Organisaties zijn de bouwstenen van een samenleving. Ze zorgen voor samenhang en houden ons dagelijkse leven draaiend. Tegelijkertijd staan veel van deze organisaties onder druk. Er komen zoveel technologische, maatschappelijke en klimatologische ontwikkelingen op ze af, dat continuïteit geen vanzelfsprekendheid is. Om met al die complexiteit te kunnen omgaan, zal een organisatie moeten werken aan het vermogen om te veranderen, om haar strategie écht werkend te krijgen.
Maar hoe doe je dat goed? Wat maakt de ene organisatie succesvol in strategie-implementatie en de ander niet? Dit artikel geeft inzicht in de zeven meest voorkomende valkuilen van strategie-implementatie — en hoe ze te voorkomen.
- Er is geen of een onduidelijke langetermijnvisie
- Er zijn geen realistische meetbare doelen
- Er is geen structuur voor voortgang
- Medewerkers voelen zich niet of onvoldoende betrokken
- Leiders tonen geen voorbeeldgedrag
- Er is gebrek aan kennis en capaciteit
- Er is gebrek aan wendbaarheid
Er is geen of een onduidelijke langetermijnvisie
Organisaties die geen langetermijnvisie hebben, zijn stuurloos. Op korte termijn lijkt de schade hiervan beperkt. Verbeterprojecten lopen, er is voldoende capaciteit om alles te doen en medewerkers voelen zich verantwoordelijk. Maar op lange termijn loopt de hele organisatie vast. Welke projecten krijgen nou voorrang? En waarom? Hoe maak je de juiste keuzes als alles even belangrijk is? Een onduidelijke visie leidt tot verwarring en nodeloze discussies tijdens eindeloze vergaderingen. Medewerkers hebben het gevoel ‘dat we zo maar wat aan het doen zijn’. Dat demotiveert.
Voorkom deze valkuil met ‘strategische doelensessie’
Wat de koers van een organisatie moet zijn, is volledige verantwoordelijkheid van het directieteam, uiteraard onder de voorwaarde dat zij goed begrijpt wat er speelt in de organisatie. Op basis van haar kennis en ervaring en met inspiratie van buitenaf zal het directieteam tot een concrete langetermijnvisie moeten komen. Dat lukt het best tijdens goed voorbereide strategische doelensessies, die vaak gefaciliteerd worden door externe begeleiders. Zij zorgen tijdens dit soort sessies voor een zingevend programma, resultaatgericht overleg, slim time management en energieke werkvormen.
Er zijn geen realistische meetbare doelen
Een sterke missie en langetermijnvisie zorgt in een organisatie voor zingeving en energie bij al haar medewerkers. Weet een organisatie deze visie vervolgens niet om te zetten in realistische meetbare doelen, blijft de visie slechts een stip op de horizon. Een week of twee vooruitplannen kan al lastig zijn, laat staan dat een organisatie precies weet wat ze over een half jaar, een jaar en drie jaar heeft te doen om haar missie te verwezenlijken. En toch is precies dat nodig om je strategie-implementatie te laten slagen.
Voorkom deze valkuil met ‘Policy Deployment’
Om te voorkomen dat de zingeving van een missie en visie als sneeuw voor de zon verdwijnt, is het belangrijk om meetbare doelen op afdelings- en teamniveau te creëren, zodat iedereen in de organisatie weet wat ze van week tot week heeft doen om bij te dragen aan de organisatiedoelen. Dit doorvertalen van doelen heet Policy Deployment. Een veelgebruikt middel hierbij is Hoshin Kanri.
De 8 stappen van Policy Deployment
Policy Deployment is een effectieve methode om strategische doelen van een organisatie door te vertalen naar concrete projecten en acties op alle niveau’s. Zo weet iedere medewerker hoe zij of hij kan bijdragen om de visie van de organisatie te realiseren.
Er is geen structuur voor voortgang
De volgende valkuil die op de loer ligt, gaat over voortgang. Een organisatie die concrete doelen heeft op basis van een langetermijnvisie, maar geen inzicht in voortgang heeft, weet alsnog niet waar ze staat. Doelen zonder inzicht in prestaties leiden tot een gevoel van stuurloosheid. Het visueel maken van voortgang en het bespreken van prestaties is cruciaal in strategie-implementatie. Alleen zo kan een organisatie, een afdeling, een team of een individuele medewerker bepalen of ze succesvol is.
Voorkom deze valkuil met ‘Obeya’
Organisaties hebben om te gaan met een complexe hoeveelheid informatie. Denk aan missie, visie, organisatiedoelen, projecten, KPI’s. In plaats van veel rapportages en vergaderingen vinden steeds meer organisaties hun heil in Obeya. Dat is één grote ruimte waarin alle sleutelinformatie visueel is weergegeven (missie, visie, doelen, activiteiten, KPI’s en problemen). Eens per twee weken voert het MT in de Obeya de prestatiedialoog, waarin ze de voortgang bespreekt, afwijkingen duidelijk maakt en maatregelen bedenkt.
Leer de basis van Obeya
Obeya Foundation training
Wil jij zelf leren hoe Obeya jou en jouw collega’s kan helpen met het realiseren van organisatiedoelen? Doe dan de Obeya Foundation training.
Medewerkers voelen zich niet of onvoldoende betrokken
Leidinggevenden zijn het beste in het WAT van de organisatie, medewerkers in het HOE van de organisatie. Wat willen we bereiken? Dat kunnen managers het beste bepalen. Hoe willen we het bereiken? Dat kunnen medewerker het beste bepalen. Zij hebben de ‘expertise van de werkvloer’. Medewerkers zijn met een bepaalde reden bij een organisatie gaan werken, ze kunnen zich (deels) met de organisatie identificeren en hebben hart voor de zaak. Ze willen wel veranderen, maar niet veranderd worden. Een organisatie die succesvol is in strategie-implementatie, neemt van meet af aan haar medewerkers mee in de plannen en doelen van de organisatie.
