Vrijwel iedere organisatie heeft te maken met een constant veranderende omgeving. Enerzijds wordt deze gedreven door externe ontwikkelingen op het gebied van technologie, klimaat en sentiment in de samenleving. Anderzijds zorgt verloop van medewerkers of een veranderende klantvraag voor nieuwe uitdagingen.
Omgaan met deze veranderingen levert een organisatie continu meer werk op. Nieuwe initiatieven, programma’s en verbeterprojecten zetten reguliere werkzaamheden verder onder druk en concurreren om capaciteit en budget. Er ontstaan tegengestelde belangen, projecten komen maar niet af of het gewenste effect ervan blijft uit en nieuwe initiatieven stranden halverwege. Het gevolg: groeiende onvrede bij medewerkers.
Een KPI structuur
Signalen van concurrerende initiatieven, van werk dat niet afkomt of niet het gewenste effect oplevert, zijn symptomen voor een vaak voorkomend onderliggend probleem in organisaties. Dat heeft alles te maken met de vraag:
Wanneer is de organisatie succesvol?
Door een gebrek aan heldere metriek (metingen) weet een organisatie niet wat de impact van verbeterproject X en initiatief Y is. Vaak heeft een leiderschapsteam wel een idee of gevoel, maar meetbaar is het niet. Het gevolg is dat er geen objectieve afwegingen gemaakt kunnen worden over welke werkzaamheden prioriteit krijgen en wat medewerkers als eerste hebben op te pakken.
Wat helpt in zo’n situatie is een KPI structuur. Zo’n structuur van indicatoren creëert inzicht in de samenhang van alle initiatieven en wordt het effect van de projecten en het werk van de medewerkers zichtbaar. Wat met zo’n structuur ook duidelijk wordt, is dat er altijd tegengestelde belangen zijn in een organisatie. Wat afdeling A doet, kan afdeling B tegenwerken. Door hier zicht op te hebben kan het leiderschapsteam hier duidelijke keuzes in maken. Dat voorkomt intern gedoe en onnodige frustratie onder medewerkers van verschillende afdelingen of verbeterprojecten. Medewerkers begrijpen de keuzes en kunnen vanuit dat begrip het werk ervaren als gezamenlijk succes.
Gezamenlijk succes: Een KPI structuur in 5 stappen
Om van tegengestelde belangen naar gezamenlijk succes te komen, richt een organisatie een KPI structuur in op basis van onderstaande vijf stappen.
Controleer het vertrekpunt: heldere visie en doelen
Om inzicht te krijgen in het effect van alle verbeterprojecten zul je als organisatie moeten weten wat je wilt bereiken. Het belangrijkste ingrediënt om succes meetbaar te maken in een organisatie is dan ook een duidelijke visie, doorvertaald naar concrete doelen. Dat doe je effectief met de veelgebruikte Policy Deployment methode. Ook een Hoshin Kanri matrix helpt organisaties in het concreet maken van doelen.
Voorkom onduidelijkheid: spreek dezelfde taal
De wereld van indicatoren kan ingewikkeld zijn. Kijk alleen al naar het dashboard van je eigen auto. Wat betekent elk icoontje nou precies? En de kleur ervan? Het is aan interpretatie onderhevig. Voor organisaties is dat niet anders, zeker wanneer medewerkers het bij verschillende organisaties hebben geleerd. Zorg er daarom voor dat alle betrokkenen dezelfde taal spreken en iedereen bijvoorbeeld het verschil snapt tussen een proces KPI en resultaat KPI.
Bespreek de keuzes: een selectie van KPIs
Een KPI structuur werkt alleen wanneer alle betrokkenen zich er in kunnen vinden. Wat willen we per doel meten? Wat kunnen we meten? Hoeveel KPIs willen we volgen? Wie wordt KPI eigenaar? KPIs kosten tijd (zie stap 4). En hoe meer KPIs er te bespreken zijn, des te moeilijker het wordt te volgen wat de impact is. Kies daarom samen voor een handvol KPIs die echt grote impact hebben op de te halen doelen. Tijdens iedere prestatiedialoog (stap 5) kun je altijd nog kiezen om KPIs te wijzigen, te laten vallen of andere toe te voegen.
Strategie werkend krijgen?
Veel organisaties hebben wél de kennis en ervaring om een betekenisvolle strategie te bepalen, maar schieten tekort in het écht voor elkaar krijgen. Want hoe realiseer je de organisatiedoelen met meer werkplezier, gezond financieel resultaat én positieve impact op de samenleving?
