ‘uitkomst’ wordt vervolgens verspreid door de organisatie met een e-mail, of desnoods een mooi filmpje en dan is ie er: de nieuwe strategie.
Je moet in ieder geval weten hoe je medewerkers tegen je organisatie en de maatschappij aankijken, wat zij bij willen dragen en hoe ze dat doen.
Dat is natuurlijk niet hoe we het willen, maar wel hoe het vaak gaat. Er wordt iets bedacht met een klein gezelschap zonder rest van de organisatie hierbij te betrekken en ook zonder verbinding met de maatschappij. Het is niet realistisch om de zogeheten heidagen met de hele organisatie te doen. Maar er zitten nog heel veel varianten tussen. Sessies om je missie en visie te bepalen doe je idealiter met een gevarieerde delegatie met verschillende posities uit de organisatie. Dit gezelschap weet bij elkaar wat er in alle vezels van je organisatie gebeurt. Het doel is niet een zo groot mogelijke groep, wel dat deze weet wat er in de organisatie speelt.
Je moet in ieder geval weten hoe je medewerkers tegen je organisatie en de maatschappij aankijken, wat zij bij willen dragen en hoe ze dat doen. Hoe je dat te weten komt, ligt aan je organisatie, deels afhankelijk van hoe groot je bent. Dat kan in 1-op-1 gesprekken, werkvloeren is voor meerdere doelen goed om te doen, een check bij het koffieapparaat. Maar ook bij grotere organisaties door kwantitatieve data te verzamelen met een enquête bijvoorbeeld.
Geen haast
Lukt het niet om een grote delegatie bij elkaar te brengen, toets dan in ieder geval bij verschillende mensen wat er is bedacht. Het vraagt veel tijd en vertraging, dat is niet fijn, maar wel nodig. En juist die verschillende iteraties, daar zit waarde. Het wordt dan veel meer van de organisatie en iedereen leert steeds beter wie de organisatie is en hoe je dat wil en kan uitdragen. Ook de vervolgstap naar de vertaling wordt veel gemakkelijker wanneer het verhaal al gedragen wordt.
Verbindend leiderschap
Om ervoor te zorgen dat je medewerkers vanuit eigenaarschap en hun best mogelijke potentie aan je missie en visie werken, is verbindend leiderschap nodig. En dat vereist moed. Stel dat je medewerkers wat anders zeggen dan wat jij voor ogen had. Laat het alsjeblieft wel op tafel komen. Wanneer je iets in stand houdt waar geen draagvlak voor is, kun je zoveel sessies houden als je wilt, maar gaat het niet werken.
Een van de valkuilen bij het werkend krijgen van de strategie is het gedrag van leiders. In plaats van te bepalen wat medewerkers precies moeten doen en of ze het wel of niet kunnen, stel je de vraag “Wat heeft deze medewerker nodig om te presteren?”. Creëer een veilige cultuur om te leren en te reflecteren.
Verbindend leiderschap is geen vaardigheid, maar een staat van zijn. Je kunt daar komen door middel van coaching.
Teamcoaching
Als leider werk je aan de harde en hardnekkige kant van veranderingen. In de trainingen van LCG hebben we aandacht voor beide kanten. Onze ervaring is dat de grootste uitdaging vaak ligt in de hardnekkige (onzichtbare) kant, ook wel de onderstroom bij teams genoemd. Met de trainingen op het gebied van teamcoaching ga je daarmee aan de slag.
Zingeving
Je hebt een missie zodat iedereen binnen de organisatie weet waarom je doet wat je doet. Dat creëert de noodzakelijke zingeving en daarmee de motivatie om überhaupt iets te gaan doen. Als je geen verbinding hebt met die missie, is er geen zingeving en doe je niet wat je moet doen.
Zingeving ontstaat door medewerkers te betrekken bij je missie. Hierboven staat dat je niet iedereen mee kan laten bepalen, maar je kan ze wel betrekken. Bijvoorbeeld door de samen de X-matrix of Policy Deployment in te gaan vullen. Door dit samen te doen creëer je verbinding. Je gebruikt dan de structuur om samen een verbetercultuur te creëren.
Hoe zorg je ervoor dat iedereen de strategie omarmt?
Veranderen doet pijn. Het is een gegeven dat niet iedereen mee wil (of denkt te kunnen) in de verandering. Dat geldt net zo goed wanneer je een nieuwe strategie gaat invoeren en je een nieuwe koers gaat varen. Er zijn een paar ingrediënten die positief bijdragen aan het omarmen van de strategie en waar je invloed op hebt.
Veranderverhaal en kracht van de herhaling
Wanneer die stip op de horizon bepaald is, heb je de hele organisatie nodig om er te komen. Dat vraagt aandacht. Een goed veranderverhaal en communicatie in verandertrajecten versterkt de verbinding tussen werkvloer en bestuurskamer. Vanuit écht contact breng je ook energie en plezier in de verandering: je maakt helder wat de verandering voor eenieders werk betekent, je brengt inspirerende werkvormen en creëert een speelse, lerende omgeving. Luchtig wanneer het kan, serieus als het moet.
Een goed veranderverhaal en communicatie in verandertrajecten versterkt de verbinding tussen werkvloer en bestuurskamer.
De missie en visie breng je ook niet in één keer ter informatie de organisatie in. Dat is een proces van meerdere momenten, op verschillende plekken en meerdere keren. En wanneer medewerkers de mogelijkheid krijgen mee te denken of hun reactie te geven (interactie), vergroot dat de kans op acceptatie.
Meer weten over hoe je jullie strategie tot uitvoering kan brengen?
Er komt veel kijken bij het werkend krijgen van de strategie. Er hangt een heel proces omheen. Deels praktisch uitvoerbaar met tools, maar essentieel is de verbinding met de hele organisatie waar soft skills voor nodig zijn.
Heb je hulp nodig bij de magie? Neem contact met ons op. En bekijk ook de artikelen ‘Hoe zet je data in om op koers te blijven?’ en ‘Hoe zorg je ervoor dat iedereen de strategie omarmt?’
Neem contact op met Nicky of Vincent wanneer je meer wil weten.
Over de auteurs