Voorkom deze valkuil met ‘Wat vs. Hoe’
Laat in een organisatie de doelen stellen door managers en directie. Deel dit vervolgens met afdelingen en teams en laat hén bepalen hoe ze die doelen willen halen en wat ze daarvoor nodig hebben. Deze dialoog, vaak ook Catchball genoemd, zorgt ervoor dat iedereen vanuit eigen expertise betrokken is bij het tot stand komen van de organisatiedoelen. Dat zorgt niet alleen voor organisatiebrede betrokkenheid — doelen worden hierdoor ook realistisch ambitieus.
Strategie werkend krijgen?
Veel organisaties hebben wél de kennis en ervaring om een betekenisvolle strategie te bepalen, maar schieten tekort in het écht voor elkaar krijgen. Want hoe realiseer je de organisatiedoelen met meer werkplezier, gezond financieel resultaat én positieve impact op de samenleving?
Leiders tonen geen voorbeeldgedrag
Voor een succesvolle strategie-implementatie zullen leiders van een organisatie voorbeeldgedrag moeten tonen. Medewerkers vragen per fiets naar kantoor te komen, maar zelf met de auto blijven gaan, roept vraagtekens en wantrouwen op. Organisaties met leiders die ‘command & control’ toepassen en waar geen fouten gemaakt mogen worden, zorgen voor een onveilige leeromgeving. Daarmee zorgen ze op lange termijn voor achterblijvende prestaties.
Voorkom deze valkuil met ‘Verbindend leiderschap’
Leiders hebben anders te leren kijken naar hun rol in strategie-implementatie. “Wat heeft deze medewerker nodig om te presteren?” in plaats van “Deze kan het niet”. Als leiders zeggen: “Ik zie een afwijking in de voortgang, hoe komt het en wat kunnen we eraan doen om het de volgende keer te voorkomen?”, creëren ze een veilige cultuur om te leren. Prestaties die rood kleuren bevatten waardevolle inzichten om het morgen beter te doen. Organisaties die een cultuur van continu verbeteren, leren en reflecteren omarmen, zijn succesvoller in hun strategie-implementatie.
Organisaties die een cultuur van continu verbeteren, leren en reflecteren omarmen, zijn succesvoller in hun strategie-implementatie.
Er is gebrek aan kennis en capaciteit
Organisaties die wel de plannen hebben maar niet de middelen, krijgen niet hun strategie werkend. Voor elke organisatie geldt: als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Andere doelen vragen andere werkzaamheden, andere werkzaamheden vragen ander gedrag. Ander gedrag vraagt training en opleiding. Voorbeeld: als een organisatie besluit om van A naar B met de fiets te gaan in plaats van met de trein, heeft de organisatie te leren fietsen. Je hebt dus fietsen nodig, trainingen, beschermende kleding, specialisten voor onderhoud en experts die de training geven. Of je hebt medewerkers te werven die al kunnen fietsen. Kortom, het kost tijd en capaciteit.
Voorkom deze valkuil met ’tijdig opleiden en/of werven’
Organisaties die succesvol zijn in strategie-implementatie reserveren tijd, capaciteit en budget om medewerkers en leiders op te leiden in de benodigde kennis en vaardigheden. En om nieuwe medewerkers te vinden en aan te trekken.
Er is gebrek aan wendbaarheid
Terwijl een langetermijnvisie helder is, doelen zijn doorvertaald, verbeterprojecten lopen en medewerkers toegewijd aan de slag zijn, kan de omgeving waarin een organisatie opereert alweer veranderd zijn. Dat vraagt om wendbaarheid. Organisaties die niet wendbaar zijn, zijn minder succesvol in hun strategie werkend krijgen.
Voorkom deze valkuil met ‘kortcylclisch sturen’
Wendbaarheid in organisaties gaat over ruimte maken om te experimenteren, over veiligheid voelen om fouten te mogen maken, maar daar continu op te reflecteren en van te leren. Door kortcyclisch te leren, kan een team, afdeling of hele organisatie adequaat bijsturen. Zo ontstaat wendbaarheid.
Samenhang in de valkuilen
Deze 7 valkuilen staan niet op zichzelf, maar zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zo wordt betrokkenheid van medewerkers (valkuil 4) lager als er langere tijd te weinig capaciteit is om doelen te realiseren (valkuil 6). Zo is het oplossen van een gebrek aan concrete doelen (valkuil 2) niet mogelijk als er ook geen langetermijnvisie is (valkuil 1). En wanneer leiders geen voorbeeldgedrag tonen (valkuil 5) is de kans groot dat prestaties uitblijven (valkuil 3), medewerkers afhaken (valkuil 4) en de organisatie te traag wordt (valkuil 7).
Kortom, stapt een organisatie in de ene valkuil, is het zeer waarschijnlijk dat ze tegen de problemen van een andere valkuil aanloopt. Voordat een organisatie start met de genoemde tegenmaatregelen per valkuil, is een diagnose of quick scan op de hele organisatie nodig om strategie werkend te krijgen.
Meer over strategie-implementatie?
- Lees hoe je zorgt dat elke medewerker de strategie omarmt.
- Ontdek hoe je visie omzet in actie.
- Bekijk de Obeya-trainingen voor strategie-implementatie.
- Lees hoe Policy Deployment zorgt voor focus in je strategie.
Over de auteurs