Ontwikkel de KPIs: een werkend dashboard
Om een KPI werkend te krijgen, is een aantal acties nodig. Volg je deze, dan voorkom je onnodige discussies tijdens de prestatiedialoog (stap 5), over bijvoorbeeld de gebruikte data, wie er verantwoordelijk is, of wat de afwijking op de doellijn betekent. Met onderstaande acties ontwikkel je een effectieve KPI:
- Beschrijf de bedoeling van de KPI en het doel
- Stel definities van de KPI vast
- Zorg voor (geautomatiseerde) dataontsluiting
- Doe een oorzaakanalyse op de data
- Maak een grafiek
- Voeg een doellijn (of planlijn) toe
- Bepaal de KPI eigenaar (één persoon)
Om op de KPI’s te kunnen sturen moeten ze inzichtelijk zijn voor iedereen die betrokken is. Een handig hulpmiddel voor het transparant maken is de Obeya. Deze visueel management methode wint snel aan populariteit in complexer wordende organisaties.
Leer de basis van Obeya
Obeya Foundation training
Wil jij zelf leren hoe Obeya jou en jouw collega’s kan helpen met het realiseren van organisatiedoelen? Doe dan de Obeya Foundation training.
Voer de prestatiedialoog: een terugkerend gesprek
Zodra de eerste versie van het KPI dashboard staat, is het tijd om die direct te gebruiken. Tijdens de prestatiedialoog bespreken MT-leden of andere betrokkenen elke KPI en bijbehorend doel. Wat is de status? Wat wijkt eraf? En wat kunnen we er aan doen? Zonder het voeren van het juiste gesprek zal de kans op het bereiken van meetbare impact laag zijn.
Voorbeeld van een KPI structuur
In onderstaand voorbeeld is gebruik gemaakt van de Hoshin Kanri matrix, ook wel X-matrix genoemd. Dit voorbeeld gaat over Anja, die het Ware Noorden ‘een vitaal leven’ nastreeft. Haar doorbraakdoelen zijn ‘een triatlon finishen <11 uur’ en ‘veganistisch avondeten 7 dagen per week’. Daarvoor heeft ze jaardoelen opgesteld en verbeterprojecten gekozen. Haar KPIs zijn groen gearceerd.
Ze heeft onderstaande resultaat KPI’s gedefinieerd. Op resultaat KPI’s heeft ze geen invloed.
- #kilogram lichaamsgewicht
- #hardloopsessies overgeslagen door blessure
- #zwemsessies overgeslagen
- #avondmaaltijden met vlees, vis of zuivel
Ook heeft ze een aantal proces KPI’s gedefinieerd, die ze kan beïnvloeden zodat ze beter haar doelen haalt.
- #calorieën in/uit
- #hardloopsessies met trainer
- #zwemtrainingen
Meer lezen over dit voorbeeld? Een uitgebreide toelichting op dit vind je hier.
Wat te doen bij tegengestelde belangen?
Zoals eerder beschreven, zorgt een KPI structuur voor zowel inzicht in succes als inzicht in tegengestelde belangen. Voor dat laatste geldt: hoe meer KPIs een organisatie heeft gedefinieerd, des te groter is de kans op tegengestelde belangen. Wanneer je dat tegenkomt, is het belangrijk om het volgende te doen:
- Maak het expliciet
- Begrijp elkaar
- Zoek naar een (bovenliggend) gezamenlijk doel
- Herprioriteer de werkzaamheden
Tips bij het inrichten van een KPI structuur
Met onderstaande tips kun je zelf met het inrichten van een KPI structuur aan de slag.
- Indicatoren leveren geen discussie op, het is makkelijk om met een indicator eens te zijn. Het wordt spannend wanneer je er doelen aan koppelt. Zijn deze haalbaar? Is iedereen het eens met deze doelen? Zorg ervoor dat alle betrokkenen zijn gehoord en zich committeren.
- Hoe meer resultaat KPIs, des te groter de kans op conflicterende belangen. Zoek voor de gemeenschappelijke delers en maak slechts een handvol KPIs belangrijk.
- Heb je te veel KPIs? Controleer dan of je te veel doelen hebt.
- Neem de tijd voor het ontwikkelen van de KPIs (stap 4). Zie het als een continu proces waarin het dashboard steeds beter wordt.
Meer over strategie-implementatie?
- Lees welke vaardigheden nodig zijn voor een leider in de Obeya.
- Ontdek de kracht van Policy Deployment.
- Ga aan de slag met Hoshin Kanri met gratis template.
- Lees hoe je zorgt dat elke medewerker de strategie omarmt.
- Ontdek hoe je visie omzet in actie.
Over de auteurs
